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CRM e dados comerciais · Usar Klytic CRM

Impedir a exportação da carteira e revisar as alterações

No Klytic CRM, a permissão de consultar ou modificar os cadastros de clientes é separada da permissão de exportá-los. Retire a exportação dos vendedores e dos prestadores de serviço e mantenha-a para uma ou duas pessoas. O registro de eventos indica quem criou, modificou ou excluiu um cadastro, e quando; ele não registra as simples consultas.

Atualizado em outubro de 20266 minGuia prático Klytic CRM

O que você obtém

  • Vendedores que trabalham em seus cadastros sem poder baixar a base de clientes ou de contatos.
  • Uma exportação reservada às pessoas que você designar e limitada ao próprio escopo de clientes delas.
  • Um registro das criações, alterações e exclusões, com o autor e a data.
  • Em caso de incidente, uma restauração solicitada ao suporte a partir dos backups Klytic dos últimos 30 dias, incluída ou cobrada conforme a causa.
  • O Klytic CRM não tem lixeira por padrão. Como opção, a extensão “lixeira” permite que você mesmo recupere um cadastro excluído. Ela também ajuda a apoiar o projeto open source no qual o Klytic CRM se baseia.

A ação principal: separar leitura e exportação

O administrador da sua conta, ou o suporte Klytic a seu pedido, define as permissões de cada grupo. Tanto para os cadastros de clientes quanto para os contatos, a permissão de exportar é distinta das permissões de consultar, criar e modificar.

  1. Retire a permissão de exportação do grupo de vendedores.
  2. Verifique se nenhum vendedor a recebe por outro grupo: uma pessoa acumula as permissões de todos os seus grupos.
  3. Retire-a dos prestadores de serviço, sem exceção.
  4. Conceda-a nominalmente a uma ou duas pessoas, por exemplo a diretoria comercial e a administração de vendas.

A exportação acompanha o escopo da pessoa. Um vendedor que só vê os próprios clientes, e a quem você deixasse a permissão de exportação, só exportaria os próprios clientes. A base inteira só pode ser exportada por uma pessoa que tenha ao mesmo tempo o acesso ampliado a todos os clientes e a permissão de exportação. É essa combinação que deve ser reservada. A configuração dos escopos está descrita em Quem vê quais clientes no Klytic CRM.

O que não é uma exportação da base

Retirar a permissão de exportação não bloqueia o trabalho do dia a dia:

  • gerar o PDF de um orçamento, de um pedido ou de uma fatura, com a identidade visual da sua empresa, e enviá-lo ao cliente;
  • enviar uma fatura eletrônica para a plataforma credenciada;
  • consultar um painel comercial.

Essas saídas dizem respeito a um documento ou a um cliente. A exportação de que se trata aqui gera um arquivo que contém toda ou parte da base de clientes ou de contatos. É ela que permite levar uma carteira embora.

As permissões impedem o download em massa. Elas não impedem uma pessoa autorizada de copiar o que vê na tela. A melhor barreira continua sendo um escopo de consulta limitado aos clientes de que a pessoa precisa.

O que o registro grava

O Klytic CRM pode registrar automaticamente eventos no histórico do cadastro correspondente, com o autor e a data:

  • criação, alteração e exclusão de um cadastro de cliente ou de um contato;
  • validação, alteração e exclusão de um orçamento, de um pedido ou de uma fatura.

Separadamente, um registro de segurança pode gravar os logins, as falhas de login e a criação, a alteração e a desativação de contas e de grupos.

O que o registro não informa:

  • Ele não registra as consultas. Você não verá quem abriu um cadastro sem modificá-lo.
  • Ele sinaliza uma alteração, sem necessariamente devolver o valor anterior. Para recuperar um conteúdo perdido, é preciso uma restauração.

Os eventos registrados são escolhidos na configuração do serviço. Peça ao suporte que verifique quais estão ativos na sua conta antes de precisar deles. A prevenção da exportação passa pelas permissões, antes, e não pelo registro.

Saída de um vendedor

Prepare a saída antes da devolução dos equipamentos, não depois.

  1. Corte a exportação assim que a saída for anunciada, se ele tinha essa permissão, e retire o acesso ampliado.
  2. Reatribua os cadastros dos quais ele era o vendedor designado a um colega, para que nenhum cliente fique sem interlocutor.
  3. Encerre a conta no último dia. Os orçamentos, pedidos e faturas dele permanecem na base, com o nome dele como autor.
  4. Revise o histórico recente dos cadastros dele: exclusões ou alterações incomuns nas últimas semanas.

Se muitos cadastros foram alterados ou excluídos, solicite uma restauração ao suporte. Se a exclusão foi intencional, na saída de um vendedor, essa restauração está incluída, no limite de 3 solicitações por mês. Uma exclusão acidental é objeto de um chamado de suporte pago. Com a extensão “lixeira”, opcional, os cadastros excluídos também podem ser recuperados diretamente. O Klytic CRM tem backup a cada hora, e os backups são mantidos por 30 dias. Informe a data aproximada do incidente. Não é um controle em tempo real: o backup repara, não impede. Veja Segurança e backup.

Sua base continua exportável

Restringir a exportação na equipe não muda em nada os direitos da sua empresa. A base pertence a você: as pessoas que você autorizar podem exportá-la e, no fim do contrato, seus dados continuam recuperáveis em formatos padrão, com acompanhamento. A questão desta página é apenas: quem, na equipe, tem essa permissão.

Para o enquadramento geral, leia A quem pertencem os dados de um CRM.

Perguntas frequentes

Posso saber quem consultou um cadastro?

Não, o registro grava as criações, alterações e exclusões, não as consultas. Limite, em vez disso, o escopo de cada um: Quem vê quais clientes.

Um vendedor sem permissão de exportação ainda pode enviar um orçamento em PDF?

Sim, o envio de um documento a um cliente não é uma exportação da base.

Cadastros foram excluídos ontem. O que fazer?

Se você contratou a extensão “lixeira”, opcional, recupere-os primeiro pela lixeira. Caso contrário, solicite uma restauração ao suporte, com a data aproximada. Ela está incluída em caso de falha do serviço e, no caso de exclusão intencional por um funcionário, por exemplo na saída de um vendedor, no limite de 3 solicitações por mês. Uma exclusão acidental ou um erro de manuseio é objeto de um chamado de suporte pago. Veja Segurança e backup.

Por que proteger o CRM como a contabilidade?

Veja A quem pertencem os dados de um CRM.

Peça uma verificação das suas permissões de exportação

O suporte Klytic revisa seus grupos, suas permissões de exportação e os eventos registrados na sua conta.

Falar com o suporte →

Segurança e backup

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