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Liens de partage, partenaires et téléchargements

Klytic Docs propose deux gestes : le partage interne, avec un compte de votre organisation, et l’envoi externe par lien, avec des droits, un mot de passe et une date de fin. Un administrateur de votre instance peut rendre ces protections obligatoires pour tous, ce qui limite les partages accidentels.

Mis à jour en octobre 20267 min de lectureNotice Klytic Docs

Ce que vous obtenez

Vous donnez accès à un fichier ou à un dossier sans l’envoyer en pièce jointe. Le document reste à sa place, dans votre instance. Vous savez qui y a accès, vous pouvez réduire les droits ou couper l’accès à tout moment, et la personne voit toujours la dernière version.

Partager en interne

Depuis le panneau de partage d’un fichier ou d’un dossier, choisissez un collègue ou un groupe de votre organisation. Vous fixez ses droits : lecture, modification, repartage. L’élément apparaît dans son espace.

Pour un service entier, préférez un dossier d’équipe ouvert à un groupe plutôt qu’une série de partages individuels. Le réglage des groupes est expliqué dans Régler qui voit quels documents.

Envoyer un lien à l’extérieur

Un lien de partage donne accès à un fichier ou à un dossier à une personne qui n’a pas de compte dans votre instance. L’adresse contient un identifiant aléatoire, impossible à deviner. Pour chaque lien, vous réglez :

  • les droits : lecture seule, ou dépôt et modification. Pour un dossier, un mode dépôt seul permet aussi de recevoir des fichiers sans montrer ce que le dossier contient déjà ;
  • un mot de passe, à transmettre par un autre canal que le lien, par exemple par téléphone ;
  • une date de fin, après laquelle le lien cesse de fonctionner automatiquement ;
  • une note pour le destinataire, si besoin.

Vous pouvez créer plusieurs liens sur le même dossier, avec des droits différents, et retirer chacun séparément. Depuis Klytic Mail, envoyez ce lien plutôt qu’une pièce jointe lourde : le destinataire consulte la version à jour.

Éviter le partage accidentel

La plupart des fuites viennent d’un lien posé sur le mauvais dossier, ou d’un lien ouvert sans limite de temps. Un administrateur de votre instance peut fixer des règles pour tous :

  • exiger un mot de passe sur tous les liens externes ;
  • poser une date de fin par défaut, et une durée maximale que l’utilisateur ne peut pas dépasser ;
  • autoriser ou non le repartage d’un élément reçu ;
  • limiter les partages internes aux membres des groupes de la personne ;
  • empêcher les membres de certains groupes de créer des partages, tout en leur permettant d’en recevoir.

Côté utilisateur, deux réflexes suffisent. Partager le sous-dossier utile, jamais le dossier parent par commodité. Et vérifier dans le panneau de partage qui a déjà accès, y compris par un dossier parent, avant de déposer un document sensible.

Travailler avec un partenaire

Le bon outil dépend de la durée et du sens des échanges.

SituationGeste
Envoi ponctuel d’un documentLien en lecture seule, mot de passe, date de fin courte
Recevoir des pièces d’un clientLien en dépôt seul sur un dossier dédié
Échanges réguliers dans les deux sensDossier dédié au partenaire, lien en modification, mot de passe, date de fin revue à chaque échéance
Collaboration durableCompte créé par l’administrateur dans votre instance, placé dans un groupe qui ne voit que le dossier commun

Le dossier partenaire se place hors de votre arborescence sensible. Ainsi, un lien trop large ne peut rien exposer d’autre. Pour la création de comptes destinés à des personnes extérieures, voyez avec Klytic l’effet sur le dimensionnement de votre offre.

Pour les réunions, les invités extérieurs rejoignent la visioconférence de Klytic Docs par un simple lien, sans compte. Cet accès à la réunion ne leur ouvre pas vos dossiers : un document montré pendant l’appel se partage à part, par un lien.

La visioconférence est fournie pour un nombre d’utilisateurs limité. La prise en charge d’un nombre important d’utilisateurs en visioconférence fait l’objet d’un devis spécifique.

Documents sensibles et téléchargements

Un document affiché sur un écran peut toujours être copié ou photographié. Le contrôle repose donc sur plusieurs leviers combinés :

  • donner la lecture sans la modification ;
  • sur un lien, masquer le bouton de téléchargement. Cela rend la récupération du fichier plus difficile, pas impossible ;
  • fixer une date de fin courte et retirer le lien dès qu’il n’est plus utile ;
  • suivre l’activité du dossier dans le journal ;
  • ne pas synchroniser un dossier sensible sur un poste extérieur ou partagé ;
  • pour ce qui ne doit jamais sortir, ne créer aucun lien et exclure le groupe concerné de la création de partages.

Les échanges avec votre instance sont chiffrés. Selon le mode de chiffrement du dossier, les options de partage proposées peuvent toutefois différer : vérifiez-les avant de chiffrer un dossier destiné à des personnes extérieures.

Exemple : un dossier « Clients » et un dossier « Paie »

Une société de services ouvre deux dossiers d’équipe.

  • Clients : chaque client a son sous-dossier. Les chefs de projet y créent des liens protégés par mot de passe, valables trente jours au plus, ce que l’administrateur impose.
  • Paie : ouvert au seul groupe Paie, en modification, sans droit de repartage. Le groupe est exclu de la création de partages. Les bulletins ne partent jamais par lien.

Limites

  • Retirer un lien coupe l’accès, mais n’efface pas une copie déjà téléchargée par le destinataire.
  • Un lien transmis à un tiers reste utilisable par ce tiers s’il n’a pas de mot de passe. D’où l’intérêt de le rendre obligatoire.
  • Le choix d’intégrer Klytic Docs à d’autres outils de l’entreprise relève du guide Relier une GED à l’ERP, au CRM et à la messagerie.

Questions fréquentes

Comment savoir qui a accès à un dossier ?

Le panneau de partage l’indique, y compris les accès hérités d’un dossier parent. Les règles de fond sont dans Régler qui voit quels documents.

Que deviennent les liens créés par un salarié qui part ?

Ils doivent être repris ou clôturés avant la fermeture de son compte. Voir Documents au départ d’un salarié ou d’une équipe.

Le partenaire a modifié le fichier par erreur. Puis-je revenir en arrière ?

Oui, par l’historique des versions du fichier. Voir Retrouver une version d’un document.

Où trouver la présentation de Klytic Docs ?

Sur la page Klytic Docs.

Fixer des règles de partage pour toute l’entreprise ?

Le support Klytic vous aide à choisir les protections à imposer sur votre instance.

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Régler les droits

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