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Accueil›Guides›Documents & GED
Documents & GED · Comprendre
La durée de conservation d’un document vient de l’obligation qui s’y attache et de l’usage que vous en avez, pas de la taille du disque. Une politique d’archivage dit quoi garder, combien de temps, où, sous quelle forme, qui y accède encore et ce qu’on en fait à la fin. Elle devient nécessaire dès que l’entreprise conserve des pièces comptables, des contrats ou des dossiers du personnel, c’est-à-dire presque toujours.
Les trois mots sont souvent confondus. Ils ne répondent pas à la même question.
| Question | Durée typique | |
|---|---|---|
| Sauvegarde | Revenir en arrière après un incident | Des jours ou des semaines |
| Archivage | Garder un document qui ne sert plus au quotidien, intact et consultable | Celle de l’obligation ou de l’usage |
| Conservation | Combien de temps le document doit ou peut exister | Fixée par un texte, un contrat ou une décision interne |
Pour les données personnelles, la CNIL décrit trois temps. La base active, tant que la donnée sert à l’objectif pour lequel elle a été collectée. L’archivage intermédiaire, quand elle ne sert plus à cet objectif mais reste utile, par exemple pour un contentieux ou une obligation légale : elle est alors séparée et consultée ponctuellement par des personnes habilitées. L’archivage définitif enfin, pour certaines informations conservées en raison de leur valeur. Ce découpage s’applique bien à tous les documents.
La sauvegarde a son propre guide : versioning, réplication et sauvegarde. Une sauvegarde de trente jours n’est pas un archivage.
Une politique tient en quelques pages. Elle répond, pour chaque famille de documents, à sept questions :
Tout commence par un inventaire. Sans lui, la politique est un slogan : elle fixe des durées pour des documents dont personne ne sait où ils sont.
En France, plusieurs durées sont fixées par la loi. Le site officiel Service Public Entreprendre les rassemble, avec leurs références. En voici quelques-unes, parmi les plus courantes pour une entreprise :
| Document | Durée | Point de départ | Texte cité |
|---|---|---|---|
| Livres et registres comptables | 10 ans | Clôture de l’exercice | Code de commerce, art. L123-22 |
| Pièces justificatives (bons de commande, de livraison, factures) | 10 ans | Clôture de l’exercice | Code de commerce, art. L123-22 |
| Documents fiscaux (règle générale) | 6 ans | Dernière opération mentionnée ou date d’établissement | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Contrats et correspondance commerciale | 5 ans | Selon la prescription applicable | Code de commerce, art. L110-1 à L110-4 |
| Double du bulletin de paie (employeur) | 5 ans | Non précisé par la fiche | Code du travail, art. L3243-1 à L3243-5 |
| Registre unique du personnel | 5 ans | Départ du salarié | Code du travail, art. R1221-26 |
Trois remarques. Un même document peut relever de plusieurs durées : une facture est à la fois une pièce comptable et un document fiscal. Le délai fiscal passe à dix ans en cas d’activité occulte. Et ce tableau ne vaut que pour la France : le secteur d’activité (santé, banque, assurance) et le pays du lecteur changent les durées. Il n’existe pas de barème unique applicable à toutes les entreprises.
Un document qui contient des données personnelles ne se garde pas indéfiniment. Le RGPD impose une durée limitée, que le responsable de traitement détermine selon la finalité, comme le rappelle la CNIL.
Pour les ressources humaines, la CNIL a publié en avril 2026 un référentiel des durées de conservation, organisé par activité : recrutement, gestion administrative, rémunération, accidents du travail, alertes professionnelles. Ce référentiel est du droit souple : son respect n’est pas obligatoire. En revanche, certaines durées qu’il reprend sont imposées par des textes, et l’employeur ne peut pas y déroger. Plusieurs durées peuvent s’appliquer à un même traitement.
En pratique, un dossier RH rangé dans une GED a besoin de deux règles : qui peut encore l’ouvrir après le départ du salarié, et quand il est purgé. Garder « au cas où » n’est pas une règle.
Garder un fichier dix ans ne sert à rien si personne ne peut l’ouvrir. Le lieu compte, le format aussi :
La valeur d’une copie numérique d’un original papier obéit à des règles propres. Avant de détruire des originaux, vérifiez-les avec votre expert-comptable ou votre conseil.
Cas hypothétique. Une PME de quarante personnes réunit sa comptable, sa responsable RH et son dirigeant. En une demi-journée, ils listent six familles de documents.
Les factures fournisseurs passent par un circuit de validation, puis sont rangées par année ; elles sont gardées dix ans après la clôture de l’exercice. Les contrats clients sont rangés par client, gardés cinq ans après leur fin. Les dossiers du personnel vivent dans un dossier à accès restreint ; leurs durées suivent le référentiel de la CNIL, vérifié pour chaque pièce. Les brouillons et les documents de travail n’ont pas de politique : ils vivent et disparaissent avec les projets.
Chaque année, en février, la comptable identifie les dossiers arrivés à échéance, fait valider leur destruction, et note la décision. La politique tient sur deux pages.
Pour des documents sans données personnelles, c’est possible, mais coûteux et peu lisible. Pour des données personnelles, non : la durée doit être limitée à la finalité.
Non. Elle sert à revenir en arrière après un incident. Voir versioning, réplication et sauvegarde.
C’est un sujet distinct, avec ses propres outils. Voir archiver les messages.
Par un classement stable et des étiquettes posées au moment du dépôt. Voir retrouver, étiqueter et faire circuler un document.
La question du lieu et de l’exploitant est traitée dans qu’est-ce qu’un cloud souverain ?
Klytic Docs conserve les dossiers, les versions et les étiquettes dans l’instance dédiée du client, aussi longtemps qu’il les y laisse. Les circuits de validation rangent et conservent un document une fois approuvé, comme la facture fournisseur de l’exemple publié. Les droits par groupe permettent de restreindre l’accès à un dossier d’archives. Vos données s’exportent à tout moment dans des formats standards, et restent exportables trente jours après la fin du contrat avant d’être supprimées.
Deux choses ne doivent pas être confondues. La sauvegarde Klytic dure trente jours : elle protège contre un incident, ce n’est pas un archivage de dix ans. L’archivage légal annoncé pour Klytic Mail est une option de la messagerie : il ne transforme pas Klytic Docs en système d’archivage probant.
La politique elle-même (familles, durées, destructions) reste une décision de l’entreprise, appliquée par ses administrateurs. L’hébergement est possible dans toute zone géographique correspondant à la juridiction applicable, sous réserve de la disponibilité des services, notamment en Europe ou à Maurice, ou sur les serveurs du client. Klytic n’est pas une offre qualifiée SecNumCloud.
Cette page décrit un cadre général. Elle ne remplace pas l’avis de votre expert-comptable ou de votre conseil.
Point juridique au 11 octobre 2026. Les durées citées sont celles du droit français, telles que les présente le site officiel Service Public Entreprendre, qui renvoie notamment à l’article L123-22 du Code de commerce et à l’article L102 B du Livre des procédures fiscales. Elles varient selon le pays, le secteur et la nature du document.
Consultées en octobre 2026.
Dossiers, droits et étiquettes : parlons de la façon de ranger vos archives dans Klytic Docs.
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