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Messagerie · Utiliser Klytic Mail
Avant de fermer la boîte d’un salarié qui part, décidez si elle doit rester ouverte pour les clients qui écrivent encore. Dans Klytic Mail, l’administrateur de votre compte retire d’abord la connexion de la personne et ses appareils, puis donne l’accès à ceux qui reprennent la relation, par délégation, sans transmettre de mot de passe. Si la boîte doit être gardée longtemps, la sauvegarde de 30 jours ne suffit pas : l’archivage se décide avant la fermeture.
Le jour du départ, trois choix sont possibles. Ils se décident avant, pas après.
| Choix | Quand | Effet |
|---|---|---|
| Conserver la boîte ouverte | Des clients ou fournisseurs écrivent encore à cette adresse | La boîte continue de recevoir ; le successeur la lit par délégation |
| Clôturer avec réponse ou transfert | Le flux est faible, l’historique est repris ailleurs | Les correspondants reçoivent une réponse indiquant le nouveau contact, ou leurs messages sont transférés |
| Faire de l’adresse un alias | L’adresse doit vivre, mais plus la boîte | Les messages arrivent directement chez le successeur, une fois l’historique conservé ou archivé |
Dans les trois cas, l’historique reste un sujet à part : il doit être gardé, transmis ou archivé avant toute suppression de la boîte.
Ne transmettez pas le mot de passe de la personne partie. L’administrateur donne au successeur un droit sur la boîte, avec son propre compte : consulter, ou gérer le contenu, et si nécessaire envoyer « de la part de » ou « en tant que » cette adresse. Le successeur retrouve la boîte dans son webmail, à côté de la sienne. Chaque réponse reste attribuée à quelqu’un.
Si plusieurs personnes reprennent le portefeuille, transformez la boîte en boîte partagée et répartissez les droits. La mise en place est décrite dans boîtes partagées, alias et plusieurs entités.
Exemple. Une commerciale quitte une PME de 30 personnes (cas hypothétique). Le jour même, l’administrateur bloque sa connexion et efface les données de messagerie de son téléphone professionnel. Il donne à son successeur le droit de gérer sa boîte et d’envoyer de la part de cette adresse, pose une réponse automatique qui indique le nouveau contact, et retire l’ancienne commerciale de la liste equipe-commerciale@. Trois mois plus tard, le flux s’est tari : l’adresse devient un alias de la boîte du successeur.
Les sauvegardes Klytic permettent de revenir en arrière sur les 30 derniers jours. Elles ne servent pas à conserver une boîte plusieurs années. Si la boîte doit être gardée pour une obligation ou un risque de litige, prévoyez l’archivage pendant que le compte est encore maîtrisé : voir archiver les messages. Les messages identifiés comme personnels obéissent à des règles propres : faites valider votre pratique par votre conseil.
Les fichiers de la personne dans Klytic Docs suivent leur propre procédure : départ d’un salarié ou d’une équipe. Si elle avait un poste dans Klytic Tel, prévenez l’administrateur de la téléphonie.
Oui. Bloquer la connexion empêche la personne d’entrer ; la boîte continue de recevoir et le successeur la lit par délégation.
Oui, dans les 30 jours. Regardez d’abord dans le dossier benne de la boîte, sans frais. Au-delà, le support restaure depuis les sauvegardes : c’est inclus, dans la limite de 3 demandes par mois. Voir restaurer un message ou une boîte.
Le temps que les correspondants aient changé d’adresse. Au-delà, un alias ou une réponse automatique suffit, et l’historique relève de l’archivage.
Il suffit de retirer les droits de la personne. Voir boîtes partagées et alias.
Le support Klytic vous aide à régler la délégation, l’appareil et, si besoin, l’archivage.
Offre de bienvenue
Offre d'essai sans engagement. Un conseiller vous rappelle pour comprendre vos besoins et préparer votre espace Klytic.
