Gmailでは、メッセージは1つだけ存在し、ラベルが0個、1個、または複数付いています。IMAPで見ると、各ラベルが1つのフォルダーとなり、同じメッセージがそれぞれのフォルダーに表示されます。これに特別なフォルダーが加わり、その中には、ラベルの付いていないアーカイブ済みメッセージを含むすべてのメッセージを収める「すべてのメール」があります。これらの特別なフォルダーの名前は、アカウントの言語によって異なります。
したがって、正反対の2つの誤りに注意が必要です。「すべてのメール」を含むすべてのフォルダーをコピーすると、重複が大量に生じます。ラベルだけをコピーすると、アーカイブ済みのメッセージが漏れますが、従業員の中にはアーカイブを唯一の整理方法として使っている人もいます。ルールは最初のコピーの前に選びます。たとえば、ラベルごとに1つのフォルダーとし、ラベルのないメッセージ用に回収フォルダーを1つ設ける、といった形です。「重要」、「迷惑メール」、「ゴミ箱」のフォルダーは、通常は除外します。いったんルールを決めたら、2回目のコピーも含め、すべてのメールボックスに適用します。
Driveに置かれたWord文書はWordファイルのままであり、そのままコピーできます。Google Doc、Sheet、Slidesは、Googleの中にしか存在しません。外に出すには、オフィス形式に変換する必要があります。変換によってテキストとデータは保持されます。一方、バージョン履歴、書式の一部、他のワークブックやGoogleのサービスを参照するSheetsの関数は、失われるか劣化します。ドキュメントに付属するスクリプトは引き継がれません。
Docsで1日中共同執筆を行っているチームは、切り替えの前に、自分たちのドキュメントを使って移行先のエディターを2週間テストすべきです。テストがうまくいかなければ、Google Workspaceにとどまることは合理的な判断です。Google Workspaceとソブリンなソリューションの比較のページはこの選択に役立ち、Google Workspaceの欧州の代替サービスの概観は移行先を選ぶ助けになります。
従業員25名の会計事務所を考えてみましょう。メールとカレンダーは問題なく移行できます。一方、Driveには、リンクによって顧客と共有され、顧客が毎月証憑を入力しているSheetsや、スクリプトに連携したデータ収集用のフォームがあります。これらの移行は単なるコピーではなく、顧客とのやり取りの方法そのものを作り直すことになります。事務所としては、切り替えの当日にこれに気づくのではなく、独自のスケジュールを持つ別個のプロジェクトとして扱うのが得策です。
コピーの間も、従業員はGmailでメールを書き続けます。MXの切り替え直前に行う2回目のコピーで、その差分を取り込みます。この2回目のコピーがなければ、最後の数日分が欠落します。基本的な方法は、メールを中断せずに移行する場合と同じです。
TTLを事前に下げておくのは、DNSリゾルバーが古い応答を、古い有効期間が切れるまで保持するためです。切り替え後も、Googleは引き続きドメインを自らの管理下にあるものとみなします。Gmailから同僚にメールを書いた従業員のメッセージは、新しいMXを経由せずにGoogle内で配送されます。そのため、ステップ7では受信だけでなく送信も停止します。
Driveのファイルの所有者は個人です。所有者が所有権を移転せずに退職している場合、そのファイルの移行は難しくなります。この移転はコピーの前に行ってください。管理コンソールで行うことができます。重要なのは、アカウントを削除する前に行うことです。そうしなければ、そのアカウントが所有していたファイルはアカウントとともに消えてしまいます。一方、共有ドライブは個人ではなく組織に属しているため、チーム単位で移行します。
「共有アイテム」に表示されるファイルは、それを見ているユーザーのものではありません。メールボックスごとにコピーした場合、そのファイルは所有者のアカウントから1回だけ移行されます。顧客や外部のパートナーが所有している場合は、まったく移行されません。これは正常な動作ですが、把握しておく必要があります。
Googleグループは、配信リストやアクセス権のリストとして使われていることがよくあります。これらをエクスポートし、移行先で作り直してください。20人のグループが「自然に再構成される」とは考えないでください。1つのグループが、営業用アドレス宛てのメールを受信すると同時に、共有ドライブへのアクセス権を付与していることもあります。この2つの役割は別々に作り直します。
ドメインの検証（SPF、DKIM、DMARC）は、MXを切り替える当日にやり直します。DMARCを忘れると、社内テストでは送信が「機能している」にもかかわらず、相手先でメールが拒否されます。理由は単純で、DMARCは、メッセージが自社ドメインの名義でSPFまたはDKIMによって認証されていることを求めるからです。移行先のレコードは切り替え当日より前に公開しておくことができます（移行期間中は両方のプラットフォームを許可する1つのSPFレコード、新しいセレクターのもとでのDKIM鍵）。MXを切り替える当日には、外部に送信した実際のメッセージで結果を確認します。
端末側では、2つのケースに注意が必要です。Androidでは、会社のGoogleアカウントが端末のアカウントになっていることがよくあります。新しいアカウントを追加し、メール、カレンダー、連絡先を確認してから、古いアカウントを削除します。Googleの同期ツールを使ってOutlookをGoogleに接続していた従業員は、古いプロファイルを変更するのではなく、Outlookのプロファイルを作り直す必要があります。
1行ずつの詳細は移行チェックリストにあり、その項目の大半はGoogleにも当てはまります。
はい。ほとんどのコピーツールでは、ラベルはフォルダーになります。その場合、複数のラベルが付いたメッセージは、選んだルールに応じて、各フォルダーにコピーされるか、1つのフォルダーにだけ格納されます。この選択は最初のコピーの前に行い、5つのメールボックスのサンプルで確認します。
いいえ。この形式はGoogleの中にしか存在しません。外に出すと、各ドキュメントはオフィスファイルとなり、移行先のエディターで編集できます。テキストとデータは引き継がれますが、バージョン履歴と未解決のコメントは必ずしも引き継がれません。
アカウントまたはDriveが閉鎖されると、Googleのリンクは機能しなくなります。移行先で共有を作り直し、該当する顧客に知らせる必要があります。これは、もはや必要のない「リンクを知っている全員」への共有を閉じる機会にもなります。
いいえ。確認作業の間はGoogleを読み取り専用で残し、閉鎖の前に保存すべきものをエクスポートしてください。早すぎる解約は、後で見つかった差異の修正を妨げます。この期間のコストは、移行にかかるコストで説明しているとおり、予算に見込んでおきます。
Klyticは、メールを自らが運用するZimbraのメール（メールサービス）で受け入れます。このメールはKlyticのメール基盤、専用インスタンス、またはお客様の環境でホスティングされます。ファイルはお客様専用のNextcloudインスタンスで受け入れます。Google Docsはファイルになります。そこでファイルを共有し、単独または複数人でオンライン編集し、バージョン履歴を参照することができます。これはGoogleのエディターではありません。メール移行に関するアドバイスは無料です。Klyticはメールが1通も失われないことを保証します。Klyticが実施するコピーは、メールボックスと容量の棚卸しの後、見積もりに基づいて行われます。
メールは、ウェブ、メールソフトウェア、モバイル、EAS、EWSからアクセスできます。各サービスは個別に購入できます。メールだけ、またはファイルだけを移行することも可能です。サブスクリプションについては、移行の見積もりとは別に、料金のページをご覧ください。
このページは1つの方法を説明するものです。Google固有のサービスの移行を約束するものではありません。
