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文档与电子文档管理（GED） · 了解
文档的保存期限取决于其所附带的法定义务和您对它的实际用途，而不是磁盘的容量。归档政策规定保存什么、保存多久、保存在哪里、以什么形式保存、谁仍可访问，以及到期后如何处置。只要企业保存会计凭证、合同或人事档案，就需要这样一份政策，也就是说几乎总是需要。
这三个词经常被混淆，但它们回答的是不同的问题。
| 问题 | 典型期限 | |
|---|---|---|
| 备份 | 在事故后恢复到之前的状态 | 数天或数周 |
| 归档 | 保存一份不再日常使用的文档，确保其完整且可查阅 | 与法定义务或用途相应的期限 |
| 保存 | 文档必须或可以存在多长时间 | 由法规、合同或内部决定规定 |
对于个人数据，法国国家信息与自由委员会（CNIL）将其划分为三个阶段。活动数据库阶段：数据仍用于其收集目的。中间归档阶段：数据不再用于该目的，但仍有用处，例如用于诉讼或履行法定义务：此时数据被单独存放，由获授权人员不定期查阅。最后是永久归档阶段，适用于因其价值而保存的某些信息。这一划分同样适用于所有文档。
备份有专门的指南：版本管理、复制与备份。三十天的备份并不是归档。
一份政策只需寥寥数页。对于每一类文档，它回答七个问题：
一切都从盘点开始。没有盘点，政策就只是一句口号：它为没人知道存放位置的文档规定保存期限。
在法国，多项保存期限由法律规定。官方网站Service Public Entreprendre汇总了这些期限及其法律依据。以下是企业最常见的几项：
| 文档 | 期限 | 起算时间 | 引用法规 |
|---|---|---|---|
| 会计账簿和登记册 | 10年 | 财年结束 | Code de commerce, art. L123-22 |
| 会计凭证（订单、送货单、发票） | 10年 | 财年结束 | Code de commerce, art. L123-22 |
| 税务文件（一般规定） | 6年 | 所载最后一笔交易或文件编制日期 | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| 合同及商务往来函件 | 5年 | 视适用的时效而定 | Code de commerce, art. L110-1 à L110-4 |
| 工资单副本（雇主） | 5年 | 该官方说明未写明 | Code du travail, art. L3243-1 à L3243-5 |
| 员工统一登记册 | 5年 | 员工离职 | Code du travail, art. R1221-26 |
有三点说明。同一份文档可能同时适用多个期限：发票既是会计凭证，也是税务文件。如存在隐蔽经营活动，税务期限延长至十年。此外，本表仅适用于法国：行业（医疗、银行、保险）和读者所在国家都会影响期限。不存在适用于所有企业的统一标准。
包含个人数据的文档不能无限期保存。正如CNIL所指出的，GDPR（欧盟《通用数据保护条例》）要求保存期限有限，由数据控制者根据处理目的确定。
在人力资源方面，CNIL于2026年4月发布了一份保存期限参考标准，按活动类别编排：招聘、行政管理、薪酬、工伤、职业举报。该参考标准属于软法，并非强制性规定。但其中引用的部分期限是由法规强制规定的，雇主不得违反。同一项处理活动可能同时适用多个期限。
实际操作中，存放在电子文档管理（GED）系统中的人事档案需要两条规则：员工离职后谁仍可以打开，以及何时清除。“以防万一”地保存并不是一条规则。
如果没人能打开，保存一个文件十年也毫无意义。存放位置很重要，格式同样重要：
纸质原件的电子副本具有何种效力，受专门规则约束。在销毁原件之前，请与您的会计师或顾问核实。
假设情形。一家四十人的中小企业召集其会计、人事负责人和企业负责人。他们用半天时间列出了六类文档。
供应商发票经过审批流程后按年份归档，在财年结束后保存十年。客户合同按客户归档，在合同终止后保存五年。人事档案存放在访问受限的文件夹中，其保存期限遵循CNIL参考标准，并逐件核实。草稿和工作文件不适用任何政策：它们随项目而生、随项目而消。
每年2月，会计确定已到期的档案，报批销毁并记录决定。整份政策只有两页。
对于不含个人数据的文档，可以，但成本高且不易查阅。对于个人数据，不可以：保存期限必须以处理目的为限。
不算。备份用于在事故后恢复到之前的状态。请参阅版本管理、复制与备份。
这是一个独立的话题，有其专门的工具。请参阅邮件归档。
依靠稳定的归类结构以及在存入时添加的标签。请参阅查找、标记和流转文档。
存放地点和运营方的问题请参阅什么是主权云？
Klytic Docs将文件夹、版本和标签保存在客户的专属实例中，只要客户不删除，就一直保留。审批流程在文档获批后将其归档并保存，就像已发布示例中的供应商发票那样。按用户组分配的权限可以限制对归档文件夹的访问。您的数据可随时以标准格式导出，并在合同终止后三十天内仍可导出，之后将被删除。
有两点不应混淆。Klytic备份保留三十天：它用于应对事故，并不是十年期的归档。Klytic Mail所提供的法定归档是电子邮件的一项可选功能：它不会使Klytic Docs成为具有证据效力的归档系统。
政策本身（文档类别、期限、销毁）仍由企业决定，并由其管理员执行。可托管于与适用司法管辖区相对应的任何地理区域（视服务可用性而定），尤其是欧洲或毛里求斯，也可托管于客户自有服务器。Klytic并非获得SecNumCloud资质认证的产品。
本页介绍的是一般性框架，不能替代您的会计师或顾问的意见。
法律要点（截至2026年10月11日）。文中引用的期限为法国法律规定的期限，以官方网站Service Public Entreprendre的表述为准，该网站尤其引用了Code de commerce第L123-22条和Livre des procédures fiscales第L102 B条。具体期限因国家、行业和文档性质而异。
查阅于2026年10月。
