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Documentos e GED · Usar Klytic Docs

Definir quem vê quais documentos

No Klytic Docs, o acesso é definido em dois níveis: a conta, que faz uma pessoa entrar na sua instância, e a pasta, que diz o que ela pode fazer ali. As permissões são aplicadas de preferência a grupos e pastas de equipe, por um administrador da sua instância, e não arquivo por arquivo.

Atualizado em outubro de 20266 minGuia prático Klytic Docs

O que você obtém

Cada colaborador vê três coisas: seu espaço pessoal, as pastas de equipe abertas aos seus grupos e os itens que um colega compartilhou com ele. Nada mais. As permissões são definidas por usuário, por grupo e por pasta, em uma instância dedicada à sua empresa.

A configuração certa cabe em uma frase: uma pasta de equipe por escopo estável (departamento, unidade, empresa), um grupo por público e compartilhamentos individuais reservados aos casos pontuais.

Dois níveis: a conta e a pasta

A conta decide quem entra. Ela é criada, desativada ou excluída por um administrador da sua instância. A autenticação em dois fatores está disponível para reforçar o login.

A pasta decide o que a pessoa pode fazer depois de entrar. Três níveis bastam na maioria dos casos:

PermissãoO que permiteExemplo
LeituraAbrir e consultarProcedimentos de qualidade para todo o pessoal
EdiçãoCriar, modificar, excluir arquivosPasta de trabalho do departamento comercial
RecompartilhamentoDar, por sua vez, acesso a outras pessoasResponsável por um projeto que envolve colegas

A permissão de recompartilhamento é a mais sensível: é ela que faz um documento sair do escopo previsto. Conceda-a apenas a quem realmente precisa.

Pensar em grupos, não em nomes

Assim que a equipe passa de algumas pessoas, aplique as permissões a grupos: “Contabilidade”, “Oficina Curitiba”, “Diretoria”. Um grupo é mantido com uma única ação:

  • uma contratação: a pessoa é adicionada ao grupo e vê imediatamente as pastas do seu departamento;
  • uma mudança de cargo: ela muda de grupo, e os acessos acompanham;
  • uma saída de equipe: ela sai do grupo, e o acesso desaparece sem mexer nas pastas.

Permissões aplicadas nome por nome sempre acabam divergindo da organização real. Ninguém sabe mais por que determinado ex-estagiário ainda vê a pasta de orçamentos.

A pasta de equipe: um departamento, uma unidade, uma empresa

Uma pasta de equipe pertence à organização, não a uma pessoa. Um administrador a cria, associa a ela um ou mais grupos e define o nível de permissão de cada um. Os arquivos colocados nela permanecem no lugar quando o autor muda de cargo ou deixa a empresa.

Para um conteúdo mais sensível dentro de um departamento, por exemplo a folha de pagamento dentro do RH, o mais simples é uma pasta de equipe separada, aberta a um grupo mais restrito. Permissões mais detalhadas em uma subpasta também podem ser aplicadas quando essa configuração está ativada na sua instância: solicite-a ao suporte Klytic.

Empresa ou subsidiária: em uma mesma instância, a alavanca é a mesma, um grupo e pastas de equipe por empresa. Se as empresas precisam ficar isoladas a ponto de nenhum administrador comum ver a outra, trata-se de outra arquitetura, descrita em Várias empresas no Klytic Docs. O caso de uma pessoa que trabalha para duas subsidiárias também é tratado ali.

Quem administra o quê

  • O administrador da sua instância, uma pessoa da sua organização: cria as contas e os grupos, abre as pastas de equipe e define as regras de compartilhamento para todos.
  • Um administrador de grupo, se você delegar: gerencia as contas do seu grupo (criação, senha, cota), sem acesso às configurações gerais. Útil para uma unidade ou subsidiária que gerencia as próprias contratações.
  • Cada usuário: compartilha os próprios arquivos, dentro dos limites definidos pelo administrador.
  • O suporte Klytic: ajuda você a implantar essa organização e cuida da manutenção e das restaurações, incluídas ou cobradas conforme a causa (veja Recuperar uma versão de um documento). Os técnicos Klytic só atuam para as necessidades do serviço, de forma registrada. Eles não decidem por você quem vê o quê.

Verificar quem tem acesso a um arquivo

O painel de detalhes de um arquivo ou de uma pasta mostra com quem ele está compartilhado. Também indica as pessoas que têm acesso porque uma pasta superior foi compartilhada com elas. Essa informação é visível para o proprietário e para as pessoas com permissão de recompartilhamento. É o primeiro controle a fazer antes de colocar um documento sensível em uma pasta existente.

Revisar os acessos: o registro

O Klytic Docs mantém um registro dos acessos e da atividade das pastas: criações, alterações, exclusões, compartilhamentos. Ele permite responder a perguntas como “quem compartilhou esta pasta?” ou “quem excluiu este arquivo, e quando?”. Os registros de acesso e de administração também podem ser exportados para as suas próprias ferramentas de monitoramento.

Se você precisa de um registro mais detalhado, por exemplo a simples consulta de um arquivo específico, verifique com o suporte Klytic o que a sua instância registra antes de transformar isso em regra interna.

Exemplo: uma PME de 40 pessoas

Pasta de equipeGrupo com ediçãoGrupo com leitura
ComercialVendedoresDiretoria
ContabilidadeContabilidadeDiretoria
RHRHnenhum
ProcedimentosQualidadeTodo o pessoal

O recompartilhamento só é concedido aos responsáveis de departamento. Um novo vendedor é adicionado ao grupo “Vendedores”: não há mais nada a fazer.

Limites

Limitar as permissões de escrita também reduz o que uma conta invadida pode criptografar ou apagar. O raciocínio completo está no guia Proteger uma gestão eletrônica de documentos (GED) contra ransomware, e restaurá-la.

Perguntas frequentes

Um funcionário está saindo da empresa: o que fazer com os acessos dele?

Remova-o dos grupos, recupere os arquivos pessoais e depois desative a conta. O passo a passo está em Documentos na saída de um funcionário ou de uma equipe.

Posso impedir que um grupo compartilhe com o exterior?

Sim, o administrador pode excluir certos grupos da criação de compartilhamentos. Veja Links de compartilhamento, parceiros e downloads.

Duas subsidiárias precisam ter duas instâncias?

Somente se nenhum administrador comum puder ver a outra empresa. Os dois regimes são comparados em Várias empresas no Klytic Docs.

Um arquivo foi apagado por engano: quem pode recuperá-lo?

O próprio usuário, pela lixeira, sem custo. Se a lixeira não for mais suficiente, o suporte Klytic restaura a partir dos backups dos últimos 30 dias. Um apagamento por engano é um erro de manuseio: essa restauração é objeto de um chamado de suporte pago. Veja Recuperar uma versão de um documento.

Precisa de ajuda para montar seus grupos?

O suporte Klytic ajuda você a traduzir sua organização em grupos e pastas de equipe.

Falar com o suporte →

Configurar os links de compartilhamento

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