在 Docs、Sheets 和 Slides 中同时编辑，是许多团队的习惯操作。通过链接共享即时完成。对已有资料的搜索效果很好。小型机构的管理工作很简单。对于已经围绕 Drive 组织起来的协会、事务所或中小企业而言，仅仅出于原则、不经测试就离开 Google，结果就会走回头路。
这些优点并不是细枝末节的便利。它们改变了工作方式：人们不再发送第 3 版附件，而是共享一个链接，并在同一个地方发表评论。一个已经养成这种习惯的团队，很难适应失去它。
示例。 一家 15 人的咨询公司在 Docs 中多人共同撰写提案，在一个共享的 Sheets 中跟踪销售活动，并且没有 IT 人员。对它来说，Google Workspace 既是生产工具，也是管理工具。离开它意味着需要另一种编辑器、培训，以及一位管理新套件的人员。如果管理层没有更换运营方的明确理由，继续使用就是合乎逻辑的决定。
法律上的局限在别处。Google 是一家美国公司。数据区域根据版本覆盖所列明的内容，并不覆盖全部内容（例如某些日志）。来自欧盟境内的支持访问需通过一个选项进行设置，而不是包含在入门产品中。详情见欧盟《通用数据保护条例》（GDPR）与 Google Workspace。
此外还有美国法律：源自 CLOUD Act 的条文（18 U.S.C. § 2713）针对的是服务提供商持有或控制的数据，包括位于美国境外的数据。因此，选择欧洲区域并不能让 Google 摆脱这一法律。至于数据传输，充分性决定 (UE) 2023/1795 截至2026年10月5日仍然有效，但受到质疑：据一份律师评论（WilmerHale）称，欧盟普通法院于2025年9月3日驳回了一项撤销之诉，随后于2025年10月31日向欧盟法院提起了上诉。相关框架详见保护企业免受 CLOUD Act 影响。
在法律层面。 文件和邮件存放在欧洲运营方处，或存放在 Infomaniak 等瑞士运营方处，或存放在由您自己掌控的服务器上。合同由欧洲或瑞士法院管辖。瑞士不属于欧盟，但已获得充分性决定的认可：视您的需求规格而定，这可能足够，也可能不够。欧洲运营方仍然受其所在国法律的约束。您获得的是司法管辖权的变化，而不是豁免。请索取其分包商清单、了解其支持服务所在地，以及由谁持有加密密钥。
在运营层面。 在线编辑器将是 OnlyOffice、Collabora 或同类产品。协同编辑功能是有的。但在评论、建议和高度复杂的表格方面，它的表现与 Google 不同。Google 原生文件会被转换为办公文档格式，格式设置、Sheets 特有的公式以及文件之间的链接可能会有所损失。外部共享的形式会有所变化：视工具而定，可能是链接、密码、到期日期。
而电子邮件比 Docs 更容易替换。它基于标准协议，用户可以重新获得邮箱、文件夹和日历。许多组织可以更换电子邮件服务，同时将 Drive 再保留一年。反过来做则更加痛苦。
先更换邮件，将 Drive 保留一年。 一家 30 人的服务型中小企业将电子邮件迁移到欧洲运营方，同时保留 Drive。在企业测试目标编辑器并整理 Drive（需要冻结的归档、需要迁移的活动文件夹、需要舍弃的文件）期间，各团队保持原有的写作习惯。注意事项：访问 Drive 仍然需要 Google 账户；Drive 链接会在从另一个电子邮件服务发出的邮件中流转；日历邀请和已安排的会议将更换工具；需要清点使用 Google 账户登录的第三方应用。请设定结束日期，否则这一年就会变成永久状态。
为某个团队保留 Google。 与代理机构一起在 Slides 中制作演示文稿的市场营销团队继续使用 Google；企业的其他部门则迁出。此时需要一条书面规则：哪些内容放在哪里，由谁来裁定。
先迁出 Drive，再迁出 Gmail。 这是变革管理成本最高的方案，而法律上的收益却只是部分的：接收所有人附件的电子邮件仍然留在美国运营方那里。这种方案很少有充分理由，除非某个具体事项要求首先迁移文件。
迁出方法见从 Google Workspace 迁移，邮件切换见不中断地迁移。
在两周时间里，让一个真实的团队在目标平台上撰写三类文档：会议纪要、跟踪表、商业提案。记录哪些出了问题。如果会议纪要可行而表格不行，您就知道哪项业务可以迁移。
为了让试用能够得出结论，请针对每份文档记录：
将每项任务归入三类：可行、可行但需要可接受的变通办法、不可行。请与实际产出内容的人员一起进行试用，而不仅仅是与 IT 部门一起。在这两周内，还要清点表单和 Apps Script：正是它们会在切换当天使流程中断。免费试用可以让您在真实的目标平台上进行这项测试。
在这些情况下继续使用并不是放弃。这是一个有书面记录的选择，当试用结果、版本或法律框架发生变化时，需要重新审视。
Infomaniak（瑞士，不属于欧盟，已获充分性决定）、由欧洲托管服务商或由您自己运营的 Nextcloud、用于电子邮件服务的 OVHcloud、用于邮件的 BlueMind，以及提供按需组合套件的 Klytic，它们之间不能相互替代。Google Workspace 的欧洲替代方案一页对它们进行了区分。
它可以在 GDPR 框架下使用。该条例要求有数据处理合同、数据传输的法律依据，以及一份说明数据区域未覆盖哪些内容的处理活动记录。运营方的国籍是另一项独立的决策，属于管理层的职责。核查方法见GDPR 与 Google Workspace。
它回答的是 Google 根据版本所列明的内容的存储位置问题。它不覆盖某些日志，也不会改变 Google 的国籍。如果您的要求涉及数据的持有方，那么它是不够的。
可以。这往往是最合理的顺序：邮件比文档更容易迁移。请做好安排，保留访问 Drive 所需的 Google 账户，并为这一混合使用期设定结束日期。
并非总是如此。向办公文档格式的转换需要用您自己的文件进行核实；敏感之处在于高度复杂的表格、Sheets 特有的公式以及文件之间的链接。这正是为期两周的试用的目的。
Klytic 为每个客户提供一个专属 Nextcloud 实例，以及由法国公司 Dedicace Software 运营的 Zimbra 电子邮件服务。它是文件、文件共享以及单人或多人在线编辑（含版本历史）的替代方案，同时也是邮件和视频会议的替代方案。它并不是换了名字的 Google Docs：其在线编辑器既不是 Google 的，也不是 Office 的。
Klytic 不具备 SecNumCloud 资质，而且法国运营商仍受法国法律约束。
本页介绍的是一般性框架。它不构成法律意见。
2026年10月查阅。
