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ドキュメント・文書管理システム（GED） · 活用する Klytic Docs
Klytic Docsでは、アクセスを2段階で設定します。お客様のインスタンスに入れるかどうかを決めるアカウントと、そこで何ができるかを決めるフォルダーです。権限はファイルごとではなく、お客様のインスタンスの管理者がグループとチームフォルダーに対して設定することをおすすめします。
各従業員が閲覧できるのは3つだけです。自分の個人スペース、所属グループに開放されたチームフォルダー、そして同僚から共有されたアイテムです。それ以外は表示されません。権限は、貴社専用のインスタンス内で、ユーザーごと、グループごと、フォルダーごとに設定します。
適切な設定は一言で表せます。安定した単位（部署、拠点、会社）ごとにチームフォルダーを1つ、対象者のまとまりごとにグループを1つ作り、個別の共有は一時的な場合に限定することです。
アカウントは、誰が入れるかを決めます。お客様のインスタンスの管理者が作成、無効化、削除します。ログインを強化するために二要素認証を利用できます。
フォルダーは、入った後に何ができるかを決めます。ほとんどの場合、3つのレベルで十分です。
| 権限 | できること | 例 |
|---|---|---|
| 閲覧 | 開いて参照する | 全従業員向けの品質手順書 |
| 編集 | ファイルを作成、変更、削除する | 営業部門の作業フォルダー |
| 再共有 | 他の人にもアクセスを与える | 同僚をプロジェクトに加えるプロジェクト責任者 |
最も注意が必要なのは再共有の権限です。文書を想定された範囲の外へ出してしまうのはこの権限だからです。必要な人にだけ付与してください。
チームが数人を超えたら、「経理」「リヨン工場」「経営陣」のようなグループに権限を設定しましょう。グループは1つの操作で管理できます。
個人名ごとに設定した権限は、やがて必ず実際の組織とずれていきます。以前の実習生がなぜまだ見積書フォルダーを閲覧できるのか、誰にもわからなくなります。
チームフォルダーは個人ではなく組織に属します。管理者が作成し、1つまたは複数のグループを関連付け、それぞれの権限レベルを設定します。そこに保存されたファイルは、作成者が異動しても退職してもそのまま残ります。
人事部門内の給与など、部署内でより機密性の高い内容には、より限られたグループに開放した別のチームフォルダーを作るのが最も簡単です。お客様のインスタンスで該当の設定が有効になっていれば、サブフォルダーにより細かい権限を設定することもできます。Klyticサポートにご依頼ください。
会社または子会社：同じインスタンス内では、方法は同じで、会社ごとにグループとチームフォルダーを用意します。共通の管理者がいずれの会社も閲覧できないほど会社を分離する必要がある場合は、別の構成となります。Klytic Docsで複数の会社を扱うで説明しています。2つの子会社で業務を行う人のケースもそこで扱っています。
ファイルまたはフォルダーの詳細パネルには、誰と共有されているかが表示されます。親フォルダーが共有されているためにアクセスできる人も表示されます。この情報は、所有者と再共有権限を持つ人が確認できます。機密文書を既存のフォルダーに保存する前に、まず確認すべき点です。
Klytic Docsは、フォルダーへのアクセスとアクティビティ（作成、変更、削除、共有）のログを記録します。「誰がこのフォルダーを共有したのか」「誰がいつこのファイルを削除したのか」といった問いに答えられます。アクセスログと管理ログは、お客様自身の監視ツールにエクスポートすることもできます。
特定のファイルの閲覧など、より詳細な記録が必要な場合は、社内ルールにする前に、お客様のインスタンスで何が記録されるかをKlyticサポートにご確認ください。
| チームフォルダー | 編集権限のグループ | 閲覧権限のグループ |
|---|---|---|
| 営業 | 営業担当 | 経営陣 |
| 経理 | 経理 | 経営陣 |
| 人事 | 人事 | なし |
| 手順書 | 品質 | 全従業員 |
再共有は部署責任者にのみ付与します。新しい営業担当者は「営業担当」グループに追加するだけで、他に作業はありません。
書き込み権限を制限することで、乗っ取られたアカウントが暗号化したり消去したりできる範囲も狭まります。詳しい考え方はガイド文書管理システム（GED）をランサムウェアから守り、復元するで説明しています。
グループから外し、個人ファイルを回収してから、アカウントを無効化してください。手順は従業員またはチームの離脱時の文書の取り扱いをご覧ください。
はい。管理者は特定のグループを共有の作成対象から除外できます。共有リンク、パートナー、ダウンロードをご覧ください。
共通の管理者がもう一方の会社を閲覧してはならない場合に限ります。2つの方式の比較はKlytic Docsで複数の会社を扱うをご覧ください。
ユーザー自身がごみ箱から無料で復元できます。ごみ箱で対応できない場合は、Klyticサポートが過去30日間のバックアップから復元します。誤削除は操作ミスにあたるため、この復元は有料のサポートチケットでの対応となります。文書のバージョンを取り戻すをご覧ください。
