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Documentos e GED · Usar Klytic Docs

Links de compartilhamento, parceiros e downloads

O Klytic Docs oferece duas ações: o compartilhamento interno, com uma conta da sua organização, e o envio externo por link, com permissões, senha e data de expiração. Um administrador da sua instância pode tornar essas proteções obrigatórias para todos, o que limita os compartilhamentos acidentais.

Atualizado em outubro de 20267 minGuia prático Klytic Docs

O que você obtém

Você dá acesso a um arquivo ou a uma pasta sem enviá-lo como anexo. O documento fica no lugar, na sua instância. Você sabe quem tem acesso, pode reduzir as permissões ou cortar o acesso a qualquer momento, e a pessoa sempre vê a versão mais recente.

Compartilhar internamente

No painel de compartilhamento de um arquivo ou de uma pasta, escolha um colega ou um grupo da sua organização. Você define as permissões: leitura, edição, recompartilhamento. O item aparece no espaço da pessoa.

Para um departamento inteiro, prefira uma pasta de equipe aberta a um grupo em vez de uma série de compartilhamentos individuais. A configuração dos grupos é explicada em Definir quem vê quais documentos.

Enviar um link para fora

Um link de compartilhamento dá acesso a um arquivo ou a uma pasta a uma pessoa que não tem conta na sua instância. O endereço contém um identificador aleatório, impossível de adivinhar. Para cada link, você define:

  • as permissões: somente leitura, ou envio e edição. Para uma pasta, um modo somente envio também permite receber arquivos sem mostrar o que a pasta já contém;
  • uma senha, a ser transmitida por outro canal que não o link, por exemplo por telefone;
  • uma data de expiração, após a qual o link deixa de funcionar automaticamente;
  • uma nota para o destinatário, se necessário.

Você pode criar vários links para a mesma pasta, com permissões diferentes, e remover cada um separadamente. No Klytic Mail, envie esse link em vez de um anexo pesado: o destinatário consulta a versão atualizada.

Evitar o compartilhamento acidental

A maioria dos vazamentos vem de um link aplicado à pasta errada, ou de um link aberto sem limite de tempo. Um administrador da sua instância pode definir regras para todos:

  • exigir senha em todos os links externos;
  • definir uma data de expiração padrão e uma duração máxima que o usuário não pode ultrapassar;
  • autorizar ou não o recompartilhamento de um item recebido;
  • limitar os compartilhamentos internos aos membros dos grupos da pessoa;
  • impedir que os membros de certos grupos criem compartilhamentos, permitindo que continuem a recebê-los.

Do lado do usuário, dois reflexos bastam. Compartilhar a subpasta necessária, nunca a pasta superior por comodidade. E verificar no painel de compartilhamento quem já tem acesso, inclusive por uma pasta superior, antes de colocar ali um documento sensível.

Trabalhar com um parceiro

A ferramenta certa depende da duração e do sentido das trocas.

SituaçãoAção
Envio pontual de um documentoLink somente leitura, senha, data de expiração curta
Receber documentos de um clienteLink somente envio em uma pasta dedicada
Trocas regulares nos dois sentidosPasta dedicada ao parceiro, link com edição, senha, data de expiração revista a cada vencimento
Colaboração duradouraConta criada pelo administrador na sua instância, colocada em um grupo que só vê a pasta comum

A pasta do parceiro fica fora da sua árvore de pastas sensível. Assim, um link amplo demais não pode expor mais nada. Para a criação de contas destinadas a pessoas externas, verifique com a Klytic o efeito sobre o dimensionamento do seu plano.

Para as reuniões, os convidados externos entram na videoconferência do Klytic Docs por um simples link, sem conta. Esse acesso à reunião não abre suas pastas para eles: um documento mostrado durante a chamada é compartilhado à parte, por um link.

A videoconferência é fornecida para um número limitado de usuários. O atendimento a um número elevado de usuários em videoconferência é objeto de um orçamento específico.

Documentos sensíveis e downloads

Um documento exibido em uma tela sempre pode ser copiado ou fotografado. O controle se baseia, portanto, em várias alavancas combinadas:

  • dar leitura sem edição;
  • em um link, ocultar o botão de download. Isso torna a obtenção do arquivo mais difícil, não impossível;
  • definir uma data de expiração curta e remover o link assim que ele não for mais útil;
  • acompanhar a atividade da pasta no registro;
  • não sincronizar uma pasta sensível em um computador externo ou compartilhado;
  • para o que nunca deve sair, não criar nenhum link e excluir o grupo correspondente da criação de compartilhamentos.

As trocas com a sua instância são criptografadas. Dependendo do modo de criptografia da pasta, porém, as opções de compartilhamento oferecidas podem ser diferentes: verifique-as antes de criptografar uma pasta destinada a pessoas externas.

Exemplo: uma pasta “Clientes” e uma pasta “Folha de pagamento”

Uma empresa de serviços abre duas pastas de equipe.

  • Clientes: cada cliente tem sua subpasta. Os gerentes de projeto criam nela links protegidos por senha, válidos por no máximo trinta dias, o que o administrador impõe.
  • Folha de pagamento: aberta apenas ao grupo Folha de pagamento, com edição, sem permissão de recompartilhamento. O grupo é excluído da criação de compartilhamentos. Os holerites nunca saem por link.

Limites

Perguntas frequentes

Como saber quem tem acesso a uma pasta?

O painel de compartilhamento indica isso, inclusive os acessos herdados de uma pasta superior. As regras gerais estão em Definir quem vê quais documentos.

O que acontece com os links criados por um funcionário que sai?

Eles devem ser assumidos por outra pessoa ou encerrados antes do encerramento da conta dele. Veja Documentos na saída de um funcionário ou de uma equipe.

O parceiro modificou o arquivo por engano. Posso voltar atrás?

Sim, pelo histórico de versões do arquivo. Veja Recuperar uma versão de um documento.

Onde encontrar a apresentação do Klytic Docs?

Na página Klytic Docs.

Definir regras de compartilhamento para toda a empresa?

O suporte Klytic ajuda você a escolher as proteções a impor na sua instância.

Falar com o suporte →

Configurar as permissões

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