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Accueil›Guides›Documents & GED
Documents & GED · Utiliser Klytic Docs
Deux régimes existent. Si chaque société doit être isolée au point qu’aucun administrateur commun ne voie l’autre, il faut une instance Klytic Docs par société. Si une confiance de groupe existe, une seule instance suffit, avec un groupe et des dossiers d’équipe par société.
Avant les dossiers et les groupes, posez cette question : une même personne a-t-elle le droit d’administrer les documents de toutes les sociétés ?
L’administrateur d’une instance crée les comptes, les groupes et les dossiers d’équipe. Il peut donc, techniquement, se donner accès à n’importe quel dossier. Dans une instance commune, la séparation entre sociétés tient aux réglages qu’il pose, pas à une barrière qu’il ne pourrait pas franchir.
C’est l’isolation forte. Klytic Docs fonctionne toujours sur une instance dédiée : quel que soit le mode d’hébergement, vos fichiers ne côtoient ceux d’aucun autre client. Le même principe s’applique entre les sociétés d’un groupe qui veulent cette barrière.
Entre deux instances, les échanges passent par des liens de partage, comme avec un partenaire extérieur : Liens de partage, partenaires et téléchargements. Le choix de l’hébergement est détaillé sur la page Hébergement et souveraineté.
Une seule instance convient quand les personnes se font confiance et que certains dossiers sont communs au groupe. La séparation repose sur les groupes et les dossiers d’équipe :
Le détail des droits par groupe et par dossier est dans Régler qui voit quels documents.
| Critère | Une instance par société | Une instance commune |
|---|---|---|
| Administrateur commun | Non, sauf choix explicite | Oui |
| Clé de chiffrement | Une par société | Une pour l’instance |
| Dossiers communs au groupe | Par liens de partage | Dossiers d’équipe ouverts à plusieurs groupes |
| Personne dans deux sociétés | Un compte dans chaque instance | Un compte, deux groupes |
| Cession d’une société | L’instance part avec elle | Extraction des dossiers à organiser |
Dans une instance commune, elle appartient aux deux groupes. Elle voit donc les deux périmètres, chacun avec ses droits. C’est le comportement attendu.
Le risque est qu’elle devienne le pont : en déplaçant ou en repartageant un document de la société A vers la société B. Trois réglages le limitent :
Si ce risque n’est pas acceptable, c’est le signe que les deux sociétés relèvent du régime 1. La personne a alors un compte dans chaque instance, et chaque compte ne voit que sa société.
Une holding détient une société de négoce et un cabinet d’études soumis à une obligation de confidentialité envers ses clients. La holding et le négoce partagent une instance : un groupe par société, des dossiers d’équipe séparés, un dossier « Groupe – procédures » commun. Le cabinet d’études a sa propre instance, avec son propre administrateur. La directrice financière, qui travaille pour les trois, a un compte dans chaque instance.
Le mode d’hébergement peut évoluer, par exemple du cloud Klytic vers une instance dédiée. Séparer une instance commune en deux, ou en regrouper deux, est un projet à préparer avec Klytic : inventaire des dossiers, des comptes et des liens, puis migration. Mieux vaut trancher la question de l’administrateur commun dès le départ.
Oui, si un administrateur commun est acceptable. Les réglages sont dans Régler qui voit quels documents.
En limitant les partages internes aux membres de ses groupes, et en réglant les liens externes : Liens de partage, partenaires et téléchargements.
Avec une instance par société, oui, selon la disponibilité des services. Voir Hébergement et souveraineté.
Oui, elle est traitée dans Boîtes partagées, alias et plusieurs entités.
Décrivez-nous vos sociétés et leurs contraintes : nous vous proposons le régime adapté et un devis.
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Offre d'essai sans engagement. Un conseiller vous rappelle pour comprendre vos besoins et préparer votre espace Klytic.
