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Accueil›Guides›Documents & GED
Documents & GED · Comprendre
Le stockage donne un lieu au fichier. La synchronisation garde une copie locale à jour. Le partage ouvre un accès à quelqu’un d’autre, dans un périmètre. La GED ajoute un circuit, une version qui fait foi et une durée de conservation : c’est la seule des quatre qui gère le document, et pas seulement le fichier.
Les plaquettes emploient ces quatre mots l’un pour l’autre. Un « espace de stockage » est vendu comme une GED. Un service de synchronisation est présenté comme une sauvegarde. Le lecteur paie pour une fonction et en reçoit une autre. Le plus simple est de demander à chaque mot quelle promesse il tient.
Le stockage répond à trois questions. Où est le fichier ? Qui exploite le service ? Combien de place reste-t-il ? Un serveur de fichiers, un NAS ou un espace en ligne font du stockage. Le stockage ne dit rien de qui peut ouvrir le fichier, ni de la version à croire, ni de ce qui se passe s’il est effacé.
La synchronisation place une copie du dossier sur l’ordinateur ou le téléphone. Vous travaillez hors connexion, puis les modifications repartent vers le serveur et vers les autres appareils. C’est confortable. C’est aussi un mécanisme de propagation : une suppression ou un fichier chiffré par un logiciel malveillant se propage de la même façon qu’une correction. La synchronisation n’est donc pas une sauvegarde.
Le partage décide qui accède à quoi. En interne, il s’appuie sur les comptes de l’organisation : lecture, modification, droit de repartager. Vers l’extérieur, il passe souvent par un lien, qui doit avoir un mot de passe et une date de fin. Le partage répond à la question « qui ». Il ne dit pas quelle version fait foi, ni combien de temps garder le document.
La gestion électronique des documents (GED) traite le fichier comme une pièce de l’activité. Elle le classe (dossiers et métadonnées, par exemple des étiquettes), elle le fait circuler (dépôt, validation, classement), elle garde l’historique de ses versions et la trace des actions. Elle permet de dire quelle version est la bonne et jusqu’à quand on la garde. La norme ISO 15489-1 donne le vocabulaire de référence de cette discipline, la gestion des documents d’activité : métadonnées, contrôles, responsabilités. Une PME n’a pas à la suivre à la lettre. Elle aide à poser les bonnes questions.
| Fonction | Question à laquelle elle répond | Ce qu’elle ne fait pas |
|---|---|---|
| Stockage | Où est le fichier, qui exploite le service | Droits, version de référence, retour en arrière |
| Synchronisation | Comment travailler sur ses appareils, même hors connexion | Protéger contre une suppression ou un chiffrement : elle les propage |
| Partage | Qui accède, avec quels droits, jusqu’à quand | Dire quelle version fait foi, fixer une durée de conservation |
| GED | Quel circuit, quelle version, quelle durée | Remplacer une sauvegarde séparée, ni un archivage probant à elle seule |
Un disque synchronisé sans droits n’est pas une GED. Tout le monde voit tout. Les fichiers s’appellent « devis_v3_final_OK ». Personne ne sait lequel a été envoyé au client. Le jour d’un départ, il faut deviner quels dossiers appartenaient à qui.
Une GED sans client de synchronisation pousse vers les pièces jointes. Si l’outil est pénible à ouvrir depuis l’ordinateur ou le téléphone, les équipes téléchargent le fichier, le modifient sur leur poste et l’envoient par e-mail. La copie qui compte quitte la GED. Le circuit existe sur le papier, plus dans les faits.
Un partage sans règles multiplie les portes. Des liens sans date de fin restent ouverts des années après le projet. Un dossier sensible est partagé « pour aller vite ». Le stockage peut être irréprochable, l’accès ne l’est plus.
Un stockage seul convient à des archives froides. Des fichiers consultés rarement, par peu de personnes, n’ont pas besoin d’édition à plusieurs. Ils ont besoin d’un lieu sûr, de droits stricts et d’une durée de conservation décidée.
Cas hypothétique. Une PME de trente personnes reçoit une facture fournisseur par e-mail. Le même jour, sa directrice prépare une note interne dans le train.
La facture a besoin d’une GED. Elle est déposée dans le dossier des factures fournisseurs, étiquetée avec le nom du fournisseur et l’année, puis envoyée à la personne chargée de la valider. Celle-ci l’approuve ou la refuse. Une fois approuvée, la facture est classée et conservée. Elle engage l’entreprise : sa durée de conservation vient d’un texte, pas d’une habitude (voir conserver et archiver les documents).
Le brouillon de note n’en a pas besoin. Il vit dans l’espace personnel de la directrice, synchronisé sur son ordinateur pour qu’elle l’écrive hors connexion. Le lendemain, elle le partage en lecture à deux collègues. Pas de circuit, pas de durée légale. Si la note devient une décision, elle rejoint un dossier d’équipe.
Les deux documents peuvent vivre dans le même outil. Ils n’utilisent pas les mêmes fonctions. C’est ce que le choix doit vérifier.
Posez cinq questions au fournisseur, et demandez les réponses par écrit.
Si une fonction manque, ce n’est pas forcément grave. Il faut seulement le savoir avant que la facture de la page précédente ne se perde dans un dossier partagé.
Non. C’est du stockage, souvent avec des droits par dossier. Il n’a en général ni circuit de validation, ni version de référence, ni règle de conservation. On peut lui ajouter ces fonctions par l’organisation, rarement par l’outil.
Elle protège contre la perte d’un ordinateur, pas contre une suppression ou un ransomware, qu’elle propage. Voir versioning, réplication et sauvegarde.
Il faut au moins un circuit pour les documents qui engagent l’entreprise : factures, contrats, dossiers du personnel. Le reste peut rester un partage bien réglé. Les réglages concrets sont décrits dans retrouver, étiqueter et faire circuler un document.
Tout dépend des quatre fonctions dont vous avez réellement besoin, et de la question du lieu et de l’exploitant. Les options européennes sont comparées dans alternatives européennes à Google Workspace.
En choisissant les dossiers synchronisés, et en laissant les dossiers sensibles dans le navigateur. Voir synchroniser Klytic Docs sur vos appareils.
Klytic Docs réunit les quatre fonctions dans une instance dédiée à chaque client : vos fichiers ne côtoient ceux d’aucun autre client. Le client est aussi administrateur de sa propre instance. Klytic y ajoute le support, la maintenance, la sauvegarde et la sécurité.
L’hébergement est possible dans toute zone géographique correspondant à la juridiction applicable, sous réserve de la disponibilité des services, notamment en Europe ou à Maurice, ou sur les serveurs du client. Le détail est sur la page Klytic Docs.
Ce que l’offre ne promet pas : une équivalence de fonctions avec SharePoint, un classement automatique des documents par IA en standard (le client peut ajouter une extension d’IA à son instance), ou un archivage probant. La sauvegarde est un service distinct de la GED, décrit dans sécurité et sauvegarde. Klytic n’est pas une offre qualifiée SecNumCloud.
Cette page décrit des notions générales. Elle ne remplace pas l’analyse de vos propres flux documentaires.
Consultées en octobre 2026.
Décrivez vos dossiers et vos circuits : nous vous disons ce que Klytic Docs couvre, et ce qu’il ne couvre pas.
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