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Documentos e GED · Entender

Conservar os documentos importantes e definir uma política de arquivamento

O prazo de conservação de um documento vem da obrigação ligada a ele e do uso que você faz dele, não do tamanho do disco. Uma política de arquivamento diz o que guardar, por quanto tempo, onde, em que forma, quem ainda tem acesso e o que fazer com ele no fim. Ela se torna necessária assim que a empresa conserva documentos contábeis, contratos ou pastas de pessoal, ou seja, quase sempre.

Atualizado em outubro de 20267 minFontes oficiais citadas

Conservação, arquivamento, backup: três prazos

As três palavras costumam ser confundidas. Elas não respondem à mesma pergunta.

PerguntaPrazo típico
BackupVoltar atrás após um incidenteDias ou semanas
ArquivamentoGuardar um documento que não é mais usado no dia a dia, intacto e consultávelO da obrigação ou do uso
ConservaçãoPor quanto tempo o documento deve ou pode existirFixado por uma norma, um contrato ou uma decisão interna

Para os dados pessoais, a CNIL (autoridade francesa de proteção de dados) descreve três fases. A base ativa, enquanto o dado serve ao objetivo para o qual foi coletado. O arquivamento intermediário, quando ele não serve mais a esse objetivo mas continua útil, por exemplo para um litígio ou uma obrigação legal: ele é então separado e consultado pontualmente por pessoas autorizadas. Por fim, o arquivamento definitivo, para certas informações conservadas em razão do seu valor. Essa divisão se aplica bem a todos os documentos.

O backup tem seu próprio guia: versionamento, replicação e backup. Um backup de trinta dias não é um arquivamento.

O que uma política de arquivamento define

Uma política cabe em poucas páginas. Ela responde, para cada família de documentos, a sete perguntas:

  • o quê: a família de documentos (faturas, contratos, pastas de pessoal, atas);
  • por quanto tempo e a partir de quando: o encerramento do exercício, o fim do contrato, a saída do funcionário;
  • onde: qual pasta, qual departamento, qual hospedagem;
  • em que forma: original em papel, cópia digital, formato de arquivo;
  • quem responde por ela: um responsável por família, não “o TI”;
  • quem ainda tem acesso: um arquivo não fica aberto a todos que viam a pasta ativa;
  • qual destino final: destruição, conservação definitiva ou entrega a um terceiro, com registro da decisão.

Tudo começa por um inventário. Sem ele, a política é um slogan: ela fixa prazos para documentos que ninguém sabe onde estão.

Prazos que vêm das normas

Na França, vários prazos são fixados por lei. O site oficial Service Public Entreprendre os reúne, com suas referências. Eis alguns dos mais comuns para uma empresa:

DocumentoPrazoPonto de partidaNorma citada
Livros e registros contábeis10 anosEncerramento do exercícioCode de commerce, art. L123-22
Documentos comprobatórios (pedidos de compra, comprovantes de entrega, faturas)10 anosEncerramento do exercícioCode de commerce, art. L123-22
Documentos fiscais (regra geral)6 anosÚltima operação mencionada ou data de emissãoLivre des procédures fiscales, art. L102 B
Contratos e correspondência comercial5 anosConforme a prescrição aplicávelCode de commerce, art. L110-1 a L110-4
Segunda via do contracheque (empregador)5 anosNão especificado pela fichaCode du travail, art. L3243-1 a L3243-5
Registro único de pessoal5 anosSaída do funcionárioCode du travail, art. R1221-26

Três observações. Um mesmo documento pode estar sujeito a vários prazos: uma fatura é ao mesmo tempo um documento contábil e um documento fiscal. O prazo fiscal passa para dez anos em caso de atividade oculta. E esta tabela só vale para a França: o setor de atividade (saúde, bancos, seguros) e o país do leitor mudam os prazos. Não existe uma tabela única aplicável a todas as empresas.

As pastas de pessoal e os dados pessoais

Um documento que contém dados pessoais não pode ser guardado indefinidamente. O GDPR (RGPD europeu) impõe um prazo limitado, que o controlador determina conforme a finalidade, como lembra a CNIL.

Para os recursos humanos, a CNIL publicou em abril de 2026 um referencial de prazos de conservação, organizado por atividade: recrutamento, gestão administrativa, remuneração, acidentes de trabalho, denúncias internas. Esse referencial é soft law: seu cumprimento não é obrigatório. Por outro lado, certos prazos que ele retoma são impostos por normas, e o empregador não pode deixar de cumpri-los. Vários prazos podem se aplicar a um mesmo tratamento.

Na prática, uma pasta de RH guardada em uma gestão eletrônica de documentos (GED) precisa de duas regras: quem ainda pode abri-la após a saída do funcionário e quando ela é eliminada. Guardar “por via das dúvidas” não é uma regra.

O formato e a legibilidade daqui a dez anos

Guardar um arquivo por dez anos não serve para nada se ninguém conseguir abri-lo. O local importa, e o formato também:

  • preferir formatos abertos e documentados, e um documento estático (um PDF) em vez de um arquivo editável para os documentos que valem como prova;
  • não depender de um software que pode desaparecer ou mudar de licença;
  • manter os metadados: data, tipo, prazo, responsável, sem os quais o arquivo vira um amontoado de arquivos;
  • prever a saída: poder exportar os arquivos em formatos padrão se você mudar de fornecedor.

