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Accueil›Guides›Documents & GED
Documents & GED · Comprendre
Oui, une GED peut se relier à l’ERP, au CRM et à la messagerie, à trois niveaux : un lien vers le document, un connecteur, ou un développement. Le but est que le document reste au dossier et que les autres outils pointent vers lui. Ce qui casse, ce sont les doublons, les droits qui ne suivent pas, et la pièce jointe qui redevient la copie qui fait foi.
Un contrat signé existe souvent en quatre exemplaires : dans la messagerie du commercial, dans la fiche client du CRM, dans l’ERP qui facture, et dans un dossier partagé. Le jour d’un avenant, personne ne sait lequel est à jour. Le jour d’un contrôle, il faut les retrouver tous.
Intégrer une GED, c’est inverser la logique. Le document vit à un seul endroit, avec ses droits, ses versions et sa durée de conservation. Les autres outils gardent une référence vers lui, pas une copie. Une intégration réussie se mesure au nombre de copies qu’elle supprime.
C’est le niveau le plus simple. Un lien vers le document est placé dans un e-mail, dans un champ de la fiche CRM, dans une note de l’ERP. Il respecte les droits de la GED : celui qui n’a pas accès au dossier n’ouvre rien. Il fonctionne avec n’importe quel outil, sans développement. Sa limite est le geste manuel, et la tentation de créer un lien public « pour que ça marche ».
Un connecteur relie deux applications sans qu’on recopie à la main. Il peut être natif (prévu par l’un des deux éditeurs) ou passer par un outil tiers d’automatisation. Il s’appuie souvent sur des standards. WebDAV, défini par la RFC 4918, ajoute à HTTP la gestion des propriétés, des collections et du verrouillage des fichiers : une application peut lire et écrire dans un espace documentaire comme dans un dossier réseau. CMIS, standard de l’OASIS, décrit un modèle de données et des services communs pour dialoguer avec des référentiels de gestion de contenu. Avant de compter sur l’un d’eux, vérifiez que les deux outils le parlent, et dans quelle version.
Quand aucun connecteur ne convient, on écrit l’échange : appel d’une interface de programmation, dépôt automatique d’un fichier, création d’un dossier à l’ouverture d’un compte client. C’est le niveau le plus précis et le plus coûteux à maintenir, car chaque mise à jour de l’un des outils peut le casser.
Envoyer un lien plutôt qu’une pièce jointe évite de remplir les boîtes, garde une seule version et permet de retirer l’accès plus tard. Pour les documents reçus, une messagerie reliée à la GED permet d’enregistrer la pièce jointe dans le bon dossier depuis le message. Il reste à décider qui le fait. Sinon, la boîte de réception devient le classement de fait.
Le CRM produit des devis, des commandes, des factures en PDF. La question est de savoir lequel fait foi : le PDF généré par le CRM, ou la version signée rangée dans la GED. Une règle simple : le CRM garde ce qu’il produit, la GED garde ce qui revient signé, et la fiche client pointe vers le dossier.
L’ERP est souvent le lieu de vérité des pièces comptables. La GED porte les justificatifs et le circuit de validation. Le lien entre les deux dépend de l’ERP : certains acceptent un connecteur, d’autres seulement un dépôt de fichiers ou un développement. Il n’y a pas de réponse générique : c’est un sujet d’étude, et souvent de devis.
| Document | Lieu de vérité possible | Les autres outils |
|---|---|---|
| Devis | CRM | Lien depuis l’e-mail d’envoi |
| Contrat signé | GED | Lien depuis la fiche client |
| Facture fournisseur | GED pour le justificatif et le circuit, ERP pour l’écriture | Référence de la pièce dans l’ERP |
| Pièce reçue par e-mail | GED, une fois déposée | Le message garde un lien, pas l’original |
Cas hypothétique. Une société de distribution de vingt-cinq personnes veut relier ses outils sans projet informatique lourd.
Elle commence par le lien. Les devis sont créés dans le CRM et envoyés par e-mail sous forme de lien. Le contrat signé est déposé dans le dossier du client, et la fiche CRM pointe vers ce dossier. Les factures fournisseurs suivent un circuit de validation dans la GED ; la comptable saisit l’écriture dans l’ERP en reportant la référence du document.
Six mois plus tard, le volume de factures justifie un connecteur entre la GED et l’ERP. Le projet est court, parce que le lieu de vérité, les droits et le nommage des fichiers sont déjà décidés.
Non. Le lien couvre la plupart des besoins de départ. Le connecteur se justifie quand le volume rend le geste manuel coûteux.
Oui s’il porte un mot de passe, une date de fin et le droit minimal. Voir liens de partage, partenaires et téléchargements.
Une extension de HTTP, normalisée par la RFC 4918, qui permet de lire, d’écrire et de verrouiller des fichiers à distance. Beaucoup d’outils l’utilisent pour accéder à un espace documentaire.
Oui, par l’un des trois niveaux. Le lien fonctionne toujours ; le connecteur dépend de ce que les deux outils proposent.
Les services Klytic s’interconnectent entre eux. Ils communiquent aussi avec vos logiciels selon trois modes publiés : en connexion native, par un outil tiers, ou par un développement réalisé par Klytic sur devis.
Chaque service se souscrit séparément et fonctionne seul : Klytic Docs sans Klytic Mail, Klytic CRM sans Klytic Docs. Les services reposent sur des standards ouverts et des formats de fichiers standard. Chaque client a une instance Klytic Docs dédiée, dont il est aussi administrateur.
Les limites : pas de catalogue de connecteurs publié, pas d’équivalence avec les intégrations de Microsoft 365 ou de Google Workspace. Klytic n’est pas une offre qualifiée SecNumCloud.
Cette page décrit des principes généraux. La faisabilité d’une intégration se vérifie outil par outil.
Consultées en octobre 2026.
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