ホーム›ガイド›ドキュメント・文書管理システム（GED）
ドキュメント・文書管理システム（GED） · 活用する Klytic Docs
方式は2つあります。共通の管理者がいずれの会社も閲覧できないほど各社を分離する必要があるなら、会社ごとにKlytic Docsインスタンスが必要です。グループ内に信頼関係があるなら、会社ごとにグループとチームフォルダーを設けた単一インスタンスで十分です。
フォルダーやグループの前に、次の問いを立ててください。同じ人がすべての会社の文書を管理してよいか？
インスタンスの管理者は、アカウント、グループ、チームフォルダーを作成します。したがって、技術的にはどのフォルダーにも自分でアクセス権を与えられます。共通インスタンスでは、会社間の分離は管理者が行う設定に基づくものであり、管理者自身が越えられない障壁ではありません。
強固な分離です。Klytic Docsは常に専用インスタンスで動作します。ホスティング方式にかかわらず、お客様のファイルが他のお客様のファイルと同居することはありません。この障壁を求めるグループ内の会社間にも、同じ原則が適用されます。
インスタンス間のやり取りは、社外のパートナーと同様に共有リンクを使います。共有リンク、パートナー、ダウンロードをご覧ください。ホスティングの選び方はホスティングと主権のページで詳しく説明しています。
単一インスタンスが適しているのは、関係者同士に信頼関係があり、一部のフォルダーがグループ共通である場合です。分離はグループとチームフォルダーに基づきます。
グループごと、フォルダーごとの権限の詳細は誰がどの文書を閲覧できるかを設定するをご覧ください。
| 基準 | 会社ごとのインスタンス | 共通インスタンス |
|---|---|---|
| 共通の管理者 | なし（明示的に選択した場合を除く） | あり |
| 暗号化鍵 | 会社ごとに1つ | インスタンスに1つ |
| グループ共通のフォルダー | 共有リンクで対応 | 複数のグループに開放したチームフォルダー |
| 2社に所属する人 | 各インスタンスに1アカウント | 1アカウント、2グループ |
| 会社の売却 | インスタンスごと引き渡し | フォルダーの抽出を準備する必要あり |
共通インスタンスでは、その人は両方のグループに所属します。したがって、両方の範囲をそれぞれの権限で閲覧できます。これは想定どおりの動作です。
リスクは、その人がA社の文書をB社へ移動したり再共有したりして、橋渡し役になってしまうことです。次の3つの設定でこのリスクを抑えられます。
このリスクが許容できないのであれば、2社は方式1に該当するということです。その場合、その人は各インスタンスにアカウントを持ち、各アカウントでは自社の範囲だけが表示されます。
ある持株会社が、商社と、顧客に対して守秘義務を負う調査会社を保有しています。持株会社と商社は1つのインスタンスを共有し、会社ごとのグループ、分離されたチームフォルダー、共通の「グループ – 手順書」フォルダーを持ちます。調査会社は、独自の管理者を置く独自のインスタンスを持ちます。3社すべてで業務を行うCFOは、各インスタンスにアカウントを持ちます。
ホスティング方式は、たとえばKlyticクラウドから専用インスタンスへと変更できます。共通インスタンスを2つに分ける、あるいは2つを統合するのは、Klyticと一緒に準備するプロジェクトです。フォルダー、アカウント、リンクを棚卸ししたうえで移行します。共通の管理者については、最初に決めておくことをおすすめします。
共通の管理者を置いてもよければ、十分です。設定方法は誰がどの文書を閲覧できるかを設定するをご覧ください。
社内共有の相手を所属グループのメンバーに限定し、社外向けリンクを設定します。共有リンク、パートナー、ダウンロードをご覧ください。
会社ごとのインスタンスであれば、サービスの提供状況に応じて可能です。ホスティングと主権をご覧ください。
はい。共有メールボックス、エイリアス、複数の事業体で扱っています。
