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Documentos y gestión documental · Utilizar Klytic Docs

Recuperar una versión de un documento

Cada archivo de Klytic Docs conserva un historial de sus versiones. Lo abre desde el panel de detalles del archivo, elige una fecha y después restaura o descarga la versión deseada. Para un archivo eliminado, recurra a la papelera. Estas dos acciones no tienen coste. Más allá, el soporte de Klytic restaura a partir de las copias de seguridad de los últimos 30 días, de forma incluida o facturada según la causa.

Actualizado en octubre de 20266 minGuía práctica Klytic Docs

Lo que obtiene

Tres recursos, del más rápido al más amplio:

SituaciónRecursoQuién actúa
Una modificación desafortunada en un archivoHistorial de versionesUsted, en su espacio
Un archivo o una carpeta eliminadosPapeleraUsted, en su espacio
Papelera vaciada, carpeta entera dañada, incidente más amplioCopias de seguridad de Klytic, 30 díasEl soporte de Klytic, a petición

Los dos primeros recursos son inmediatos y sin coste. El tercero está incluido o se factura según la causa: véase más abajo.

Restaurar una versión antigua

  1. En el navegador, abra el panel de detalles del archivo correspondiente.
  2. Muestre su historial de versiones. Cada versión está fechada.
  3. Para comprobar el contenido antes de elegir, descargue la versión y ábrala.
  4. Restaure la versión deseada. Vuelve a ser la versión actual. La versión que sustituye no se pierde: pasa al historial y puede volver a ella.

También puede dar un nombre a una versión importante, por ejemplo «versión firmada» o «enviada al cliente». Una versión con nombre queda excluida de la limpieza automática descrita a continuación.

Cuántas versiones se conservan

Klytic Docs no conserva todas las versiones indefinidamente. Cuanto más antigua es una versión, más se espacia el historial:

  • durante la primera hora, aproximadamente una versión por minuto;
  • durante el primer día, una versión por hora;
  • hasta 30 días, una versión por día;
  • más allá, una versión por semana.

Los guardados muy seguidos se agrupan: solo se crea una nueva versión si han pasado unos minutos desde la anterior. Las versiones ocupan espacio. Cuando superan la parte prevista del espacio libre del usuario, se eliminan primero las más antiguas. Si tiene un requisito particular de conservación de versiones, coméntelo con el soporte de Klytic.

Recuperar un archivo eliminado

Un archivo o una carpeta eliminados van primero a la papelera. Desde la vista de archivos eliminados, puede restaurarlos, descargarlos o eliminarlos definitivamente. Una vez restaurado, el elemento vuelve a su ubicación original, con su historial de versiones.

  • Los elementos de la papelera se conservan por defecto al menos 30 días. Después, pueden eliminarse definitivamente si falta espacio.
  • En una carpeta compartida, un elemento eliminado por un compañero va a la papelera de su propietario. Si no lo ve en la suya, pregunte al propietario de la carpeta.
  • En una carpeta de equipo, los elementos eliminados pueden recuperarlos los miembros que tienen acceso a la carpeta.

Más allá de la papelera: la copia de seguridad de Klytic

El historial y la papelera existen dentro del servicio. No cubren una papelera vaciada, una carpeta entera sobrescrita ni un incidente que afecte a la instancia. Para esos casos, Klytic Docs se respalda cada hora. Las copias de seguridad están cifradas, replicadas en varios centros, son inmutables y se conservan 30 días.

La cobertura de una restauración depende de su causa:

  • fallo del servicio de Klytic: incluida;
  • eliminación voluntaria por un empleado, que borra sus archivos al marcharse, por ejemplo, o cuenta eliminada demasiado pronto por un administrador con motivo de una salida: incluida, con un límite de 3 solicitudes al mes;
  • ataque sufrido pese a que los equipos estaban correctamente protegidos (actualizaciones aplicadas, antivirus activo): incluida;
  • eliminación accidental, error de manipulación o equipos insuficientemente protegidos: ticket de asistencia de pago.

Un archivo eliminado o una carpeta sobrescrita por descuido constituyen un error de manipulación. Compruebe por tanto primero el historial de versiones y la papelera.

Para solicitar una restauración, contacte con el soporte de Klytic indicando:

  • la carpeta o el archivo correspondiente, con su ruta;
  • la fecha y la hora aproximadas en las que todavía era correcto;
  • si la restauración debe sustituir lo existente o depositarse al lado.

Por qué el historial de versiones no sustituye a una copia de seguridad: la guía Versiones, replicación y copia de seguridad de los documentos lo explica en detalle.

Edición colaborativa y copias locales

Cuando varias personas editan un documento en el navegador, el historial sigue ese archivo común. Los guardados realizados durante la sesión aparecen en él como versiones.

Una copia descargada y después modificada en un equipo no forma parte del historial mientras no se vuelva a subir a Klytic Docs. En cambio, con el cliente de sincronización, cada envío desde el equipo crea una nueva versión en el servidor. Consulte Sincronizar Klytic Docs en sus dispositivos.

Según el modo de cifrado de la carpeta, el historial y la vista previa de las versiones pueden no ofrecerse de la misma manera. En caso de duda sobre una carpeta cifrada de extremo a extremo, consulte al soporte antes de necesitarlo.

Ejemplo

Un martes a las 16:00, un colaborador pega por error una tabla de precios antigua en la tarifa común. Abre el historial, descarga la versión de las 11:00 para comprobarla y después la restaura. La versión errónea queda en el historial. El viernes, la misma tarifa se elimina por descuido: la responsable la restaura desde la papelera de la carpeta de equipo. No fue necesaria ninguna intervención del soporte y no se facturó nada.

Preguntas frecuentes

¿La sincronización en mi equipo es una copia de seguridad?

No: una eliminación en el equipo se refleja en el servicio. Consulte Sincronizar Klytic Docs en sus dispositivos.

¿Puedo recuperar un archivo eliminado hace dos meses?

Solo si sigue en la papelera. Las copias de seguridad de Klytic cubren los últimos 30 días. Para una conservación a largo plazo, consulte Conservar y archivar los documentos.

¿Qué hago si un virus ha cifrado todos los archivos de una carpeta?

Contacte con el soporte de Klytic sin esperar. Si sus equipos estaban correctamente protegidos, la restauración está incluida: usted es víctima del ataque. Si no lo estaban lo suficiente, por ejemplo por falta de actualizaciones o de antivirus, da lugar a un ticket de asistencia de pago. El procedimiento se describe en Proteger la gestión documental frente a un ransomware y restaurarla.

¿Quién ha modificado el archivo?

El registro de actividad de la carpeta lo indica. Consulte Definir quién ve qué documentos.

¿Necesita solicitar una restauración?

Indique la carpeta correspondiente y la fecha aproximada. Klytic restaura desde las copias de seguridad de los últimos 30 días, de forma incluida o facturada según la causa.

Contactar con el soporte →

Entender versiones y copias de seguridad

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