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Documentos y gestión documental · Utilizar Klytic Docs

Enlaces para compartir, socios y descargas

Klytic Docs ofrece dos formas de compartir: el uso compartido interno, con una cuenta de su organización, y el envío externo mediante enlace, con permisos, contraseña y fecha de caducidad. Un administrador de su instancia puede hacer obligatorias estas protecciones para todos, lo que limita el uso compartido accidental.

Actualizado en octubre de 20267 minGuía práctica Klytic Docs

Lo que obtiene

Da acceso a un archivo o a una carpeta sin enviarlo como adjunto. El documento permanece en su sitio, en su instancia. Sabe quién tiene acceso, puede reducir los permisos o cortar el acceso en cualquier momento, y la persona ve siempre la última versión.

Compartir internamente

Desde el panel de uso compartido de un archivo o de una carpeta, elija a un compañero o un grupo de su organización. Usted fija sus permisos: lectura, modificación, recompartir. El elemento aparece en su espacio.

Para un departamento entero, es preferible una carpeta de equipo abierta a un grupo antes que una serie de recursos compartidos individuales. La configuración de los grupos se explica en Definir quién ve qué documentos.

Enviar un enlace al exterior

Un enlace para compartir da acceso a un archivo o a una carpeta a una persona que no tiene cuenta en su instancia. La dirección contiene un identificador aleatorio, imposible de adivinar. Para cada enlace, usted configura:

  • los permisos: solo lectura, o depósito y modificación. Para una carpeta, un modo de solo depósito permite además recibir archivos sin mostrar lo que la carpeta ya contiene;
  • una contraseña, que debe transmitirse por un canal distinto del enlace, por ejemplo por teléfono;
  • una fecha de caducidad, tras la cual el enlace deja de funcionar automáticamente;
  • una nota para el destinatario, si es necesario.

Puede crear varios enlaces sobre la misma carpeta, con permisos diferentes, y retirar cada uno por separado. Desde Klytic Mail, envíe este enlace en lugar de un adjunto pesado: el destinatario consulta la versión actualizada.

Evitar el uso compartido accidental

La mayoría de las fugas provienen de un enlace creado en la carpeta equivocada o de un enlace abierto sin límite de tiempo. Un administrador de su instancia puede fijar reglas para todos:

  • exigir una contraseña en todos los enlaces externos;
  • establecer una fecha de caducidad por defecto y una duración máxima que el usuario no puede superar;
  • autorizar o no que se vuelva a compartir un elemento recibido;
  • limitar los recursos compartidos internos a los miembros de los grupos de la persona;
  • impedir que los miembros de determinados grupos creen recursos compartidos, aunque puedan recibirlos.

Por parte del usuario, bastan dos reflejos. Compartir la subcarpeta necesaria, nunca la carpeta superior por comodidad. Y comprobar en el panel de uso compartido quién tiene ya acceso, incluso a través de una carpeta superior, antes de depositar un documento sensible.

Trabajar con un socio

La herramienta adecuada depende de la duración y del sentido de los intercambios.

SituaciónAcción
Envío puntual de un documentoEnlace de solo lectura, contraseña, caducidad corta
Recibir documentos de un clienteEnlace de solo depósito sobre una carpeta dedicada
Intercambios regulares en ambos sentidosCarpeta dedicada al socio, enlace con modificación, contraseña, caducidad revisada en cada vencimiento
Colaboración duraderaCuenta creada por el administrador en su instancia, incluida en un grupo que solo ve la carpeta común

La carpeta del socio se sitúa fuera de su estructura de carpetas sensible. Así, un enlace demasiado amplio no puede exponer nada más. Para crear cuentas destinadas a personas externas, consulte con Klytic el efecto sobre el dimensionamiento de su oferta.

Para las reuniones, los invitados externos se unen a la videoconferencia de Klytic Docs con un simple enlace, sin cuenta. Este acceso a la reunión no les abre sus carpetas: un documento mostrado durante la llamada se comparte aparte, mediante un enlace.

La videoconferencia se ofrece para un número limitado de usuarios. La atención a un número elevado de usuarios en videoconferencia es objeto de un presupuesto específico.

Documentos sensibles y descargas

Un documento mostrado en pantalla siempre puede copiarse o fotografiarse. Por eso el control se basa en varias palancas combinadas:

  • dar lectura sin modificación;
  • en un enlace, ocultar el botón de descarga. Esto dificulta la obtención del archivo, pero no la impide;
  • fijar una fecha de caducidad corta y retirar el enlace en cuanto deje de ser útil;
  • seguir la actividad de la carpeta en el registro;
  • no sincronizar una carpeta sensible en un equipo externo o compartido;
  • para lo que nunca debe salir, no crear ningún enlace y excluir al grupo correspondiente de la creación de recursos compartidos.

Los intercambios con su instancia están cifrados. No obstante, según el modo de cifrado de la carpeta, las opciones de uso compartido disponibles pueden variar: compruébelas antes de cifrar una carpeta destinada a personas externas.

Ejemplo: una carpeta «Clientes» y una carpeta «Nóminas»

Una empresa de servicios abre dos carpetas de equipo.

  • Clientes: cada cliente tiene su subcarpeta. Los jefes de proyecto crean en ella enlaces protegidos con contraseña, válidos treinta días como máximo, tal como impone el administrador.
  • Nóminas: abierta solo al grupo Nóminas, con modificación y sin permiso de recompartir. El grupo está excluido de la creación de recursos compartidos. Las nóminas nunca salen por enlace.

Límites

  • Retirar un enlace corta el acceso, pero no borra una copia ya descargada por el destinatario.
  • Un enlace transmitido a un tercero sigue siendo utilizable por ese tercero si no tiene contraseña. De ahí el interés de hacerla obligatoria.
  • La decisión de integrar Klytic Docs con otras herramientas de la empresa corresponde a la guía Conectar la gestión documental con el ERP, el CRM y el correo electrónico.

Preguntas frecuentes

¿Cómo saber quién tiene acceso a una carpeta?

El panel de uso compartido lo indica, incluidos los accesos heredados de una carpeta superior. Las reglas de fondo están en Definir quién ve qué documentos.

¿Qué pasa con los enlaces creados por un empleado que se va?

Deben reasignarse o cerrarse antes del cierre de su cuenta. Consulte Documentos ante la salida de un empleado o de un equipo.

El socio modificó el archivo por error. ¿Puedo volver atrás?

Sí, mediante el historial de versiones del archivo. Consulte Recuperar una versión de un documento.

¿Dónde encuentro la presentación de Klytic Docs?

En la página Klytic Docs.

¿Quiere fijar reglas de uso compartido para toda la empresa?

El soporte de Klytic le ayuda a elegir las protecciones que debe imponer en su instancia.

Contactar con el soporte →

Definir los permisos

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