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Documentos e GED · Usar Klytic Docs

Encontrar, etiquetar e fazer circular um documento

No Klytic Docs, um documento é encontrado por três caminhos: a pasta de equipe, que dá a estrutura estável; as etiquetas, que cruzam as pastas (cliente, ano, tipo); a busca, que parte do nome do arquivo. Para os documentos que precisam ser aprovados, um fluxo “envio, aprovação, arquivamento” é configurado com a equipe Klytic.

Atualizado em outubro de 20266 minGuia prático Klytic Docs

O que você obtém

Um documento que tem um lugar, que qualquer pessoa consegue encontrar sem conhecer o autor e que segue um fluxo quando compromete a empresa. A busca só mostra o que a pessoa tem permissão para ver: uma organização comum não abre as pastas restritas.

1. A pasta de equipe: a estrutura estável

A organização principal é feita por pastas de equipe: uma por departamento, por unidade ou por grande atividade. Algumas regras evitam a árvore de pastas que ninguém entende:

  • três ou quatro níveis no máximo;
  • uma pasta por objeto durável (cliente, projeto, exercício fiscal), não por pessoa;
  • uma convenção de nomes comum, por exemplo 2026-03-12 Silva orçamento telhado: data, terceiro, assunto;
  • os favoritos para as pastas abertas todos os dias.

As permissões nessas pastas estão descritas em Definir quem vê quais documentos.

2. As etiquetas: os cruzamentos

Um arquivo só pode estar em uma pasta. Mas pode ter várias etiquetas. Elas servem para as questões transversais: todos os contratos, todos os comprovantes de 2025, tudo o que aguarda uma assinatura.

  • Aplicar uma etiqueta: no painel de detalhes de um arquivo, ou em uma seleção de vários arquivos de uma vez.
  • Encontrar por etiqueta: uma visão dedicada lista todos os arquivos que têm determinada etiqueta, seja qual for a pasta, dentro do limite das suas permissões.
  • Quem cria as etiquetas: um administrador da sua instância. Ele pode permitir que os usuários as criem ou reservar essa permissão para manter uma lista organizada.

Uma etiqueta pode ser visível e aplicada por todos, visível mas aplicada apenas pelos administradores, ou invisível e reservada às regras automáticas. As etiquetas reservadas servem, por exemplo, para marcar um status que só o fluxo de aprovação deve alterar.

Mantenha uma lista curta: umas vinte etiquetas conhecidas por todos valem mais do que duzentas que cada um inventa.

3. A busca

A barra de busca encontra arquivos e pastas pelo nome, em tudo a que você tem acesso: seu espaço, as pastas de equipe, os itens compartilhados com você. Um campo de filtro também permite restringir a visão da pasta aberta.

A busca no conteúdo dos arquivos, e não apenas no nome, depende da configuração da sua instância. Verifique com o suporte Klytic se ela está ativada no seu caso e para quais formatos. Um documento digitalizado sem reconhecimento de texto, por exemplo, só é encontrado pelo nome e pelas etiquetas. Dependendo do modo de criptografia da pasta, o conteúdo pode não ser indexado.

Por isso, o nome do arquivo e as etiquetas continuam sendo a base. Em uma grande organização, uma convenção de nomes compartilhada economiza mais tempo do que qualquer mecanismo de busca.

Propriedades e comentários

Cada arquivo traz suas informações básicas: nome, local, tamanho, data de modificação, histórico de versões e atividade. Os comentários permitem conversar sobre um arquivo sem modificá-lo nem enviá-lo por e-mail.

O Klytic Docs não oferece uma ficha de metadados de negócio sob medida, com campos como “número do contrato” ou “data de vencimento”. Se a sua atividade precisar disso, descreva a necessidade à equipe Klytic: as etiquetas, a nomenclatura ou um fluxo configurado muitas vezes resolvem.

4. O fluxo de aprovação

Para os documentos que comprometem a empresa, o Klytic Docs oferece fluxos de aprovação configuráveis. O exemplo da fatura de fornecedor:

  1. Enviada: a fatura é enviada para o Klytic Docs, pelo computador, pelo celular ou pelo navegador.
  2. Aprovada: ela segue automaticamente para a pessoa que deve validá-la, que a aprova ou recusa.
  3. Arquivada: depois de aprovada, ela é guardada na pasta certa e conservada, pronta para ser encontrada.

O mesmo esquema vale para um contrato, um relatório de despesas, um procedimento de qualidade. A configuração define três coisas: onde o documento é enviado, quem aprova e para onde ele vai em seguida. Um administrador da sua instância pode fazer isso com a ajuda do suporte, ou a equipe Klytic o configura de acordo com a sua organização.

O que a automação não decide

Um fluxo arquiva o documento. Ele não decide por quanto tempo guardá-lo, nem quando destruí-lo. Esse prazo vem das suas obrigações e da sua política de arquivamento: veja o guia Conservar os documentos importantes e definir uma política de arquivamento.

O Klytic Docs não classifica os documentos por inteligência artificial. Os desafios desse tipo de classificação, e o que sai da empresa quando se recorre a ela, são tratados em IA e documentos, sem enviá-los para fora.

Exemplo: um escritório de 15 pessoas

O escritório tem uma pasta de equipe “Clientes”, com uma subpasta por cliente e por exercício fiscal. Quatro etiquetas servem a todos: “Contrato”, “Fatura”, “A assinar”, “Arquivado”. As faturas de fornecedores passam por um fluxo: envio para “Faturas a aprovar”, aprovação pela sócia e, depois, arquivamento em “Contabilidade/2026”. Para encontrar todos os contratos de um cliente, basta abrir a pasta dele e filtrar, ou abrir a visão da etiqueta “Contrato”.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre um compartilhamento de arquivos e uma gestão eletrônica de documentos (GED)?

O fluxo, a versão que vale como referência e a conservação. Veja Armazenamento, sincronização, compartilhamento de arquivos e GED.

Por quanto tempo guardar uma fatura ou um contrato?

Depende da norma aplicável e do seu país. Veja Conservar e arquivar os documentos.

Uma IA pode classificar meus documentos?

Não por padrão. Você pode adicionar uma extensão de IA à sua instância, da qual você é administrador. Antes de ativá-la, leia os desafios em IA e documentos, sem enviá-los para fora.

Um documento aprovado foi modificado depois. Posso recuperar a versão aprovada?

Sim, pelo histórico de versões: Recuperar uma versão de um documento.

Implantar um fluxo de aprovação?

Descreva-nos o documento, quem aprova e onde ele deve ser arquivado: a equipe Klytic configura o fluxo com você.

Falar com a equipe Klytic →

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