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E-mail · Usar Klytic Mail

Caixas compartilhadas, aliases, domínios e administradores

No Klytic Mail, uma organização recebe em aliases, distribui por listas de distribuição, trabalha em equipe em caixas compartilhadas e gerencia vários domínios a partir de um único console de administração. Esses objetos são criados pelo administrador da sua conta, não por cada usuário. Quando duas empresas não devem se ver de forma alguma, a separação é feita no nível da hospedagem, com uma instância ou um servidor dedicado.

Atualizado em outubro de 20265 minGuia prático Klytic Mail

O que você obtém

Três objetos atendem aos endereços coletivos. Vistos de fora, eles se parecem; mas não se comportam da mesma forma.

Alias: outro endereço que chega a uma caixa existente. Lista de distribuição: um endereço que distribui uma cópia para várias caixas. Caixa compartilhada: uma caixa comum, com endereço próprio, que várias pessoas abrem com a própria conta, conforme as permissões que receberam.

NecessidadeObjetoExemplo
Uma única pessoa trata o endereçoAliasdiretoria@ que chega à sócia-gerente
Cada um deve receber sua cópiaLista de distribuiçãoequipe-comercial@ para informar todos os vendedores
Uma equipe trata as mensagens, e cada um deve ver o que foi feitoCaixa compartilhadacontato@, faturas@, a caixa do departamento de contabilidade

A regra prática: se duas pessoas correm o risco de responder ao mesmo cliente sem saber, é preciso uma caixa compartilhada em vez de uma lista. Em uma caixa compartilhada, uma mensagem lida, arquivada ou tratada fica assim para todos.

Quem pode fazer isso

  • O administrador da sua conta, no console de administração: criação das caixas, dos aliases e das listas, escolha dos domínios, permissões sobre as caixas compartilhadas, cotas.
  • Cada usuário, no seu webmail: suas respostas automáticas, seus filtros e o compartilhamento das suas próprias pastas e agendas com colegas.
  • O suporte Klytic: a inclusão de um domínio, os registros SPF, DKIM e DMARC desse domínio e as solicitações que vão além do console, como uma mudança de modo de hospedagem.

Um usuário não cria alias nem caixa para si mesmo, salvo delegação explícita decidida pelo administrador. Essa regra evita endereços que ninguém monitora.

Configurar uma caixa compartilhada

  1. Criar a caixa. O administrador cria uma caixa com o endereço coletivo, por exemplo faturas@. É uma caixa completa, com espaço de armazenamento próprio.
  2. Dar as permissões, pessoa por pessoa. Para cada colaborador, o administrador escolhe um nível: apenas consultar; gerenciar o conteúdo (ler, arquivar, criar pastas, excluir); ou administrar, ou seja, gerenciar também as permissões dos outros sobre essa caixa. Reserve este último nível ao responsável pelo departamento.
  3. Configurar o envio. Existem duas permissões distintas. “Enviar como”: o destinatário vê apenas o endereço da caixa compartilhada. “Enviar em nome de”: ele vê a caixa e o nome da pessoa que escreveu. Para faturas@, o primeiro costuma ser preferível; para uma assistente que escreve por um sócio, o segundo é mais transparente.
  4. Verificar nas estações. As pessoas autorizadas encontram a caixa compartilhada no seu webmail, ao lado da sua. A exibição pode ser diferente no Outlook e no celular: teste em uma estação de cada tipo antes de anunciar para toda a equipe.

Nunca informe a senha de uma caixa compartilhada. Cada um a abre com a própria conta: assim, retirar uma permissão basta quando uma pessoa sai, e cada ação continua atribuída a alguém.

Vários domínios no mesmo console

Um grupo que mantém uma operação única pode reunir todos os seus domínios em um único console de administração: groupe.fr, enseigne-a.fr, filiale-b.com. Cada domínio tem seus próprios endereços e seus próprios registros SPF, DKIM e DMARC.

Uma pessoa que trabalha para duas empresas tem duas possibilidades. Uma caixa em cada domínio, se as duas atividades precisam ficar separadas. Ou uma única caixa, com um alias no outro domínio, se ela precisa tratar tudo no mesmo lugar. No segundo caso, verifique se o endereço escolhido para responder é de fato o da empresa certa.

Informe à Klytic, na ativação, se as empresas devem se ver no catálogo de endereços da empresa ou permanecer separadas.

Separar entidades

Existem três níveis de separação, do mais leve ao mais forte.

  1. Domínios distintos na mesma plataforma: os endereços são separados, mas um único administrador, ou uma única equipe, gerencia o conjunto.
  2. Permissões de administração limitadas a um domínio: a plataforma conhece esse princípio, que permite a um responsável de subsidiária gerenciar as caixas do seu domínio sem ver as dos outros. Sua implantação é decidida com a Klytic, conforme o seu modo de hospedagem; não o considere garantido antes de uma confirmação por escrito.
  3. Uma instância ou um servidor dedicado por entidade: quando os administradores não devem se ver de forma alguma, ou quando uma empresa pode ser vendida amanhã, é o nível adequado. Ele é implantado mediante orçamento.

O raciocínio é o mesmo para os documentos: veja várias empresas na plataforma.

Agendas, salas e catálogo da empresa

As agendas e o catálogo de endereços são objetos compartilhados distintos das caixas. O Klytic Mail inclui as agendas pessoais e compartilhadas, a consulta de disponibilidade, a reserva de salas de reunião e o catálogo de endereços global da empresa. Dar acesso a uma caixa compartilhada não dá necessariamente acesso à sua agenda: cada objeto tem suas próprias permissões. Para uma assistente que gerencia a agenda de um executivo, configure os dois.

Limites do serviço

  • A Klytic não promete delegação “por subsidiária” além do que foi confirmado para a sua conta.
  • A migração de uma organização existente (aliases, listas, caixas compartilhadas de outro serviço de e-mail) faz parte de uma migração, realizada mediante orçamento.
  • As funções a exigir de um serviço de e-mail em geral estão descritas no guia o que um e-mail corporativo deve fazer.

Perguntas frequentes

Um usuário pode criar um alias sozinho?

Não, é o administrador da conta que o cria no console. O usuário pode, por outro lado, compartilhar as próprias pastas e agendas.

O que acontece com o endereço de um colaborador que sai?

Ele pode continuar ativo, virar um alias ou ser fechado com uma resposta automática. Veja caixa de um colaborador que sai.

É possível isolar completamente duas subsidiárias?

Sim, com uma instância ou um servidor dedicado por entidade. Os modos estão descritos na página hospedagem e soberania.

Uma mensagem excluída em uma caixa compartilhada está perdida?

Não. Ela é recuperada primeiro na pasta de itens excluídos, sem custo. Além disso, o suporte a restaura a partir dos backups dos últimos 30 dias, por uma intervenção incluída ou cobrada conforme a causa. Veja restaurar uma mensagem ou uma caixa.

Organizar seus endereços com a Klytic

Várias empresas, caixas comuns, permissões a distribuir: o suporte ajuda você a escolher a estrutura certa.

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