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Arquivar as mensagens no Klytic Mail

No Klytic Mail, “arquivar” abrange três ações diferentes: guardar uma mensagem em uma pasta, recuperar uma mensagem excluída na pasta de itens excluídos e conservar as mensagens de forma duradoura com o arquivamento legal, oferecido como opção. Somente este último responde a uma obrigação de guarda. Ele é definido com a Klytic, mediante orçamento, e deve ser decidido enquanto as contas ainda estão sob controle.

Atualizado em outubro de 20264 minGuia prático Klytic Mail

Três ações que as equipes confundem

AçãoQuemDuraçãoPara que serveO que ela não faz
Guardar em uma pastaO usuárioEnquanto o usuário mantiver a mensagemOrganizar, encontrarProteger contra uma exclusão
Pasta de itens excluídosO usuárioCurtaRecuperar uma mensagem excluída por enganoConservar a longo prazo
Arquivamento legal (opção)Definido com a KlyticConforme o escopo do orçamentoConservar mensagens para poder apresentá-lasSubstituir o backup de recuperação

Guardar: a organização da caixa

Uma mensagem guardada em uma pasta “Clientes 2025” continua na caixa. Ela conta no espaço de armazenamento da caixa, 5 GB no Standard, 15 GB no Pro, ampliável sob demanda. Ela pode ser encontrada pela busca, movida e excluída pelo usuário.

  • Organize por cliente, por negócio ou por ano, com pastas e filtros que guardam automaticamente o correio recebido.
  • Para uma equipe, prefira uma caixa ou pastas compartilhadas a cópias espalhadas em cada caixa.
  • Evite os arquivos locais do Outlook. A função de arquivamento do Outlook move as mensagens para um arquivo no computador: elas saem do servidor e, portanto, dos backups Klytic. Se a máquina for perdida, elas também serão.

Se uma caixa estiver perto do limite, aumente o espaço ou passe a caixa para o Pro, em vez de mover o histórico para uma máquina.

A pasta de itens excluídos: recuperar, não conservar

Uma mensagem excluída, mesmo depois de esvaziar a lixeira, passa pela pasta de itens excluídos. O próprio usuário pode encontrá-la ali durante um período limitado e devolvê-la a uma pasta. É uma rede de segurança contra erros de manuseio, não um lugar de guarda. O procedimento está descrito em restaurar uma mensagem ou uma caixa.

O arquivamento legal: uma opção a definir

O arquivamento legal é oferecido como opção, para os planos Standard e Pro. Não é um botão que cada usuário ativa: é um serviço implantado com a Klytic, para conservar mensagens à parte, com o objetivo de poder apresentá-las, com um valor probatório que depende do escopo definido no orçamento.

Antes de solicitá-lo, prepare as respostas a estas perguntas:

  1. O perímetro. Todas as caixas, algumas funções (diretoria, contabilidade, compras) ou algumas caixas compartilhadas?
  2. O prazo. Por quanto tempo conservar, e por qual motivo: obrigação, contrato, risco de litígio?
  3. O acesso. Quem poderá fazer buscas nos arquivos e extrair uma mensagem: a diretoria, o jurídico, um auditor?
  4. O histórico. É preciso incluir as mensagens já presentes nas caixas, ou apenas as que chegarem depois da implantação? Faça a pergunta explicitamente à Klytic.
  5. A saída. De que forma os arquivos são devolvidos no fim do contrato?

O ajuste fino é feito com a Klytic, no momento do orçamento.

Exemplo. Um escritório de engenharia de 40 pessoas (caso hipotético) precisa poder apresentar, em caso de litígio sobre uma obra, as trocas de mensagens com seus clientes e subcontratados. Ele solicita o arquivamento legal para as caixas dos gerentes de projeto e para a caixa compartilhada projetos@, reserva a busca nos arquivos à diretoria e define o prazo com seu assessor jurídico. As outras caixas ficam com o backup de 30 dias e a pasta de itens excluídos.

O que o arquivamento não substitui

  • O backup de recuperação. Os backups Klytic, feitos a cada hora e mantidos por 30 dias, servem para devolver uma caixa ou uma mensagem a um estado anterior. O arquivamento não serve para isso, e vice-versa. Veja restaurar uma mensagem ou uma caixa.
  • Uma política de prazos. Decidir por quanto tempo guardar o quê depende de uma regra escrita para a empresa, não de uma configuração de e-mail. O método é o mesmo que para os documentos: guardar e arquivar documentos.
  • Um espaço de armazenamento adicional. O arquivamento legal não é um meio de esvaziar uma caixa cheia.

A saída de um colaborador

Se a caixa de uma pessoa que está saindo precisar ser conservada, o arquivamento deve ser decidido enquanto a conta ainda está sob controle: antes de excluir a caixa, antes de transformá-la em alias e dentro da janela dos 30 dias de backup, se mensagens tiverem sido apagadas. O procedimento completo está em caixa de um colaborador que sai.

Perguntas frequentes

O arquivamento legal está incluído no Klytic Mail?

Não, é uma opção, disponível tanto no Standard quanto no Pro. Os detalhes da oferta estão na página Klytic Mail.

Por quanto tempo é preciso conservar os e-mails?

Não existe um prazo único. Ele depende da natureza das mensagens e das suas obrigações. Veja guardar e arquivar documentos.

Um usuário pode excluir uma mensagem guardada em uma pasta?

Sim. Guardar não é conservar. Somente o arquivamento legal, conforme seu escopo, protege mensagens contra exclusões.

O backup de 30 dias pode servir de arquivo?

Não. Ele serve para voltar atrás. O motivo é explicado em backup, exclusão e continuidade.

Definir o arquivamento legal

Perímetro, prazo, acesso, inclusão do histórico: um consultor Klytic prepara com você o orçamento da opção.

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