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メール · 活用する Klytic Mail
退職する従業員のメールボックスを閉じる前に、まだ連絡してくる顧客のために開いたままにするかどうかを決めてください。Klytic Mail では、貴社のアカウントの管理者がまず本人のログインと端末を解除し、次に業務を引き継ぐ人に、パスワードを渡すことなく委任によってアクセスを付与します。メールボックスを長期間保持する必要がある場合、30日間のバックアップでは不十分です。アーカイブは閉鎖前に決定します。
退職日には3つの選択肢があります。事後ではなく、事前に決めてください。
| 選択肢 | 適する場合 | 効果 |
|---|---|---|
| メールボックスを開いたままにする | 顧客や仕入先がまだこのアドレスに連絡してくる | メールボックスは受信を続け、後任者が委任によって閲覧します |
| 自動応答または転送を設定して閉鎖する | 受信量が少なく、履歴は別の場所に引き継がれている | 送信者には新しい連絡先を示す自動応答が届くか、メッセージが転送されます |
| アドレスをエイリアスにする | アドレスは残すが、メールボックスは不要 | 履歴を保存またはアーカイブした後、メッセージは後任者に直接届きます |
いずれの場合も、履歴は別の問題です。メールボックスを削除する前に、保持、引き継ぎ、またはアーカイブを行う必要があります。
退職者のパスワードは渡さないでください。管理者が後任者に、後任者自身のアカウントでメールボックスに対する権限を付与します。閲覧または内容の管理、必要に応じてこのアドレスの「代理」として、または「本人として」送信する権限です。後任者は Web メール上で自分のメールボックスの隣にそのメールボックスを見つけられます。各返信は引き続き誰かに紐づけられます。
複数の人が担当を引き継ぐ場合は、メールボックスを共有メールボックスに変換し、権限を割り振ります。設定方法は「共有メールボックス、エイリアス、複数の事業体」で説明しています。
例。30人の中小企業で営業担当者が退職します（架空の事例）。当日中に、管理者は本人のログインをブロックし、業務用スマートフォンのメールデータを消去します。後任者にはメールボックスの管理権限とこのアドレスの代理としての送信権限を付与し、新しい連絡先を示す自動応答を設定し、退職者を equipe-commerciale@ のリストから外します。3か月後、受信が途絶えたため、このアドレスは後任者のメールボックスのエイリアスになります。
Klytic のバックアップでは、過去30日間にさかのぼって復元できます。メールボックスを何年も保存するためのものではありません。義務や訴訟リスクのためにメールボックスを保持する必要がある場合は、アカウントがまだ管理下にあるうちにアーカイブを手配してください。「メッセージのアーカイブ」をご覧ください。私的なものと識別されたメッセージには固有のルールが適用されます。対応方法については顧問弁護士の確認を受けてください。
Klytic Docs 内の本人のファイルには、別の手順があります。「従業員またはチームの離任」をご覧ください。Klytic Tel の内線を持っていた場合は、電話システムの管理者にお知らせください。
はい。ログインをブロックすると本人は入れなくなりますが、メールボックスは受信を続け、後任者が委任によって閲覧します。
はい、30日以内であれば可能です。まず、メールボックスの削除済みアイテムフォルダーを無料で確認してください。そこになければ、サポートがバックアップから復元します。月3件まで料金に含まれます。「メッセージまたはメールボックスを復元する」をご覧ください。
やり取りのある相手が新しいアドレスに切り替えるまでです。その後は、エイリアスまたは自動応答で十分であり、履歴はアーカイブの問題となります。
本人の権限を削除するだけで済みます。「共有メールボックスとエイリアス」をご覧ください。
