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ドキュメント・文書管理システム（GED） · 活用する Klytic Docs
Klytic Docsでは、文書を3つの方法で見つけます。安定した枠組みとなるチームフォルダー、フォルダーを横断するタグ（顧客、年、種類）、そしてファイル名を手がかりにする検索です。承認が必要な文書には、「提出、承認、保管」のフローをKlyticチームと一緒に設定できます。
文書には決まった置き場所があり、作成者を知らなくても誰でも見つけられ、会社としての責任を伴う文書は決まったフローを経るようになります。検索結果には、本人に閲覧権限のあるものだけが表示されます。共通の整理ルールがあっても、制限されたフォルダーが開放されるわけではありません。
主な整理はチームフォルダーで行います。部署ごと、拠点ごと、または主要な事業ごとに1つです。誰も理解できない階層構造を避けるために、いくつかのルールがあります。
これらのフォルダーの権限については、誰がどの文書を閲覧できるかを設定するで説明しています。
ファイルは1つのフォルダーにしか入れられませんが、タグは複数付けられます。タグは、すべての契約書、2025年のすべての証憑、署名待ちのものすべて、といった横断的な問いに役立ちます。
タグは、全員が表示・付与できるもの、表示はされるが管理者だけが付与できるもの、非表示で自動ルール専用のものがあります。専用タグは、たとえば承認フローだけが変更すべきステータスの表示に使います。
タグの一覧は短く保ってください。各自が作り出した200個のタグより、全員が知っている20個ほどのタグのほうが役に立ちます。
検索バーでは、アクセス権のあるすべての場所（個人スペース、チームフォルダー、自分と共有されたアイテム）から、名前でファイルやフォルダーを検索できます。フィルター欄で、開いているフォルダーの表示を絞り込むこともできます。
ファイル名だけでなくファイルの内容を検索できるかどうかは、お客様のインスタンスの設定によります。有効になっているか、どの形式が対象かをKlyticサポートにご確認ください。たとえば、文字認識されていないスキャン文書は、名前とタグでしか見つけられません。フォルダーの暗号化方式によっては、内容がインデックス化されないことがあります。
このため、ファイル名とタグが基本となります。大きな組織では、共有された命名規則のほうが、どんな検索エンジンよりも時間を節約できます。
各ファイルには、名前、場所、サイズ、更新日、バージョン履歴、アクティビティといった基本情報があります。コメント機能を使えば、ファイルを変更したりメールで送ったりせずに、ファイルについてやり取りできます。
Klytic Docsは、「契約番号」や「期日」のような項目を持つ、業務に合わせたメタデータ入力画面は提供していません。業務上必要な場合は、Klyticチームにご要望をお伝えください。タグ、命名規則、設定したフローで対応できることが多くあります。
会社としての責任を伴う文書のために、Klytic Docsは設定可能な承認フローを提供しています。仕入先からの請求書を例にとります。
契約書、経費精算書、品質手順書にも同じ仕組みが使えます。設定で決めるのは、文書をどこに提出するか、誰が承認するか、その後どこへ移すかの3点です。お客様のインスタンスの管理者がサポートの助けを借りて設定することも、Klyticチームが組織に合わせて設定することもできます。
フローは文書を整理します。しかし、どれだけの期間保管するか、いつ廃棄するかは決めません。その期間は、お客様の義務とアーカイブ方針によって決まります。ガイド重要な文書を保管し、アーカイブ方針を決めるをご覧ください。
Klytic Docsは、人工知能による文書の分類は行いません。そのような分類の課題と、利用時に何が社外に出るのかについては、AIと文書：社外に送らずに活用するで扱っています。
この事務所には「顧客」というチームフォルダーがあり、顧客ごと、会計年度ごとにサブフォルダーがあります。全員が使うタグは「契約」「請求書」「要署名」「アーカイブ済み」の4つです。仕入先からの請求書はフローを経ます。「承認待ち請求書」に提出され、パートナーが承認した後、「経理/2026」に保管されます。ある顧客の契約書をすべて見つけるには、その顧客のフォルダーを開いて絞り込むか、「契約」タグのビューを開くだけです。
フロー、正本として扱うバージョン、そして保管です。ストレージ、同期、ファイル共有、文書管理システム（GED）をご覧ください。
適用される法令と国によって異なります。文書の保管とアーカイブをご覧ください。
既定ではできません。お客様が管理者を務めるインスタンスに、AI拡張機能を追加することはできます。有効にする前に、AIと文書：社外に送らずに活用するで課題をご確認ください。
はい。バージョン履歴から取り戻せます。文書のバージョンを取り戻すをご覧ください。
