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E-mail · Usar Klytic Mail

Conservar a caixa de um colaborador que sai

Antes de fechar a caixa de um colaborador que está saindo, decida se ela deve continuar aberta para os clientes que ainda escrevem. No Klytic Mail, o administrador da sua conta primeiro retira o acesso da pessoa e os dispositivos dela e, depois, dá acesso a quem assume o relacionamento, por delegação, sem transmitir senha. Se a caixa precisar ser guardada por muito tempo, o backup de 30 dias não basta: o arquivamento deve ser decidido antes do encerramento.

Atualizado em outubro de 20264 minGuia prático Klytic Mail

O que você obtém

  • Nenhuma mensagem de cliente perdida depois da saída.
  • Nenhum acesso para a pessoa que sai, nem pelo navegador, nem pelo celular.
  • Um sucessor que lê e responde com a própria conta, de forma rastreável.
  • Endereços coletivos atualizados.

Quem faz o quê

  • O gestor da pessoa decide o destino da caixa e designa o sucessor.
  • O administrador da sua conta Klytic Mail faz as configurações no console de administração.
  • O suporte Klytic atua em uma restauração a partir dos backups (incluída para uma exclusão intencional na saída de um colaborador ou uma caixa excluída cedo demais, no limite de 3 solicitações por mês; paga após uma exclusão acidental), no arquivamento legal, se tiver sido contratado, e em qualquer dúvida sobre um dispositivo.

1. Decidir antes do encerramento

No dia da saída, há três escolhas possíveis. Elas são decididas antes, não depois.

EscolhaQuandoEfeito
Manter a caixa abertaClientes ou fornecedores ainda escrevem para esse endereçoA caixa continua recebendo; o sucessor a lê por delegação
Encerrar com resposta ou encaminhamentoO fluxo é pequeno, o histórico é retomado em outro lugarOs correspondentes recebem uma resposta indicando o novo contato, ou suas mensagens são encaminhadas
Transformar o endereço em aliasO endereço deve continuar existindo, mas a caixa nãoAs mensagens chegam diretamente ao sucessor, depois que o histórico tiver sido conservado ou arquivado

Nos três casos, o histórico é um assunto à parte: ele deve ser guardado, transmitido ou arquivado antes de qualquer exclusão da caixa.

2. Retirar o acesso da pessoa

  1. A senha. O administrador a altera, ou bloqueia o acesso da conta. O bloqueio impede que a pessoa faça login, mas deixa a caixa recebendo o correio.
  2. Os dispositivos. Os celulares e tablets sincronizados aparecem na lista de dispositivos da conta. O administrador pode apagar remotamente os dados de e-mail de um dispositivo perdido ou devolvido. Conforme o modelo e a versão, a limpeza pode abranger o dispositivo inteiro: para um celular pessoal, prefira retirar o dispositivo da sincronização e peça orientação ao suporte antes de apagar. Um dispositivo configurado em IMAP, sem sincronização Exchange ActiveSync, não pode ser apagado dessa forma: a troca de senha o desconecta.
  3. As permissões que ela tinha em outros lugares. Se a pessoa tinha acesso a uma caixa compartilhada, à agenda de um executivo ou a pastas compartilhadas, retire essas permissões. Elas são esquecidas com mais frequência do que a própria caixa.

3. Dar acesso ao sucessor

Não transmita a senha da pessoa que saiu. O administrador dá ao sucessor uma permissão sobre a caixa, com a própria conta dele: consultar, ou gerenciar o conteúdo e, se necessário, enviar “em nome de” ou “como” esse endereço. O sucessor encontra a caixa no seu webmail, ao lado da sua. Cada resposta continua atribuída a alguém.

Se várias pessoas assumirem a carteira, transforme a caixa em caixa compartilhada e distribua as permissões. A configuração está descrita em caixas compartilhadas, aliases e várias entidades.

Exemplo. Uma vendedora deixa uma PME de 30 pessoas (caso hipotético). No mesmo dia, o administrador bloqueia o acesso dela e apaga os dados de e-mail do seu celular corporativo. Ele dá ao sucessor a permissão de gerenciar a caixa e de enviar em nome desse endereço, configura uma resposta automática que indica o novo contato e retira a ex-vendedora da lista equipe-comercial@. Três meses depois, o fluxo se esgotou: o endereço se torna um alias da caixa do sucessor.

4. Revisar os aliases e as listas

  • Retire a pessoa das listas de distribuição das quais era membro.
  • Se aliases chegavam à caixa dela, orcamentos@ por exemplo, vincule-os à caixa do sucessor.
  • Verifique os aplicativos que enviavam alertas ou documentos para o endereço dela.

5. Guardar a caixa por muito tempo

Os backups Klytic permitem voltar atrás nos últimos 30 dias. Eles não servem para conservar uma caixa por vários anos. Se a caixa precisar ser guardada por uma obrigação ou por um risco de litígio, planeje o arquivamento enquanto a conta ainda está sob controle: veja arquivar as mensagens. As mensagens identificadas como pessoais seguem regras próprias: valide sua prática com seu assessor jurídico.

6. Documentos e telefone

Os arquivos da pessoa no Klytic Docs seguem um procedimento próprio: saída de um colaborador ou de uma equipe. Se ela tinha um ramal no Klytic Tel, avise o administrador da telefonia.

Perguntas frequentes

A caixa ainda recebe correio quando o acesso está bloqueado?

Sim. Bloquear o acesso impede a pessoa de entrar; a caixa continua recebendo e o sucessor a lê por delegação.

O colaborador apagou mensagens antes de sair. É possível recuperá-las?

Sim, dentro de 30 dias. Procure primeiro na pasta de itens excluídos da caixa, sem custo. Além disso, o suporte restaura a partir dos backups: está incluído, no limite de 3 solicitações por mês. Veja restaurar uma mensagem ou uma caixa.

Por quanto tempo manter a caixa aberta?

Até que os correspondentes tenham trocado de endereço. Depois disso, um alias ou uma resposta automática basta, e o histórico passa a ser assunto de arquivamento.

E se o endereço pertencer a uma caixa compartilhada?

Basta retirar as permissões da pessoa. Veja caixas compartilhadas e aliases.

Uma saída para preparar?

O suporte Klytic ajuda você a configurar a delegação, o dispositivo e, se necessário, o arquivamento.

Falar com o suporte →

Arquivar as mensagens

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