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ドキュメント・文書管理システム（GED） · 活用する Klytic Docs
Klytic Docsには2つの操作があります。組織内のアカウントとの社内共有と、権限、パスワード、有効期限を設定したリンクによる社外送信です。お客様のインスタンスの管理者は、これらの保護を全員に義務付けることができ、誤った共有を減らせます。
ファイルやフォルダーを添付ファイルで送らずにアクセスを提供できます。文書はお客様のインスタンス内の元の場所に留まります。誰がアクセスできるかを把握でき、いつでも権限を絞ったりアクセスを停止したりでき、相手は常に最新バージョンを閲覧できます。
ファイルまたはフォルダーの共有パネルから、組織内の同僚またはグループを選びます。閲覧、編集、再共有の権限を設定すると、そのアイテムが相手のスペースに表示されます。
部署全体に対しては、個別の共有を重ねるより、グループに開放したチームフォルダーをおすすめします。グループの設定は誰がどの文書を閲覧できるかを設定するで説明しています。
共有リンクを使うと、お客様のインスタンスにアカウントを持たない人にもファイルやフォルダーへのアクセスを提供できます。アドレスには推測不可能なランダムな識別子が含まれます。リンクごとに次の項目を設定します。
同じフォルダーに、権限の異なる複数のリンクを作成し、それぞれ別々に削除できます。Klytic Mailからは、重い添付ファイルの代わりにこのリンクを送ってください。受信者は最新のバージョンを閲覧できます。
情報漏えいの多くは、間違ったフォルダーに設定されたリンクや、期限なしで開かれたままのリンクが原因です。お客様のインスタンスの管理者は、全員に適用されるルールを定められます。
ユーザー側は、2つの習慣で十分です。必要なサブフォルダーだけを共有し、手軽さから親フォルダーを共有しないこと。そして、機密文書を保存する前に、親フォルダー経由も含めてすでに誰がアクセスできるかを共有パネルで確認することです。
適切な方法は、やり取りの期間と方向によって異なります。
| 状況 | 操作 |
|---|---|
| 文書の単発の送付 | 閲覧のみのリンク、パスワード、短い有効期限 |
| 顧客から書類を受け取る | 専用フォルダーにアップロード専用のリンク |
| 双方向の定期的なやり取り | パートナー専用フォルダー、編集可能なリンク、パスワード、期限ごとに見直す有効期限 |
| 長期的な協業 | 管理者がお客様のインスタンスにアカウントを作成し、共通フォルダーだけを閲覧できるグループに配置 |
パートナー用フォルダーは、機密性の高い階層の外に置きます。こうすれば、範囲の広すぎるリンクでも他のものが公開されることはありません。社外の方向けにアカウントを作成する場合は、ご契約プランの規模への影響についてKlyticにご相談ください。
会議では、社外の参加者はアカウントなしで、リンクだけでKlytic Docsのビデオ会議に参加できます。この会議へのアクセスでお客様のフォルダーが開放されることはありません。通話中に示した文書は、別途リンクで共有します。
ビデオ会議は限られたユーザー数で提供されます。多数のユーザーでビデオ会議を利用する場合は、個別にお見積りします。
画面に表示された文書は、常にコピーや撮影が可能です。そのため、管理は複数の手段を組み合わせて行います。
お客様のインスタンスとの通信は暗号化されています。ただし、フォルダーの暗号化方式によっては、利用できる共有オプションが異なる場合があります。社外の方向けのフォルダーを暗号化する前に、ご確認ください。
あるサービス会社が2つのチームフォルダーを開設します。
共有パネルに、親フォルダーから継承されたアクセスも含めて表示されます。基本的なルールは誰がどの文書を閲覧できるかを設定するをご覧ください。
アカウントを閉じる前に、引き継ぐか無効にする必要があります。従業員またはチームの離脱時の文書の取り扱いをご覧ください。
はい。ファイルのバージョン履歴から戻せます。文書のバージョンを取り戻すをご覧ください。
Klytic Docsのページをご覧ください。
