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ドキュメント・文書管理システム（GED） · 理解する
可能です。ただし、モデルが文書と同じ場所で動作するか、役割を把握している事業者のもとで動作し、抽出内容もクエリも他の目的に使われないことが条件です。問題はモデルの性能ではなく、データの流出です。また、AI があっても、フォルダー構成、権限、保存期間の設計が不要になるわけではありません。
オンラインのアシスタントにファイルを送る、あるいは文書スペースに AI ツールを接続すると、文書のテキスト以上のものが社外に出ます。
これに加えて、プロバイダーに適用される法律の問題があります。「CLOUD Act から企業を守る」で扱っています。
CNIL（フランス個人情報保護機関）は、生成 AI を導入する際には安全な導入形態を選ぶこと、たとえばローカルで安全かつ専門特化したシステムを優先することを推奨しています。それが難しい場合は、提供したデータを事業者がどの程度再利用しうるかを確認し、それに応じて利用方法を調整するよう求めています。具体的には次の6つの問いです。
CNIL はまた、許可事項と禁止事項の一覧によって利用を管理すること、たとえば想定されていない場合には個人データをシステムに提供しないことも推奨しています。
適切に管理された AI は、タグを提案したり、日付、金額、仕入先名を抽出したり、日常的な言葉で書かれた検索に答えたりできます。ただし、これらは提案です。時には誤り、しかもその誤りが目に見えることはまれです。
AI があっても、次の3つの判断は不要になりません。
企業としての責任を伴う文書は、人が承認します。それは承認フローの役割であり、モデルの役割ではありません。
文書管理システムの事業者のもとでモデルを動かせば、第三者に文書を送る必要はありません。しかし、それはアクセスがないことを意味しません。文書を読むには、モデルは文書を平文で見る必要があります。したがって、モデルを運用する事業者は、バックアップを復元するときやサポート対応を行うときと同じく、技術的には内容にアクセスできます。
暗号化は、このトレードオフをはっきりさせます。ユーザーのアカウントから生成された鍵でソース側で暗号化された文書は、事業者には読めません。サーバー上で動くモデルにも読めません。フォルダーの暗号化方式によって、機密性かサーバー側の処理のどちらかを得ることになり、両方を得られることはまれです。鍵の保有については「ソブリンクラウドとは？」で詳しく説明しています。
架空の事例です。15人の事務所が、競業避止条項を含む契約書をすべて見つけたいと考えています。選択肢は3つです。
一般向けのオンラインアシスタント。契約書をアップロードします。内容、顧客名、クエリが社外に出ます。その保持と再利用はサービスの条件次第です。
自社サーバー上のモデル。「契約書」フォルダーだけを、フォルダーの権限に従ってインデックス化します。ログは最小限で、管理者が確認します。内容はインフラの外に出ませんが、そのサーバーを運用し、更新し続ける必要があります。
AI を使わない。登録時に承認フローの中で「競業避止」タグを付けます。タグ検索で、数秒で契約書が見つかります。定期的で明確に定義されたニーズであれば、多くの場合これで十分です。
適切な選択は、ツールの魅力ではなく、その問いの頻度と文書の機密性によって決まります。
ビデオ会議から文字起こしや要約を作成できます。これは会議の処理であり、ファイルの分類ではありません。要約はほかの文書と同じ文書になり、同じルールに従って保管、共有、保存されます。それによって文書管理システムが「インテリジェント」になるわけではありません。
その条件（クエリの保持、データの再利用、適用法）を確認したうえでのみ可能です。CNIL はその利用を管理することを推奨しています。
いいえ。データの流出は避けられますが、インデックスの権限、ログ、削除については別途設定が必要です。
いいえ。保存期間は法令と貴社のポリシーから決まります。「文書の保存とアーカイブ」をご覧ください。
このテーマには専用のガイドがあります。「AI とフィルタリングの機密性」をご覧ください。
はい、貴社のインスタンスに拡張機能を追加することで可能です。有効にする前に、このガイドの問いを使って、モデルがどこで動作し、何を保持するかを確認してください。
チームフォルダー、タグ、承認フローを使います。「文書の検索、タグ付け、回覧」をご覧ください。
Klytic Docs は標準で AI を組み込んでいません。分類はチームフォルダー、タグ、承認フロー、検索に基づいています。ご希望に応じて、貴社が管理者を務めるインスタンスに AI 拡張機能を追加できます。その場合、このガイドの問い（モデルがどこで動作し、誰が運用し、何が保持され、何がインスタンスの外に出るか）がその拡張機能に適用されます。
Klytic Docs に含まれるビデオ会議では、お客様のインスタンス内で、会議の録画、文字起こし、翻訳、要約が可能です。これは会議サービスであり、インテリジェントな文書管理システムではありません。限られたユーザー数を対象に提供しており、ビデオ会議で多数のユーザーに対応する場合は個別にお見積りします。
ソース側で暗号化された文書では、鍵はお客様のアカウントから生成されるため、Klytic はその内容を読めません。サービスが処理する必要のあるデータは、Klytic が管理する鍵で保存時に暗号化されます。Klytic 側の技術的アクセスは記名式で、ログに記録されます。
メールについては、Klytic MTA は、スコアが曖昧なメッセージの判定に限り、一般向けサービスではなく、Klytic が運用するモデル、またはお客様のインスタンス内のモデルを使用します。詳細はフィルタリングに関するガイドにあります。
ホスティングは、適用される法域に対応するあらゆる地域（サービスの提供状況によります。特に欧州やモーリシャス）、またはお客様のサーバー上で可能です。Klytic は SecNumCloud 認定サービスではありません。
このページは一般的な枠組みを説明するものです。特定の AI サービスの条件の分析に代わるものではありません。
2026年10月に参照。
