La migración desde Google Workspace suele ser más sencilla que la de Microsoft 365 en lo que respecta al correo y los archivos, y más dura en todo lo que es específico de Google: Chat, Sites, Forms vinculados a scripts, uso compartido muy abierto. El proyecto se juzga por esta segunda lista.
En Gmail, un mensaje existe una sola vez y lleva cero, una o varias etiquetas. Visto por IMAP, cada etiqueta se convierte en una carpeta, y el mismo mensaje aparece en cada una de ellas. A ello se suman carpetas especiales, entre ellas « Todos », que lo contiene todo, incluidos los mensajes archivados sin ninguna etiqueta. Los nombres de estas carpetas especiales dependen del idioma de la cuenta.
Acechan, por tanto, dos errores opuestos. Copiar todas las carpetas, incluida « Todos », multiplica los duplicados. Copiar solo las etiquetas olvida los mensajes archivados, que algunos empleados utilizan como única forma de clasificación. La regla se elige antes de la primera copia: una carpeta por etiqueta y una carpeta de recuperación para los mensajes sin etiqueta, por ejemplo. Las carpetas « Importantes », « Spam » y « Papelera » suelen excluirse. Una vez fijada la regla, se aplica a todos los buzones, incluida la segunda pasada.
Un documento de Word depositado en Drive sigue siendo un archivo de Word y se copia tal cual. Un Google Doc, un Sheet o un Slides solo existe en Google: hay que convertirlo a un formato ofimático para sacarlo. La conversión conserva el texto y los datos. Pierde o degrada el historial de versiones, una parte del formato y las funciones de Sheets que consultan otros libros o servicios de Google. Los scripts asociados al documento no se trasladan.
Un equipo que redacta de forma colaborativa en Docs durante toda la jornada debe probar el editor del destino durante dos semanas, con sus propios documentos, antes de cualquier cambio. Si la prueba fracasa, quedarse en Google Workspace es una decisión racional. La página Google Workspace frente a una solución soberana sirve para esta elección, y el panorama de alternativas europeas a Google Workspace ayuda a elegir el destino.
Imaginemos un despacho de contabilidad de 25 personas. El correo y el calendario pasan sin sorpresas. El Drive, en cambio, contiene Sheets compartidos por enlace con clientes, que introducen en ellos sus justificantes cada mes, y un formulario de recogida vinculado a un script. La migración de estos elementos no es una copia: es un rediseño de la forma de intercambiar con los clientes. Al despacho le conviene tratarla como un proyecto independiente, con su propio calendario, en lugar de descubrirla el día del cambio.
Durante la copia, los empleados siguen escribiendo en Gmail. Una segunda pasada, justo antes del MX, recupera la diferencia. Sin esta pasada, faltan los últimos días. El método general es el mismo que para un correo electrónico sin interrupción.
El TTL se reduce con antelación porque los resolvedores DNS conservan la respuesta antigua hasta que expira la duración antigua. Después del cambio, Google se sigue considerando responsable del dominio: un empleado que escribe a un compañero desde Gmail ve su mensaje entregado en Google, sin pasar por el nuevo MX. Por eso la etapa 7 cierra el envío, no solo la recepción.
El propietario de un archivo de Drive es una persona. Si ha dejado la empresa sin transferir la propiedad, el archivo es más difícil de recuperar. Haga esa transferencia antes de la copia. La consola de administración lo permite; lo importante es hacerlo antes de eliminar la cuenta, ya que, de lo contrario, los archivos de los que era propietaria desaparecen con ella. Las unidades compartidas, en cambio, pertenecen a la organización y no a una persona: se migran por equipo.
Un archivo que aparece en « Compartido conmigo » no pertenece al usuario que lo ve. Copiado buzón por buzón, solo se recuperará una vez, desde la cuenta de su propietario. Si pertenece a un cliente o a un socio externo, no se recuperará en absoluto: es normal, pero hay que saberlo.
Los grupos de Google sirven a menudo como listas de distribución y como listas de permisos. Expórtelos. Vuelva a crearlos en el destino. No suponga que un grupo de veinte personas « se rehará solo ». Un mismo grupo puede a la vez recibir el correo de una dirección comercial y dar acceso a una unidad compartida: estos dos roles se vuelven a crear por separado.
La validación del dominio (SPF, DKIM, DMARC) se rehace el día del MX. Olvidar DMARC se traduce en correos rechazados por los corresponsales, aunque el envío « funcione » en las pruebas internas. La razón es sencilla: DMARC exige que el mensaje esté autenticado por SPF o por DKIM en nombre de su dominio. Los registros del destino pueden publicarse antes del día D (un único registro SPF que autorice ambas plataformas durante la transición, una clave DKIM bajo un nuevo selector); el día del MX, se verifica el resultado con un mensaje real enviado al exterior.
En cuanto a los equipos de los usuarios, dos casos requieren atención. En Android, la cuenta de Google de la empresa suele ser la del teléfono: se añade la nueva cuenta, se verifican el correo, el calendario y los contactos y, después, se retira la antigua. Los empleados que utilizaban Outlook vinculado a Google mediante la herramienta de sincronización de Google deben crear un nuevo perfil de Outlook, en lugar de modificar el antiguo.
El detalle línea por línea figura en la checklist de migración, cuyos puntos, en su mayoría, también son válidos para Google.
Sí, en la mayoría de las herramientas de copia, una etiqueta se convierte en una carpeta. Un mensaje que lleva varias etiquetas se copia entonces en cada carpeta o se clasifica en una sola, según la regla elegida. Esta elección se hace antes de la primera copia y se verifica en la muestra de cinco buzones.
No. Este formato solo existe dentro de Google. A la salida, cada documento se convierte en un archivo ofimático, editable en el editor del destino. El texto y los datos se trasladan; el historial de versiones y los comentarios pendientes no siempre.
Los enlaces de Google dejan de funcionar cuando se cierra la cuenta o el Drive. Hay que volver a crear el uso compartido en el destino y avisar a los clientes afectados. Es también la ocasión de cerrar el uso compartido abierto a « cualquier persona que tenga el enlace » que ya no tiene razón de ser.
No. Mantenga Google en modo de solo lectura durante el control y, después, exporte lo que deba conservarse antes del cierre. Rescindir demasiado pronto impide corregir una diferencia descubierta después. El coste de este periodo se prevé en el presupuesto, como se explica en cuánto cuesta una migración.
Klytic recibe el correo en un servicio de correo Zimbra que él mismo opera, alojado en su arquitectura de correo, en una instancia dedicada o en las instalaciones del cliente, y los archivos en una instancia Nextcloud dedicada al cliente. Los Google Docs se convierten en archivos. Allí se pueden compartir, editar en línea de forma individual o colaborativa, y consultar su historial de versiones. No es el editor de Google. El asesoramiento para la migración del correo es gratuito. Klytic garantiza que no se pierde ningún correo. La copia realizada por Klytic se presupuesta, tras el inventario de los buzones y los volúmenes.
El correo electrónico es accesible por web, mediante los programas de correo, en móvil, en EAS y en EWS. Los servicios se contratan por separado: se puede migrar solo el correo, o solo los archivos. Las suscripciones figuran en la página Tarifas, independiente del presupuesto de migración.
Esta página describe un método. No promete la recuperación de los servicios propios de Google.
Consultadas en octubre de 2026.
Asesoramiento gratuito, ningún correo perdido. La migración realizada por Klytic se presupuesta tras un inventario.
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