O valor de uma cópia digital de um original em papel obedece a regras próprias. Antes de destruir originais, verifique-as com o seu contador ou o seu consultor jurídico.

Exemplo: uma política em meio dia

Caso hipotético. Uma PME de quarenta pessoas reúne sua contadora, sua gerente de RH e seu diretor. Em meio dia, eles listam seis famílias de documentos.

As faturas de fornecedores passam por um fluxo de aprovação e depois são arquivadas por ano; elas são guardadas por dez anos após o encerramento do exercício. Os contratos de clientes são arquivados por cliente e guardados por cinco anos após o término. As pastas de pessoal ficam em uma pasta de acesso restrito; seus prazos seguem o referencial da CNIL, verificado para cada documento. Os rascunhos e os documentos de trabalho não têm política: eles vivem e desaparecem com os projetos.

Todo ano, em fevereiro, a contadora identifica as pastas que chegaram ao vencimento, obtém a aprovação para destruí-las e registra a decisão. A política cabe em duas páginas.

Os erros frequentes

  • Guardar tudo. Não é prudente para os dados pessoais e torna a busca mais lenta.
  • Confundir backup com arquivo. Ele se apaga ao fim do seu prazo de retenção.
  • Arquivar no e-mail. O anexo de um e-mail não tem organização, nem fluxo, nem prazo. O arquivamento de mensagens é um assunto à parte.
  • Esquecer as cópias. Anexos, computadores sincronizados, pen drives: uma eliminação na GED não os apaga.

Perguntas frequentes

É possível guardar tudo indefinidamente?

Para documentos sem dados pessoais, é possível, mas caro e pouco legível. Para dados pessoais, não: o prazo deve ser limitado à finalidade.

Um backup de trinta dias é um arquivamento?

Não. Ele serve para voltar atrás após um incidente. Veja versionamento, replicação e backup.

É preciso arquivar os e-mails?

É um assunto distinto, com ferramentas próprias. Veja arquivar as mensagens.

Como encontrar um arquivo daqui a cinco anos?

Com uma organização estável e etiquetas aplicadas no momento do envio. Veja encontrar, etiquetar e fazer circular um documento.

Onde os arquivos devem ser hospedados?

A questão do local e de quem opera é tratada em o que é uma nuvem soberana?

Onde a Klytic se posiciona

O Klytic Docs conserva as pastas, as versões e as etiquetas na instância dedicada do cliente, pelo tempo que ele as mantiver ali. Os fluxos de aprovação arquivam e conservam um documento depois de aprovado, como a fatura de fornecedor do exemplo publicado. As permissões por grupo permitem restringir o acesso a uma pasta de arquivos. Seus dados podem ser exportados a qualquer momento em formatos padrão e continuam exportáveis por trinta dias após o fim do contrato antes de serem excluídos.

Duas coisas não devem ser confundidas. O backup Klytic dura trinta dias: ele protege contra um incidente, não é um arquivamento de dez anos. O arquivamento legal anunciado para o Klytic Mail é uma opção do e-mail: ele não transforma o Klytic Docs em um sistema de arquivamento com valor probatório.

A política em si (famílias, prazos, destruições) continua sendo uma decisão da empresa, aplicada pelos seus administradores. A hospedagem é possível em qualquer zona geográfica correspondente à jurisdição aplicável, sujeita à disponibilidade dos serviços, em especial na Europa ou nas Ilhas Maurício, ou nos servidores do cliente. A Klytic não é uma oferta qualificada SecNumCloud.

Esta página descreve um enquadramento geral. Ela não substitui a orientação do seu contador ou do seu consultor jurídico.

Situação jurídica em 11 de outubro de 2026. Os prazos citados são os do direito francês, tal como apresentados pelo site oficial Service Public Entreprendre, que remete em especial ao artigo L123-22 do Code de commerce e ao artigo L102 B do Livre des procédures fiscales. Eles variam conforme o país, o setor e a natureza do documento.

Fontes

Consultadas em outubro de 2026.

  • Service Public Entreprendre (Premier ministre), “délais de conservation des documents” (prazos de conservação de documentos) para empresas: 10 anos para os livros contábeis e documentos comprobatórios (C. com., art. L123-22), 6 anos para os documentos fiscais (LPF, art. L102 B), 5 anos para os contratos comerciais, prazos dos documentos de pessoal. service-public.gouv.fr
  • CNIL, “Les durées de conservation des données” (os prazos de conservação dos dados): prazo limitado fixado conforme a finalidade; base ativa, arquivamento intermediário, arquivamento definitivo. cnil.fr
  • CNIL, referencial de prazos de conservação para a gestão de recursos humanos (abril de 2026): soft law, organizado por atividade; certos prazos são impostos por normas. cnil.fr
  • Klytic, Klytic Mail: arquivamento legal disponível como opção. klytic.com
  • Klytic, Hospedagem e soberania: exportação a qualquer momento em formatos padrão, dados exportáveis por 30 dias após o fim do contrato e depois excluídos. klytic.com

Colocar seus prazos em prática

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