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CRM・営業データ · 活用する Klytic CRM
Klytic CRMでは、顧客情報を閲覧・編集する権限と、エクスポートする権限が分かれています。営業担当者と外部委託先からはエクスポート権限を外し、1、2名に限定してください。イベントログには、誰がいつ顧客情報を作成、変更、削除したかが記録されます。ただし、閲覧だけの操作は記録されません。
お客様のアカウント管理者、またはご依頼に応じてKlyticサポートが、各グループの権限を設定します。顧客情報でも連絡先でも、エクスポート権限は閲覧、作成、編集の権限とは別になっています。
エクスポートは本人の閲覧範囲に従います。自分の顧客だけを閲覧できる営業担当者にエクスポート権限を残した場合、エクスポートできるのは自分の顧客だけです。ファイル全体をエクスポートできるのは、すべての顧客への拡張アクセスとエクスポート権限の両方を持つ人だけです。限定すべきなのは、この組み合わせです。閲覧範囲の設定方法はKlytic CRMで誰がどの顧客を閲覧できるかで説明しています。
エクスポート権限を外しても、日常業務が妨げられることはありません。
これらの出力は、1件の文書、1社の顧客に関するものです。ここでいうエクスポートとは、顧客または連絡先データベースの全体または一部を含むファイルを生成するものです。顧客ポートフォリオを持ち出せるのは、こちらです。
権限によって一括ダウンロードは防げます。しかし、権限のある人が画面に表示された内容を書き写すことまでは防げません。最も確実な対策は、閲覧範囲を本人が必要とする顧客に限定することです。
Klytic CRMは、対象となる顧客情報の履歴に、実行者と日付とともにイベントを自動で記録できます。
これとは別に、セキュリティログでログイン、ログイン失敗、アカウントとグループの作成・変更・無効化を記録できます。
ログからはわからないこと：
記録するイベントはサービスの設定で選択します。必要になる前に、お客様のアカウントで有効になっているイベントをサポートに確認してもらってください。エクスポートの防止は、ログではなく、事前の権限設定で行います。
退職の準備は、機器の返却後ではなく、その前に行います。
大量の顧客情報が変更または削除されていた場合は、サポートに復元を依頼してください。営業担当者の退職時など、削除が意図的に行われた場合、この復元は月3件まで料金に含まれます。誤って削除した場合は、有料のサポートチケットでの対応となります。オプションの「ごみ箱」拡張機能があれば、削除した顧客情報を直接復元することもできます。Klytic CRMは1時間ごとにバックアップされ、バックアップは30日間保持されます。インシデントのおおよその日付をお知らせください。これはリアルタイムの管理ではありません。バックアップは復旧のためのものであり、防止するものではありません。セキュリティとバックアップをご覧ください。
チーム内でエクスポートを制限しても、企業としての権利は何も変わりません。ファイルはお客様のものです。お客様が権限を与えた人はエクスポートでき、契約終了時には、サポートを受けながら標準形式でデータを取り出せます。このページで扱うのは、チーム内で誰がこの権限を持つかという問題だけです。
全体的な枠組みについては、CRMのデータは誰のものかをご覧ください。
いいえ。ログに記録されるのは作成、変更、削除であり、閲覧は記録されません。その代わりに、各人の閲覧範囲を制限してください。誰がどの顧客を閲覧できるかをご覧ください。
はい。顧客への文書の送信は、データベースのエクスポートではありません。
オプションの「ごみ箱」拡張機能をご契約の場合は、まずごみ箱から復元してください。そうでなければ、おおよその日付を添えてサポートに復元を依頼してください。サービスの不具合による場合と、従業員による意図的な削除（たとえば営業担当者の退職時）の場合は、月3件まで料金に含まれます。誤削除や操作ミスの場合は、有料のサポートチケットでの対応となります。セキュリティとバックアップをご覧ください。
CRMのデータは誰のものかをご覧ください。
