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文档与电子文档管理（GED） · 使用 Klytic Docs
在Klytic Docs中，访问权限分两个层级设置：账户，决定一个人能否进入您的实例；文件夹，决定其进入后能做什么。权限最好由您实例的管理员分配给用户组和团队文件夹，而不是逐个文件设置。
每位员工能看到三类内容：个人空间、对其所属用户组开放的团队文件夹，以及同事共享给他的内容。仅此而已。权限可按用户、用户组和文件夹设置，运行在贵公司的专属实例中。
合理的设置可以一句话概括：每个稳定的范围（部门、地点、公司）设一个团队文件夹，每类人员设一个用户组，个人共享仅用于临时情况。
账户决定谁能进入。账户由您实例的管理员创建、停用或删除。可启用双重身份验证以加强登录安全。
文件夹决定进入后能做什么。大多数情况下，三个级别就足够：
| 权限 | 允许的操作 | 示例 |
|---|---|---|
| 查看 | 打开和浏览 | 面向全体员工的质量程序文件 |
| 修改 | 创建、修改、删除文件 | 销售部门的工作文件夹 |
| 转共享 | 将访问权限再授予他人 | 需要拉同事参与的项目负责人 |
转共享权限最为敏感：正是它让文档流出预定范围。请只授予确有需要的人。
一旦团队超过几个人，就应将权限分配给用户组：“会计”“里昂车间”“管理层”。用户组只需一步即可维护：
逐个姓名分配的权限最终总会与实际组织架构脱节。没人说得清某位前实习生为什么还能看到报价文件夹。
团队文件夹归机构所有，而非归某个人所有。由管理员创建，关联一个或多个用户组，并为每个用户组设定权限级别。存放其中的文件在作者调岗或离职后仍保留在原处。
对于部门内更敏感的内容，例如人力资源部的薪资资料，最简单的做法是单独设立一个团队文件夹，仅对更小的用户组开放。如您的实例已启用相应设置，也可以对子文件夹设置更细的权限：请向Klytic技术支持申请。
公司或子公司：在同一实例中，方法相同，每家公司设一个用户组和若干团队文件夹。如果各公司需要隔离到没有任何共同管理员能看到对方的程度，则需要另一种架构，详见在Klytic Docs中管理多家公司。该页还介绍了一人同时为两家子公司工作的情况。
文件或文件夹的详情面板会显示其共享对象，还会显示因上级文件夹被共享而获得访问权限的人员。这一信息对所有者和拥有转共享权限的人员可见。在将敏感文档放入现有文件夹之前，这是应做的第一项检查。
Klytic Docs记录访问日志和文件夹活动：创建、修改、删除、共享。它可以帮助回答“谁共享了这个文件夹？”或“谁在何时删除了这个文件？”之类的问题。访问日志和管理日志还可以导出到您自己的监控工具中。
如果您需要更细致的记录，例如对某个特定文件的单纯查看，请先向Klytic技术支持确认您的实例会记录哪些内容，再将其写入内部规定。
| 团队文件夹 | 拥有修改权限的用户组 | 拥有查看权限的用户组 |
|---|---|---|
| 销售 | 销售人员 | 管理层 |
| 会计 | 会计 | 管理层 |
| 人力资源 | 人力资源 | 无 |
| 程序文件 | 质量 | 全体员工 |
转共享权限仅授予各部门负责人。新入职的销售人员只需加入“销售人员”用户组，无需其他操作。
限制写入权限也能减少被盗账户可以加密或删除的内容。完整论述请参阅指南保护电子文档管理（GED）系统免受勒索软件攻击并进行恢复。
将其移出所属用户组，取回其个人文件，然后停用其账户。具体步骤请参阅员工或团队离开时的文档处理。
可以，管理员可以禁止特定用户组创建共享。请参阅共享链接、合作伙伴与下载。
仅当不允许任何共同管理员看到另一家公司时才需要。两种模式的对比请参阅在Klytic Docs中管理多家公司。
用户可以从回收站自行恢复，不收取费用。如果回收站已无法恢复，Klytic技术支持可根据最近30天的备份进行恢复。误删属于操作失误：此类恢复需提交付费技术支持工单。请参阅找回文档的某个版本。
