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文档与电子文档管理（GED） · 使用 Klytic Docs
在Klytic Docs中，可以通过三种途径找到文档：团队文件夹，提供稳定的框架；标签，跨越文件夹进行交叉归类（客户、年份、类型）；搜索，从文件名入手。对于需要审批的文档，可与Klytic团队一起配置“提交、审批、归档”流程。
每份文档都有固定位置，任何人无需知道作者也能找到；对公司具有约束力的文档会按流程流转。搜索只显示用户有权查看的内容：统一的归档方式不会打开受限文件夹。
主要归档方式是团队文件夹：按部门、按地点或按主要业务各设一个。遵循几条规则，可以避免出现无人能懂的目录结构：
这些文件夹的权限设置请参阅设置谁能查看哪些文档。
一个文件只能位于一个文件夹中，但可以带有多个标签。标签用于跨文件夹的查询：所有合同、所有2025年的单据、所有待签署的文件。
标签可以设为所有人可见且可添加，或所有人可见但仅管理员可添加，或不可见且仅供自动规则使用。例如，受限标签可用于标记只应由审批流程更改的状态。
请保持标签列表简短：二十来个人人熟知的标签，胜过两百个各自随意创建的标签。
搜索栏按名称查找文件和文件夹，范围涵盖您有权访问的所有内容：您的个人空间、团队文件夹以及他人共享给您的内容。还可以通过筛选栏缩小当前文件夹的显示范围。
能否搜索文件内容（而不仅是文件名），取决于您实例的配置。请向Klytic技术支持确认该功能是否已启用以及适用于哪些格式。例如，未经文字识别的扫描文档只能通过名称和标签找到。视文件夹的加密方式而定，内容可能不会被索引。
因此，文件名和标签仍是基础。在大型机构中，一套共同遵守的命名规则比任何搜索引擎都更能节省时间。
每个文件都带有基本信息：名称、位置、大小、修改日期、版本历史和活动记录。评论功能让您可以就某个文件进行交流，而无需修改文件或通过电子邮件发送。
Klytic Docs不提供定制的业务元数据表单（例如“合同编号”或“到期日期”等字段）。如果您的业务有此需要，请向Klytic团队说明：标签、命名规则或配置好的流程往往就能满足。
对于对公司具有约束力的文档，Klytic Docs提供可配置的审批流程。以供应商发票为例：
同一模式也适用于合同、费用报销单、质量程序文件。配置时确定三件事：文档提交到哪里、由谁审批、之后归入哪里。可由您实例的管理员在技术支持的协助下完成，也可由Klytic团队根据您的组织架构进行配置。
流程负责归档文档，但不决定文档保存多久、何时销毁。保存期限取决于您的法定义务和归档政策：请参阅指南保存重要文档并制定归档政策。
Klytic Docs不使用人工智能对文档进行分类。此类分类的影响以及采用时哪些内容会离开企业，请参阅AI与文档：无需将文档发送到外部。
该事务所设有一个“客户”团队文件夹，下设按客户和财年划分的子文件夹。所有人通用四个标签：“合同”、“发票”、“待签署”、“已归档”。供应商发票走审批流程：提交到“待审批发票”，由合伙人审批，然后归入“会计/2026”。要查找某个客户的所有合同，只需打开该客户的文件夹并筛选，或打开“合同”标签视图。
区别在于流程、具有效力的版本以及保存。请参阅存储、同步、文件共享与电子文档管理（GED）。
这取决于适用的法规和您所在的国家。请参阅文档的保存与归档。
默认不能。您可以为由您担任管理员的实例添加AI扩展。启用前，请阅读AI与文档：无需将文档发送到外部中的相关要点。
可以，通过版本历史：找回文档的某个版本。
