- Accueil
- Solutions
- Pourquoi Klytic
- Guides
- Tarifs
- Partenaires
- Contact
-
-
Accueil›Guides›Documents & GED
Documents & GED · Utiliser Klytic Docs
Dans Klytic Docs, l’accès se règle à deux étages : le compte, qui fait entrer une personne dans votre instance, et le dossier, qui dit ce qu’elle peut y faire. Les droits se posent de préférence sur des groupes et des dossiers d’équipe, par un administrateur de votre instance, plutôt que fichier par fichier.
Chaque collaborateur voit trois choses : son espace personnel, les dossiers d’équipe ouverts à ses groupes, et les éléments qu’un collègue lui a partagés. Rien d’autre. Les droits se règlent par utilisateur, par groupe et par dossier, dans une instance dédiée à votre entreprise.
Le bon réglage tient en une phrase : un dossier d’équipe par périmètre stable (service, site, société), un groupe par population, et des partages individuels réservés aux cas ponctuels.
Le compte décide qui entre. Il est créé, désactivé ou supprimé par un administrateur de votre instance. La double authentification est disponible pour renforcer la connexion.
Le dossier décide ce que la personne peut faire une fois entrée. Trois niveaux suffisent dans la plupart des cas :
| Droit | Ce qu’il permet | Exemple |
|---|---|---|
| Lecture | Ouvrir et consulter | Procédures qualité pour tout le personnel |
| Modification | Créer, modifier, supprimer des fichiers | Dossier de travail du service commercial |
| Repartage | Donner à son tour l’accès à d’autres personnes | Responsable d’un projet qui associe des collègues |
Le droit de repartage est le plus sensible : c’est lui qui fait sortir un document du périmètre prévu. Ne l’accordez qu’à ceux qui en ont l’usage.
Dès que l’équipe dépasse quelques personnes, posez les droits sur des groupes : « Comptabilité », « Atelier Lyon », « Direction ». Un groupe se maintient en un geste :
Des droits posés nom par nom finissent toujours par diverger de l’organisation réelle. Personne ne sait plus pourquoi tel ancien stagiaire voit encore le dossier des devis.
Un dossier d’équipe appartient à l’organisation, pas à une personne. Un administrateur le crée, lui associe un ou plusieurs groupes et fixe le niveau de droit de chacun. Les fichiers qui y sont déposés restent en place quand leur auteur change de poste ou quitte l’entreprise.
Pour un contenu plus sensible à l’intérieur d’un service, par exemple la paie au sein des ressources humaines, le plus simple est un dossier d’équipe distinct, ouvert à un groupe plus restreint. Des droits plus fins sur un sous-dossier peuvent aussi être posés lorsque ce réglage est activé sur votre instance : demandez-le au support Klytic.
Société ou filiale : dans une même instance, le levier est le même, un groupe et des dossiers d’équipe par société. Si les sociétés doivent être isolées au point qu’aucun administrateur commun ne voie l’autre, c’est une autre architecture, décrite dans Plusieurs sociétés dans Klytic Docs. Le cas d’une personne qui travaille pour deux filiales y est aussi traité.
Le panneau de détails d’un fichier ou d’un dossier montre avec qui il est partagé. Il indique aussi les personnes qui y ont accès parce qu’un dossier parent leur a été partagé. Cette information est visible du propriétaire et des personnes qui ont le droit de repartage. C’est le premier contrôle à faire avant de déposer un document sensible dans un dossier existant.
Klytic Docs tient un journal des accès et de l’activité des dossiers : créations, modifications, suppressions, partages. Il permet de répondre à des questions comme « qui a partagé ce dossier ? » ou « qui a supprimé ce fichier, et quand ? ». Les journaux d’accès et d’administration peuvent aussi être exportés vers vos propres outils de supervision.
Si vous avez besoin d’une trace plus fine, par exemple la simple consultation d’un fichier précis, vérifiez avec le support Klytic ce que votre instance enregistre avant d’en faire une règle interne.
| Dossier d’équipe | Groupe en modification | Groupe en lecture |
|---|---|---|
| Commercial | Commerciaux | Direction |
| Comptabilité | Comptabilité | Direction |
| RH | RH | aucun |
| Procédures | Qualité | Tout le personnel |
Le repartage n’est accordé qu’aux responsables de service. Un nouveau commercial est ajouté au groupe « Commerciaux » : il n’y a rien d’autre à faire.
Limiter les droits d’écriture réduit aussi ce qu’un compte piraté peut chiffrer ou effacer. Le raisonnement complet est dans le guide Protéger une GED contre un ransomware, et la restaurer.
Retirez-le de ses groupes, récupérez ses fichiers personnels, puis désactivez son compte. La marche à suivre est dans Documents au départ d’un salarié ou d’une équipe.
Oui, l’administrateur peut exclure certains groupes de la création de partages. Voir Liens de partage, partenaires et téléchargements.
Seulement si aucun administrateur commun ne doit voir l’autre société. Les deux régimes sont comparés dans Plusieurs sociétés dans Klytic Docs.
L’utilisateur, depuis la corbeille, sans frais. Si la corbeille ne suffit plus, le support Klytic restaure à partir des sauvegardes des 30 derniers jours. Un effacement par erreur est une mauvaise manipulation : cette restauration fait l’objet d’un ticket d’assistance payant. Voir Retrouver une version d’un document.
Le support Klytic vous aide à traduire votre organisation en groupes et en dossiers d’équipe.
Offre de bienvenue
Offre d'essai sans engagement. Un conseiller vous rappelle pour comprendre vos besoins et préparer votre espace Klytic.
