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ドキュメント・文書管理システム（GED） · 理解する
文書の保管期間を決めるのは、ディスクの容量ではなく、その文書に伴う義務と、お客様にとっての用途です。アーカイブ方針は、何を、どれだけの期間、どこに、どの形式で保管し、誰が引き続きアクセスでき、最終的にどう処理するかを定めます。会計証憑、契約書、人事記録を保管している企業、つまりほぼすべての企業に必要なものです。
この3つの言葉はよく混同されますが、答える問いが異なります。
| 問い | 一般的な期間 | |
|---|---|---|
| バックアップ | インシデント後に以前の状態に戻す | 数日から数週間 |
| アーカイブ | 日常業務では使わなくなった文書を、完全な状態で参照可能なまま保管する | 義務または用途に応じた期間 |
| 保管 | 文書がどれだけの期間存在しなければならないか、または存在してよいか | 法令、契約、または社内の決定で定められる |
個人データについて、CNILは3つの段階を示しています。データが収集目的のために使われている間のアクティブベース。その目的には使わなくなったが、訴訟や法的義務などに引き続き有用な場合の中間アーカイブ。この段階ではデータを分離し、権限のある人が必要なときだけ参照します。そして、その価値によって保管される一部の情報のための永久アーカイブです。この区分は、あらゆる文書によく当てはまります。
バックアップについては専用のガイドがあります。バージョン管理、レプリケーション、バックアップをご覧ください。30日間のバックアップはアーカイブではありません。
方針は数ページに収まります。文書の種類ごとに、7つの問いに答えます。
すべては棚卸しから始まります。棚卸しがなければ、方針はスローガンにすぎません。どこにあるか誰も知らない文書に期間を定めることになります。
フランスでは、いくつかの期間が法律で定められています。公式サイトService Public Entreprendreが、根拠とともにそれらをまとめています。企業にとって特に一般的なものをいくつか紹介します。
| 文書 | 期間 | 起算点 | 引用されている法令 |
|---|---|---|---|
| 会計帳簿および記録 | 10年 | 会計年度の締め | Code de commerce, art. L123-22 |
| 証憑書類（注文書、納品書、請求書） | 10年 | 会計年度の締め | Code de commerce, art. L123-22 |
| 税務書類（一般原則） | 6年 | 記載された最後の取引日または作成日 | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| 契約書および商取引の通信文書 | 5年 | 適用される時効に応じて | Code de commerce, art. L110-1 à L110-4 |
| 給与明細書の控え（雇用主） | 5年 | 情報ページに記載なし | Code du travail, art. L3243-1 à L3243-5 |
| 従業員名簿（registre unique du personnel） | 5年 | 従業員の退職 | Code du travail, art. R1221-26 |
3つの注意点があります。1つの文書に複数の期間が適用されることがあります。請求書は会計証憑であると同時に税務書類でもあります。事業を隠蔽していた場合、税務上の期間は10年に延長されます。そして、この表はフランスにのみ当てはまります。業種（医療、銀行、保険）や読者の国によって期間は変わります。すべての企業に適用できる単一の基準表は存在しません。
個人データを含む文書は、無期限に保管できません。CNILが指摘しているように、GDPR（EU一般データ保護規則）は、管理者が目的に応じて定める限られた期間を義務付けています。
人事について、CNILは2026年4月に、採用、人事管理、給与、労働災害、内部通報といった活動ごとに整理した保管期間の参照基準を公表しました。この参照基準はソフトローであり、遵守は義務ではありません。ただし、そこに掲載されている期間の一部は法令で定められており、雇用主はこれに反することはできません。1つの処理に複数の期間が適用されることもあります。
実務上、文書管理システム（GED）に保管された人事記録には2つのルールが必要です。従業員の退職後に誰がそれを開けるのか、そしていつ削除するのかです。「念のため」保管するのはルールではありません。
誰も開けなければ、ファイルを10年間保管しても意味がありません。場所だけでなく、形式も重要です。
紙の原本のデジタルコピーの効力には、独自のルールがあります。原本を廃棄する前に、会計士または顧問にご確認ください。
仮想のケースです。従業員40名の中小企業で、経理担当者、人事責任者、経営者が集まります。半日で、6つの文書の種類を洗い出します。
仕入先からの請求書は承認フローを経て、年ごとに保管され、会計年度の締めから10年間保管します。顧客との契約書は顧客ごとに整理し、契約終了後5年間保管します。人事記録はアクセスを制限したフォルダーに保管し、期間はCNILの参照基準に従い、書類ごとに確認します。下書きや作業文書には方針を定めません。プロジェクトとともに生まれ、消えていきます。
毎年2月に、経理担当者が期限を迎えたフォルダーを特定し、廃棄の承認を得て、その決定を記録します。方針は2ページに収まります。
個人データを含まない文書であれば可能ですが、コストがかかり、見通しも悪くなります。個人データについてはできません。期間は目的に応じて限定しなければなりません。
いいえ。バックアップはインシデント後に以前の状態に戻すためのものです。バージョン管理、レプリケーション、バックアップをご覧ください。
それは独自のツールを伴う別のテーマです。メッセージのアーカイブをご覧ください。
安定した整理体系と、保存時に付けたタグを使います。文書を検索し、タグを付け、回覆するをご覧ください。
場所と運用者の問題はソブリンクラウドとはで扱っています。
Klytic Docsは、フォルダー、バージョン、タグを、お客様専用のインスタンスに、お客様が残しておく限り保管します。公開されている仕入先請求書の例のように、承認フローは承認された文書を整理して保管します。グループ単位の権限により、アーカイブフォルダーへのアクセスを制限できます。データはいつでも標準形式でエクスポートでき、契約終了後30日間はエクスポート可能な状態が続き、その後削除されます。
2つの点を混同しないようご注意ください。Klyticのバックアップの保持期間は30日間です。インシデントから守るものであり、10年間のアーカイブではありません。Klytic Mail向けに提供されている法的アーカイブはメールのオプションであり、Klytic Docsを証拠力のあるアーカイブシステムに変えるものではありません。
方針そのもの（種類、期間、廃棄）は企業が決定し、その管理者が適用します。ホスティングは、サービスの提供状況に応じて、適用される法域に対応するあらゆる地域（特に欧州またはモーリシャス）、またはお客様のサーバーで可能です。KlyticはSecNumCloud認定を受けたサービスではありません。
このページは一般的な枠組みを説明するものです。会計士や顧問の助言に代わるものではありません。
2026年10月11日時点の法的情報。ここで引用している期間は、公式サイトService Public Entreprendreが提示するフランス法上のもので、同サイトは特にCode de commerce第L123-22条およびLivre des procédures fiscales第L102 B条を参照しています。期間は国、業種、文書の性質によって異なります。
2026年10月に参照。
