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ドキュメント・文書管理システム（GED） · 活用する Klytic Docs
チームからの離脱ではグループから外し、退職ではアカウントを閉じます。閉じる前に、お客様のインスタンスの管理者が3つの点を確認します。個人スペースにしかないファイル、本人が個人スペースから共有していたフォルダー、そして社外に送ったリンクです。
業務文書を一つも失わず、退職後にアクセスを残さず、同僚は中断することなく業務を続けられます。作業の順序が重要です。まず回収し、その後に閉じます。
| 状況 | 主な作業 | 本人に残るもの |
|---|---|---|
| チームの異動、またはプロジェクトでの任務終了 | 該当するグループから外す | アカウント、個人スペース、その他のグループ |
| チーム全体または外部委託先の離脱 | チームフォルダーからグループを外す、またはグループを空にする | 他で使われていれば、アカウント |
| 退職 | ファイルを回収し、アカウントを無効化し、最後に削除する | なし |
業務用のフォルダーがチームフォルダーであれば、ほとんどの離脱はグループから外すだけで済みます。チームフォルダーに保存されたファイルは組織に属するため、作成者が去ってもそのまま残ります。グループの設定方法は誰がどの文書を閲覧できるかを設定するで説明しています。
本人が在籍しているうちに、次の確認を行ってください。個人スペースで何が重要かを知っているのは本人です。
お客様のインスタンスの管理者がアカウントを無効化します。その効果は次のとおりです。
つまり、無効化は安全な待機段階です。漏れがないかを確認する時間を確保できます。
無効化されたアカウントのスペースにファイルが残っている場合は、サーバー側で同僚へ一括移管できます。移管元のアカウントと引き継ぐアカウントを添えて、Klyticサポートにご依頼ください。
その後に初めて、管理者がアカウントを削除します。ご注意ください。削除すると、本人が共有していたものも含め、個人スペースのすべてのファイルがただちに消去されます。取り消せるのは数秒間だけです。
削除後に漏れが見つかった場合は？Klyticのバックアップを使い、過去30日間のバックアップからの復元をサポートに依頼できます。退職に際して早すぎたアカウント削除の場合、この復元は月3件まで料金に含まれます。このセーフティネットは、従業員のフォルダーのアーカイブではありません。30日を過ぎると、回収されなかったものは失われます。
ある営業担当者が月末に退職します。2週間前に、上司が進行中の見積書をチームフォルダー「営業」に移すのを手伝います。本人は、同僚2名と共有していた個人フォルダーを後任者に移管します。顧客3社向けのリンクは、後任者が新しいパスワードを設定して作り直します。最終日に管理者がアカウントを無効化します。1か月後、確認を経てアカウントを削除します。
いいえ。まず無効化してください。アクセスは遥断され、何も失われません。必要なファイルが残っていないことを確認してから削除してください。
個人スペースではなくチームフォルダーで業務を行うことです。誰がどの文書を閲覧できるかを設定するをご覧ください。
引き続き在籍する人のアカウントから、パスワードと有効期限を設定してリンクを作り直してください。共有リンク、パートナー、ダウンロードをご覧ください。
Klytic Mailで対応します。退職する従業員のメールボックスをご覧ください。
Klyticサポートは、無効化されたアカウントのファイルを引き継いだり、30日以内であれば回収漏れを復元したりできます。
