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Documentos e GED · Usar Klytic Docs

Documentos na saída de um funcionário ou de uma equipe

A saída de uma equipe remove um grupo; a saída da empresa encerra uma conta. Antes de encerrar, um administrador da sua instância verifica três coisas: os arquivos que só existem no espaço pessoal, as pastas que a pessoa compartilhava a partir desse espaço e os links que ela enviou para fora.

Atualizado em outubro de 20266 minGuia prático Klytic Docs

O que você obtém

Nenhum documento de trabalho perdido, nenhum acesso que permaneça após a saída e colegas que continuam trabalhando sem interrupção. A ordem das ações importa: primeiro se recupera, depois se encerra.

Duas situações diferentes

SituaçãoAção principalO que a pessoa mantém
Mudança de equipe ou fim de participação em um projetoRemovê-la do grupo correspondenteSua conta, seu espaço pessoal, seus outros grupos
Saída de uma equipe inteira ou de um prestador de serviçoRemover o grupo da pasta de equipe, ou esvaziar o grupoSuas contas, se forem usadas em outro lugar
Saída da empresaRecuperar seus arquivos, depois desativar e, por fim, excluir sua contaNada

Se as suas pastas de trabalho são pastas de equipe, a maioria das saídas se resolve com a remoção de um grupo. Os arquivos colocados em uma pasta de equipe pertencem à organização: eles permanecem no lugar quando o autor vai embora. A configuração dos grupos está descrita em Definir quem vê quais documentos.

Antes da data de saída

Faça estas verificações enquanto a pessoa ainda está na empresa. Ela sabe o que importa no seu espaço.

  1. Inventário do espaço pessoal. Tudo o que serve à empresa deve ir para uma pasta de equipe: orçamentos em andamento, arquivos de clientes, modelos.
  2. Transferência dos arquivos. Nas suas configurações, a pessoa pode transferir a propriedade de um arquivo ou de uma pasta para um colega. O colega aceita a transferência e encontra os itens no seu espaço, com os respectivos compartilhamentos. Para um documento do departamento, o mais simples continua sendo movê-lo para a pasta de equipe.
  3. Pastas compartilhadas a partir do seu espaço. Se ela compartilhava uma pasta pessoal com colegas, transfira-a ou mova-a antes do encerramento: caso contrário, ela desaparecerá junto com a conta.
  4. Links externos. Revise os links que ela criou. Remova os que não têm mais uso. Recrie, a partir de uma conta que permanece, aqueles que um cliente ou parceiro ainda utiliza.
  5. Dispositivos. Preveja a desconexão do cliente de sincronização no computador e no celular da pessoa, e a remoção das cópias locais nos equipamentos devolvidos.

No dia da saída: desativar a conta

Um administrador da sua instância desativa a conta. Efeitos:

  • a pessoa não consegue mais fazer login, nem no navegador, nem pelos seus dispositivos, que param de sincronizar;
  • os links públicos e os compartilhamentos por e-mail que ela havia criado deixam de funcionar;
  • por padrão, os compartilhamentos internos que ela havia feito continuam acessíveis aos colegas, que seguem trabalhando;
  • os arquivos dela são mantidos. A conta pode ser reativada sem perda.

A desativação é, portanto, uma etapa de espera segura. Ela dá tempo para verificar que não falta nada.

Depois da saída

Se ainda houver arquivos no espaço de uma conta desativada, uma transferência global para um colega pode ser feita no servidor. Solicite-a ao suporte Klytic, indicando a conta de origem e a conta que assume.

Só então o administrador exclui a conta. Atenção: a exclusão apaga imediatamente todos os arquivos do espaço pessoal, inclusive os que a pessoa compartilhava. Ela só pode ser desfeita durante alguns segundos.

Esqueceu algo depois da exclusão? Os backups Klytic permitem uma recuperação solicitada ao suporte, a partir dos backups dos últimos 30 dias. Para uma conta excluída cedo demais durante uma saída, essa recuperação está incluída, no limite de 3 solicitações por mês. Essa rede de segurança não é um arquivamento das pastas do funcionário: depois de 30 dias, o que não foi recuperado está perdido.

Exemplo: saída de uma vendedora

Uma vendedora deixa a empresa no fim do mês. Duas semanas antes, o gestor a ajuda a mover os orçamentos em andamento para a pasta de equipe “Comercial”. Ela transfere ao sucessor uma pasta pessoal que compartilhava com dois colegas. Os links dela para três clientes são recriados pelo sucessor, com uma nova senha. No último dia, o administrador desativa a conta dela. Um mês depois, após verificação, a conta é excluída.

O que esta página não cobre

  • A caixa de e-mail da pessoa é tratada à parte: Caixa de e-mail de um funcionário que sai.
  • O prazo durante o qual certos documentos de RH ou comerciais devem ser conservados é questão de política de arquivamento: veja o guia Conservar os documentos importantes.
  • Uma cópia já baixada em um computador pessoal não pode ser recuperada pelo Klytic Docs. É uma questão de regra interna e de gestão de equipamentos.

Perguntas frequentes

É preciso excluir a conta imediatamente?

Não. Primeiro desative-a: o acesso é cortado e nada se perde. Exclua-a quando tiver verificado que não resta nenhum arquivo útil.

Como evitar esse trabalho na próxima saída?

Trabalhando em pastas de equipe em vez de espaços pessoais. Veja Definir quem vê quais documentos.

Um cliente usava um link criado pelo funcionário. O que fazer?

Recrie o link a partir de uma conta que permanece, com senha e data de expiração. Veja Links de compartilhamento, parceiros e downloads.

E a caixa de e-mail dele?

Ela é tratada no Klytic Mail: Caixa de e-mail de um funcionário que sai.

Uma saída a preparar?

O suporte Klytic pode transferir os arquivos de uma conta desativada ou restaurar algo esquecido em até 30 dias.

Falar com o suporte →

Caixa de e-mail de um funcionário que sai

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