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Accueil›Guides›Documents & GED
Documents & GED · Utiliser Klytic Docs
Dans Klytic Docs, on retrouve un document par trois chemins : le dossier d’équipe, qui donne le cadre stable ; les étiquettes, qui recoupent les dossiers (client, année, type) ; la recherche, qui part du nom du fichier. Pour les documents qui doivent être validés, un circuit « dépôt, validation, classement » se paramètre avec l’équipe Klytic.
Un document qui a une place, que chacun peut retrouver sans connaître son auteur, et qui suit un circuit quand il engage l’entreprise. La recherche ne montre que ce que la personne a le droit de voir : un classement commun n’ouvre pas les dossiers fermés.
Le classement principal se fait par dossiers d’équipe : un par service, par site ou par grande activité. Quelques règles évitent l’arborescence que personne ne comprend :
Les droits sur ces dossiers sont décrits dans Régler qui voit quels documents.
Un fichier ne peut être que dans un dossier. Il peut porter plusieurs étiquettes. Elles servent aux questions transversales : tous les contrats, toutes les pièces de 2025, tout ce qui attend une signature.
Une étiquette peut être visible et posée par tous, visible mais posée seulement par les administrateurs, ou invisible et réservée aux règles automatiques. Les étiquettes réservées servent par exemple à marquer un statut que seul le circuit de validation doit changer.
Gardez une liste courte : une vingtaine d’étiquettes connues de tous valent mieux que deux cents que chacun invente.
La barre de recherche trouve les fichiers et dossiers par leur nom, dans tout ce à quoi vous avez accès : votre espace, les dossiers d’équipe, les éléments partagés avec vous. Un champ de filtre permet aussi de restreindre la vue du dossier ouvert.
La recherche dans le contenu des fichiers, et pas seulement dans leur nom, dépend de la configuration de votre instance. Vérifiez avec le support Klytic si elle est activée chez vous et pour quels formats. Un document scanné sans reconnaissance de texte, par exemple, ne se trouve que par son nom et ses étiquettes. Selon le mode de chiffrement du dossier, le contenu peut ne pas être indexé.
C’est pourquoi le nom du fichier et les étiquettes restent la base. Dans une grande organisation, une convention de nommage partagée fait gagner plus de temps que n’importe quel moteur.
Chaque fichier porte ses informations de base : nom, emplacement, taille, date de modification, historique des versions et activité. Les commentaires permettent d’échanger sur un fichier sans le modifier ni l’envoyer par e-mail.
Klytic Docs ne livre pas de fiche de métadonnées métier sur mesure, avec des champs comme « numéro de contrat » ou « date d’échéance ». Si votre activité en a besoin, décrivez le besoin à l’équipe Klytic : les étiquettes, le nommage ou un circuit paramétré y répondent souvent.
Pour les documents qui engagent l’entreprise, Klytic Docs propose des circuits d’approbation paramétrables. L’exemple de la facture fournisseur :
Le même schéma vaut pour un contrat, une note de frais, une procédure qualité. Le paramétrage fixe trois choses : où le document est déposé, qui valide, et où il va ensuite. Un administrateur de votre instance peut le faire avec l’aide du support, ou l’équipe Klytic le paramètre selon votre organisation.
Un circuit range le document. Il ne décide pas combien de temps le garder, ni quand le détruire. Cette durée vient de vos obligations et de votre politique d’archivage : voir le guide Conserver les documents importants, et décider d’une politique d’archivage.
Klytic Docs ne classe pas les documents par intelligence artificielle. Les enjeux d’un tel classement, et ce qui sort de l’entreprise quand on y recourt, sont traités dans IA et documents, sans les envoyer au dehors.
Le cabinet a un dossier d’équipe « Clients », avec un sous-dossier par client et par exercice. Quatre étiquettes servent à tous : « Contrat », « Facture », « À signer », « Archivé ». Les factures fournisseurs passent par un circuit : dépôt dans « Factures à valider », validation par l’associée, puis rangement dans « Comptabilité/2026 ». Pour retrouver tous les contrats d’un client, il suffit d’ouvrir son dossier et de filtrer, ou d’ouvrir la vue de l’étiquette « Contrat ».
Le circuit, la version qui fait foi et la conservation. Voir Stockage, synchronisation, partage de fichiers et GED.
Cela dépend du texte applicable et de votre pays. Voir Conserver et archiver les documents.
Pas par défaut. Vous pouvez ajouter une extension d’IA à votre instance, dont vous êtes administrateur. Avant de l’activer, lisez les enjeux dans IA et documents, sans les envoyer au dehors.
Oui, par l’historique des versions : Retrouver une version d’un document.
Décrivez-nous le document, qui valide et où il doit être rangé : l’équipe Klytic paramètre le circuit avec vous.
Offre de bienvenue
Offre d'essai sans engagement. Un conseiller vous rappelle pour comprendre vos besoins et préparer votre espace Klytic.
