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Várias empresas no Klytic Docs

Existem dois regimes. Se cada empresa precisa ficar isolada a ponto de nenhum administrador comum ver a outra, é necessária uma instância do Klytic Docs por empresa. Se existe confiança dentro do grupo, uma única instância basta, com um grupo e pastas de equipe por empresa.

Atualizado em outubro de 20266 minGuia prático Klytic Docs

A questão a decidir primeiro

Antes das pastas e dos grupos, faça esta pergunta: uma mesma pessoa tem o direito de administrar os documentos de todas as empresas?

O administrador de uma instância cria as contas, os grupos e as pastas de equipe. Portanto, ele pode, tecnicamente, dar a si mesmo acesso a qualquer pasta. Em uma instância comum, a separação entre empresas depende das configurações que ele aplica, e não de uma barreira que ele não conseguiria transpor.

  • Se a resposta for sim (holding e subsidiárias geridas pela mesma equipe, confiança estabelecida): uma única instância, com escopos separados.
  • Se a resposta for não (empresas com acionistas diferentes, entidade que precisa poder ser vendida, sigilo profissional próprio de uma atividade): uma instância por empresa.

Regime 1: uma instância por empresa

É o isolamento forte. O Klytic Docs sempre funciona em uma instância dedicada: qualquer que seja o modo de hospedagem, seus arquivos não ficam ao lado dos de nenhum outro cliente. O mesmo princípio se aplica entre as empresas de um grupo que desejam essa barreira.

  • Cada instância tem suas próprias contas, seus próprios administradores e suas próprias regras de compartilhamento.
  • Cada instância criptografa seus dados com a própria chave, que não é compartilhada com nenhuma outra instância.
  • Cada instância pode ser hospedada conforme o modo escolhido para a empresa: nuvem Klytic, servidor dedicado ou servidores da empresa. A zona de hospedagem é escolhida de acordo com a jurisdição aplicável, sujeita à disponibilidade dos serviços.
  • Uma venda ou uma separação fica simples: a instância da empresa em questão vai junto com ela.

Entre duas instâncias, as trocas passam por links de compartilhamento, como com um parceiro externo: Links de compartilhamento, parceiros e downloads. A escolha da hospedagem é detalhada na página Hospedagem e soberania.

Regime 2: uma instância, escopos separados

Uma única instância é adequada quando as pessoas confiam umas nas outras e certas pastas são comuns ao grupo. A separação se baseia nos grupos e nas pastas de equipe:

  1. Um grupo por empresa, por exemplo “Empresa A – pessoal” e “Empresa B – pessoal”, eventualmente subdividido por departamento.
  2. Pastas de equipe por empresa, abertas apenas ao grupo dessa empresa.
  3. Pastas comuns ao grupo (procedimentos, políticas, modelos), abertas para leitura a todos.
  4. Uma regra de compartilhamento: o administrador pode limitar os compartilhamentos internos aos membros dos grupos de cada pessoa. Um funcionário da empresa A só pode, então, compartilhar com colegas do seu grupo.
  5. Uma delegação, se cada empresa gerencia as próprias contratações: um administrador de grupo por empresa cria e gerencia as contas do seu grupo, sem acesso às configurações gerais.

O detalhe das permissões por grupo e por pasta está em Definir quem vê quais documentos.

Comparar os dois regimes

CritérioUma instância por empresaUma instância comum
Administrador comumNão, salvo escolha explícitaSim
Chave de criptografiaUma por empresaUma para a instância
Pastas comuns ao grupoPor links de compartilhamentoPastas de equipe abertas a vários grupos
Pessoa em duas empresasUma conta em cada instânciaUma conta, dois grupos
Venda de uma empresaA instância vai junto com elaExtração das pastas a organizar

Uma pessoa que trabalha para duas subsidiárias

Em uma instância comum, ela pertence aos dois grupos. Portanto, vê os dois escopos, cada um com suas permissões. É o comportamento esperado.

O risco é que ela se torne a ponte: movendo ou recompartilhando um documento da empresa A para a empresa B. Três configurações limitam isso:

  • dar a ela somente leitura no escopo em que ela não precisa produzir documentos;
  • não conceder a ela a permissão de recompartilhamento nas pastas sensíveis;
  • configurar à parte as permissões de compartilhamento externo dela, para que um documento de uma empresa não saia por link em nome da outra.

Se esse risco não for aceitável, é sinal de que as duas empresas se enquadram no regime 1. A pessoa tem, então, uma conta em cada instância, e cada conta só vê a sua empresa.

Exemplo: um grupo de três empresas

Uma holding controla uma empresa comercial e uma consultoria de engenharia sujeita a uma obrigação de confidencialidade perante seus clientes. A holding e a empresa comercial compartilham uma instância: um grupo por empresa, pastas de equipe separadas, uma pasta “Grupo – procedimentos” comum. A consultoria tem sua própria instância, com seu próprio administrador. A diretora financeira, que trabalha para as três, tem uma conta em cada instância.

Mudar de regime mais tarde

O modo de hospedagem pode evoluir, por exemplo da nuvem Klytic para uma instância dedicada. Separar uma instância comum em duas, ou unir duas, é um projeto a preparar com a Klytic: inventário das pastas, das contas e dos links e, em seguida, migração. É melhor decidir a questão do administrador comum desde o início.

Perguntas frequentes

Uma instância comum basta para duas subsidiárias?

Sim, se um administrador comum for aceitável. As configurações estão em Definir quem vê quais documentos.

Como impedir que um funcionário da empresa A compartilhe com a empresa B?

Limitando os compartilhamentos internos aos membros dos grupos dele e configurando os links externos: Links de compartilhamento, parceiros e downloads.

Cada empresa pode ser hospedada em uma zona diferente?

Com uma instância por empresa, sim, conforme a disponibilidade dos serviços. Veja Hospedagem e soberania.

A mesma questão se coloca para o e-mail?

Sim, ela é tratada em Caixas compartilhadas, aliases e várias entidades.

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Hospedagem e soberania

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