首页›指南›文档与电子文档管理（GED）
文档与电子文档管理（GED） · 使用 Klytic Docs
Klytic Docs提供两种操作：内部共享，即与贵机构的账户共享；外部发送，即通过链接发送，并可设置权限、密码和到期日期。您实例的管理员可以将这些保护措施设为对所有人强制生效，从而减少意外共享。
您无需以附件形式发送，就能开放文件或文件夹的访问权限。文档始终保留在您实例中的原位置。您清楚谁拥有访问权限，可以随时降低权限或切断访问，对方看到的始终是最新版本。
在文件或文件夹的共享面板中，选择贵机构的一位同事或一个用户组，并设置其权限：查看、修改、转共享。该内容随即出现在对方的空间中。
对于整个部门，建议使用对用户组开放的团队文件夹，而不是一系列个人共享。用户组的设置请参阅设置谁能查看哪些文档。
共享链接可让在您实例中没有账户的人访问文件或文件夹。链接地址包含一个无法猜测的随机标识符。每个链接都可以设置：
您可以对同一文件夹创建多个权限不同的链接，并分别撤销。在Klytic Mail中，请发送这类链接而不是体积庞大的附件：接收人看到的是最新版本。
大多数泄露源于链接设在了错误的文件夹上，或链接长期开放、没有时间限制。您实例的管理员可以为所有人设定规则：
对用户而言，养成两个习惯即可。只共享有用的子文件夹，绝不图方便而共享上级文件夹。在存入敏感文档之前，先在共享面板中查看谁已有访问权限，包括通过上级文件夹获得的权限。
合适的工具取决于交流的时长和方向。
| 情况 | 操作 |
|---|---|
| 一次性发送文档 | 仅查看链接、密码、较短的到期日期 |
| 接收客户提供的文件 | 在专用文件夹上设置仅上传链接 |
| 定期双向交换 | 为合作伙伴设立专用文件夹、可修改链接、密码，并在每次到期时重新审视到期日期 |
| 长期协作 | 由管理员在您的实例中创建账户，并加入一个只能看到共用文件夹的用户组 |
合作伙伴文件夹应放在敏感目录结构之外。这样，即使链接范围过大，也不会暴露其他内容。如需为外部人员创建账户，请与Klytic确认这对您套餐规模的影响。
对于会议，外部受邀人员通过一个简单的链接即可加入Klytic Docs的视频会议，无需账户。这一会议访问权限不会向他们开放您的文件夹：通话中展示的文档需另行通过链接共享。
视频会议功能面向有限数量的用户提供。如需支持大量用户使用视频会议，需另行报价。
显示在屏幕上的文档总是可以被复制或拍照。因此，管控依赖多种手段的组合：
与您实例之间的通信均已加密。但视文件夹的加密方式不同，可用的共享选项可能有所差异：在加密面向外部人员的文件夹之前，请先确认这些选项。
一家服务公司设立了两个团队文件夹。
共享面板会显示这些信息，包括从上级文件夹继承的访问权限。基本规则请参阅设置谁能查看哪些文档。
必须在关闭其账户前接管或关闭。请参阅员工或团队离开时的文档处理。
可以，通过文件的版本历史。请参阅找回文档的某个版本。
请访问Klytic Docs页面。
