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Accueil›Guides›Documents & GED
Documents & GED · Comprendre
C’est possible, à condition que le modèle tourne là où sont déjà les documents, ou chez un opérateur dont vous connaissez le rôle, et que ni les extraits ni les requêtes ne servent à autre chose. La question n’est pas la performance du modèle, c’est la sortie des données. Et l’IA ne dispense ni d’une arborescence, ni de droits, ni d’une durée de conservation.
Envoyer un fichier à un assistant en ligne, ou brancher un outil d’IA sur un espace documentaire, fait sortir plus que le texte du document :
À cela s’ajoute la question du droit applicable au fournisseur, traitée dans protéger une entreprise du CLOUD Act.
La CNIL recommande, pour déployer une IA générative, de choisir un mode de déploiement sécurisé, par exemple en privilégiant des systèmes locaux, sécurisés et spécialisés. À défaut, elle demande de déterminer dans quelle mesure le prestataire est susceptible de réutiliser les données fournies, et d’adapter l’usage en conséquence. Concrètement, six questions :
La CNIL recommande aussi d’encadrer les usages par une liste de ce qui est permis et interdit, par exemple ne pas fournir de données personnelles au système quand ce n’est pas prévu.
Bien encadrée, une IA peut proposer des étiquettes, extraire une date, un montant ou un nom de fournisseur, ou répondre à une recherche formulée en langage courant. Ce sont des suggestions. Elles se trompent parfois, et rarement de façon visible.
Elle ne dispense pas de trois décisions :
Pour les documents qui engagent l’entreprise, une personne valide. C’est le rôle du circuit de validation, pas du modèle.
Faire tourner le modèle chez le prestataire de la GED évite d’envoyer les documents à un tiers. Ce n’est pas pour autant une absence d’accès. Pour lire un document, le modèle doit le voir en clair. L’opérateur qui fait tourner le modèle accède donc techniquement au contenu, comme lorsqu’il restaure une sauvegarde ou intervient pour le support.
Le chiffrement rend ce compromis visible. Un document chiffré à la source, avec une clé dérivée du compte de l’utilisateur, est illisible pour l’opérateur. Il l’est aussi pour un modèle qui tourne sur le serveur. Selon le mode de chiffrement du dossier, vous gagnez la confidentialité ou les traitements côté serveur, rarement les deux. La question de la détention des clés est développée dans qu’est-ce qu’un cloud souverain ?
Cas hypothétique. Un cabinet de quinze personnes veut retrouver tous les contrats qui contiennent une clause de non-concurrence. Trois options.
Un assistant en ligne grand public. On y dépose les contrats. Le contenu, les noms des clients et la requête sortent de l’entreprise. Leur conservation et leur réutilisation dépendent des conditions du service.
Un modèle sur un serveur de l’entreprise. Il n’indexe que le dossier « Contrats », avec les droits du dossier. Les journaux sont limités et lus par l’administrateur. Le contenu ne quitte pas l’infrastructure, mais il faut faire tourner et mettre à jour ce serveur.
Pas d’IA. Une étiquette « non-concurrence » est posée au moment du dépôt, dans le circuit de validation. La recherche par étiquette retrouve les contrats en quelques secondes. Pour un besoin récurrent et bien défini, c’est souvent suffisant.
Le bon choix dépend de la fréquence de la question et de la sensibilité des documents, pas de l’attrait de l’outil.
Une visioconférence peut produire une transcription et un résumé. C’est un traitement de la réunion, pas un classement de fichiers. Le résumé devient un document comme un autre : il se range, se partage et se conserve selon les mêmes règles. Il ne rend pas la GED « intelligente ».
Seulement après avoir lu ses conditions : conservation des requêtes, réutilisation des données, droit applicable. La CNIL recommande d’en encadrer l’usage.
Non. Elle évite la sortie des données, mais il faut encore régler les droits de l’index, les journaux et la suppression.
Non. Elles viennent des textes et de votre politique. Voir conserver et archiver les documents.
Le sujet a son propre guide : IA et confidentialité du filtrage.
Oui, par une extension que vous ajoutez à votre instance. Avant de l’activer, vérifiez où tourne le modèle et ce qu’il conserve, avec les questions de ce guide.
Avec des dossiers d’équipe, des étiquettes et un circuit. Voir retrouver, étiqueter et faire circuler un document.
Klytic Docs n’intègre pas d’IA par défaut : le classement repose sur les dossiers d’équipe, les étiquettes, les circuits de validation et la recherche. Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une extension d’IA à votre instance, dont vous êtes administrateur. Les questions de ce guide s’appliquent alors à cette extension : où tourne le modèle, qui l’opère, ce qui est conservé et ce qui sort de l’instance.
La visioconférence incluse dans Klytic Docs permet l’enregistrement, la transcription, la traduction et le résumé des réunions, dans l’instance du client. C’est un service de réunion, pas une GED intelligente. Elle est fournie pour un nombre d’utilisateurs limité ; la prise en charge d’un nombre important d’utilisateurs en visioconférence fait l’objet d’un devis spécifique.
Pour les documents chiffrés à la source, la clé est générée à partir du compte du client : Klytic ne peut pas en lire le contenu. Les données que le service doit traiter sont chiffrées au repos avec des clés gérées par Klytic. Côté Klytic, les accès techniques sont nominatifs et journalisés.
Pour les e-mails, Klytic MTA utilise un modèle opéré par Klytic, ou dans l’instance du client, et non par un service grand public, pour arbitrer les seuls messages au score ambigu. Le détail est dans le guide sur le filtrage.
L’hébergement est possible dans toute zone géographique correspondant à la juridiction applicable, sous réserve de la disponibilité des services, notamment en Europe ou à Maurice, ou sur les serveurs du client. Klytic n’est pas une offre qualifiée SecNumCloud.
Cette page décrit un cadre général. Elle ne remplace pas l’analyse des conditions d’un service d’IA précis.
Consultées en octobre 2026.
Chiffrement, droits, classement : voyons ce qui convient à vos dossiers.
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