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Documents au départ d’un salarié ou d’une équipe

Le départ d’une équipe retire un groupe ; le départ de l’entreprise ferme un compte. Avant de fermer, un administrateur de votre instance vérifie trois choses : les fichiers qui ne vivent que dans l’espace personnel, les dossiers que la personne partageait depuis cet espace, et les liens qu’elle a envoyés à l’extérieur.

Mis à jour en octobre 20266 min de lectureNotice Klytic Docs

Ce que vous obtenez

Aucun document de travail perdu, aucun accès qui subsiste après le départ, et des collègues qui continuent à travailler sans interruption. L’ordre des gestes compte : on récupère d’abord, on ferme ensuite.

Deux situations différentes

SituationGeste principalCe que la personne garde
Changement d’équipe ou fin de mission sur un projetLa retirer du groupe concernéSon compte, son espace personnel, ses autres groupes
Départ d’une équipe entière ou d’un prestataireRetirer le groupe du dossier d’équipe, ou vider le groupeSes comptes, s’ils servent ailleurs
Départ de l’entrepriseRécupérer ses fichiers, puis désactiver et enfin supprimer son compteRien

Si vos dossiers de travail sont des dossiers d’équipe, la plupart des départs se règlent par le retrait d’un groupe. Les fichiers déposés dans un dossier d’équipe appartiennent à l’organisation : ils restent en place quand leur auteur s’en va. Le réglage des groupes est décrit dans Régler qui voit quels documents.

Avant la date de départ

Faites ces vérifications pendant que la personne est encore là. Elle sait ce qui compte dans son espace.

  1. Inventaire de l’espace personnel. Tout ce qui sert à l’entreprise doit rejoindre un dossier d’équipe : devis en cours, fichiers clients, modèles.
  2. Transfert des fichiers. Depuis ses paramètres, la personne peut transférer la propriété d’un fichier ou d’un dossier à un collègue. Le collègue accepte le transfert et retrouve les éléments dans son espace, avec leurs partages. Pour un document de service, le plus simple reste de le déplacer dans le dossier d’équipe.
  3. Dossiers partagés depuis son espace. Si elle partageait un dossier personnel avec des collègues, transférez-le ou déplacez-le avant la fermeture : sinon il disparaîtra avec son compte.
  4. Liens externes. Passez en revue les liens qu’elle a créés. Retirez ceux qui n’ont plus d’usage. Recréez depuis un compte qui reste ceux qu’un client ou un partenaire utilise encore.
  5. Appareils. Prévoyez la déconnexion du client de synchronisation sur son poste et son téléphone, et le retrait des copies locales sur le matériel rendu.

Le jour du départ : désactiver le compte

Un administrateur de votre instance désactive le compte. Effets :

  • la personne ne peut plus se connecter, ni dans le navigateur, ni depuis ses appareils, qui cessent de synchroniser ;
  • les liens publics et les partages par e-mail qu’elle avait créés cessent de fonctionner ;
  • par défaut, les partages internes qu’elle avait faits restent accessibles aux collègues, qui continuent à travailler ;
  • ses fichiers sont conservés. Le compte peut être réactivé sans perte.

La désactivation est donc une étape d’attente sûre. Elle laisse le temps de vérifier qu’il ne manque rien.

Après le départ

Si des fichiers restent dans l’espace d’un compte désactivé, un transfert global vers un collègue peut être réalisé côté serveur. Demandez-le au support Klytic, en indiquant le compte d’origine et le compte qui reprend.

Ensuite seulement, l’administrateur supprime le compte. Attention : la suppression efface immédiatement tous les fichiers de l’espace personnel, y compris ceux que la personne partageait. Elle ne s’annule que pendant quelques secondes.

Un oubli après suppression ? Les sauvegardes Klytic permettent une reprise demandée au support, à partir des sauvegardes des 30 derniers jours. Pour un compte supprimé trop tôt lors d’un départ, cette reprise est incluse, dans la limite de 3 demandes par mois. Ce filet de sécurité n’est pas un archivage des dossiers du salarié : au-delà de 30 jours, ce qui n’a pas été récupéré est perdu.

Exemple : départ d’une commerciale

Une commerciale quitte l’entreprise à la fin du mois. Deux semaines avant, son responsable l’aide à déplacer ses devis en cours dans le dossier d’équipe « Commercial ». Elle transfère à son successeur un dossier personnel qu’elle partageait avec deux collègues. Ses liens vers trois clients sont recréés par le successeur, avec un nouveau mot de passe. Le dernier jour, l’administrateur désactive son compte. Un mois plus tard, après vérification, le compte est supprimé.

Ce que cette page ne couvre pas

  • La boîte de messagerie de la personne se traite à part : Boîte mail d’un salarié qui part.
  • La durée pendant laquelle certains documents RH ou commerciaux doivent être conservés relève d’une politique d’archivage : voir le guide Conserver les documents importants.
  • Une copie déjà téléchargée sur un ordinateur personnel ne peut pas être reprise par Klytic Docs. C’est une question de règle interne et de gestion du matériel.

Questions fréquentes

Faut-il supprimer le compte tout de suite ?

Non. Désactivez-le d’abord : l’accès est coupé et rien n’est perdu. Supprimez-le quand vous avez vérifié qu’aucun fichier utile ne reste.

Comment éviter ce travail au prochain départ ?

En travaillant dans des dossiers d’équipe plutôt que dans les espaces personnels. Voir Régler qui voit quels documents.

Un client utilisait un lien créé par le salarié. Que faire ?

Recréez le lien depuis un compte qui reste, avec un mot de passe et une date de fin. Voir Liens de partage, partenaires et téléchargements.

Et sa boîte mail ?

Elle se traite dans Klytic Mail : Boîte mail d’un salarié qui part.

Un départ à préparer ?

Le support Klytic peut reprendre les fichiers d’un compte désactivé ou restaurer un oubli dans les 30 jours.

Contacter le support →

Boîte mail d’un salarié qui part

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