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Quem vê quais clientes no Klytic CRM

No Klytic CRM, cada pessoa tem sua conta e suas permissões, módulo por módulo. Um vendedor pode ficar limitado aos clientes dos quais é o vendedor designado, com seus orçamentos, pedidos e faturas. Para separar estritamente os clientes de duas empresas de um grupo, a resposta é uma instância dedicada por empresa.

Atualizado em outubro de 20266 minGuia prático Klytic CRM

O que você obtém

  • Uma conta nominal por pessoa, nunca uma conta compartilhada.
  • Permissões por módulo: cadastros de clientes e contatos, orçamentos, pedidos, faturas e os módulos ativados para você (estoques, compras, projetos, despesas de viagem). Um módulo não ativado não aparece para ninguém.
  • Para cada módulo, permissões separadas: consultar, criar e modificar, excluir, exportar.
  • Um escopo de clientes: ou os clientes dos quais a pessoa é o vendedor designado, ou a base inteira.

As permissões são atribuídas a uma pessoa ou a um grupo. Uma pessoa acumula suas próprias permissões e as de todos os grupos dos quais faz parte. Crie, portanto, alguns grupos claros (Vendedores, Administração de vendas, Diretoria) em vez de configurações caso a caso.

Quem faz as configurações

O administrador da sua conta Klytic CRM cria as contas, os grupos e as permissões. Se você não designou um administrador interno, o suporte Klytic faz essas configurações a seu pedido, por telefone em francês ou por e-mail. Mantenha uma lista atualizada: quem está em qual grupo, e por quê.

Três escopos: vendedor, gerente, diretoria

FunçãoO que vêComo obter
VendedorSeus clientes e prospects, com seus orçamentos, pedidos e faturasSem acesso ampliado. Ele é designado vendedor em cada um dos seus cadastros.
Gerente de equipeOs clientes da sua equipeEle é designado vendedor, além do vendedor principal, nos cadastros da sua equipe. Um cadastro pode ter vários vendedores.
Diretoria, administração de vendasA base inteiraAcesso ampliado a todos os clientes.

O escopo acompanha o cadastro. Um vendedor que não vê um cliente também não vê seus orçamentos, pedidos nem faturas.

O nível “equipe” não se configura com um clique: ele depende da atribuição dos cadastros. É um trabalho de organização, a ser feito na importação e depois a cada novo cliente. Se a sua equipe muda com frequência, é mais simples dar o acesso ampliado ao gerente e recusá-lo aos vendedores.

Exemplo. Uma empresa com 15 vendedores divididos em três equipes. Os vendedores não têm acesso ampliado. Cada gerente é adicionado como segundo vendedor nos cadastros da sua equipe. O diretor comercial e duas pessoas da administração de vendas têm acesso ampliado. Mais ninguém vê o conjunto.

Várias empresas ou subsidiárias

Em uma mesma base do Klytic CRM, a separação entre clientes depende da atribuição dos vendedores. Um vendedor da empresa A não vê os clientes da empresa B se não estiver designado neles. Por outro lado, qualquer pessoa com acesso ampliado vê os clientes de todas as empresas da base.

A Klytic não oferece segregação por empresa dentro de uma mesma base. Se as suas subsidiárias não devem ver os clientes umas das outras, inclusive no nível da diretoria ou da contabilidade, a resposta é o isolamento:

  • Uma instância dedicada por empresa. Cada subsidiária tem sua base, suas contas, suas permissões, sua numeração de faturas. Uma pessoa que trabalha para duas empresas tem uma conta em cada uma.
  • Um servidor dedicado ou uma hospedagem na sua infraestrutura, se o grupo desejar, conforme os modos de hospedagem descritos em Hospedagem e soberania.

O mesmo princípio se aplica aos documentos: veja Várias empresas na plataforma. Fale com o suporte antes da importação: separar duas empresas depois exige redistribuir os cadastros.

Filiais e países

Uma filial ou um país não é um terceiro mecanismo. Você tem as mesmas alavancas: a atribuição dos cadastros e os grupos em uma mesma base, ou uma instância por entidade quando a separação precisa ser estrita, por exemplo para uma subsidiária sujeita a outra legislação.

Mudança de cargo

Retire as permissões antigas no dia da mudança, não na próxima revisão de acessos.

  1. Tire a pessoa do grupo antigo e adicione-a ao novo.
  2. Liste os cadastros dos quais ela era vendedora. Designe o novo vendedor, sobretudo onde ela era a única responsável.
  3. Retire-a desses cadastros se ela não deve mais vê-los.
  4. Verifique se ela não manteve um acesso ampliado ou uma permissão de exportação concedida para uma tarefa pontual.

A saída de alguém da empresa segue a mesma lógica, com o encerramento da conta. Os detalhes estão em Impedir a exportação da carteira e revisar as alterações.

Prestadores de serviço e parceiros

  • Uma conta nominal, em nome da pessoa, nunca uma conta “prestador” compartilhada.
  • Uma duração limitada: anote a data de término do contrato de prestação já na criação da conta.
  • Somente os módulos estritamente necessários: um integrador que prepara orçamentos não precisa das faturas.
  • Sem acesso ampliado, sem permissão de exportação.
  • Conta encerrada no fim do contrato de prestação, no mesmo dia.

Limites do serviço

  • As permissões limitam o que uma pessoa vê. Elas não impedem uma pessoa autorizada de copiar o que vê.
  • O escopo “equipe” depende do rigor na atribuição dos cadastros.
  • A separação estrita entre empresas passa por instâncias distintas. Cada instância é um serviço à parte.

Para entender por que essas configurações importam, leia A quem pertencem os dados de um CRM.

Perguntas frequentes

Um vendedor pode ver apenas as faturas dos seus clientes?

Sim, se o módulo de faturas estiver liberado para ele e ele não tiver acesso ampliado. As faturas acompanham os cadastros dele.

Como retirar a permissão de exportação de um vendedor?

Veja Impedir a exportação da carteira.

Posso ter uma visão consolidada de várias subsidiárias?

Em uma mesma base, sim, com o acesso ampliado, mas sem segregação. Com uma instância por subsidiária, cada base é separada: fale com o suporte.

Onde ficam hospedados os dados do meu CRM?

Veja Hospedagem e soberania.

Precisa de ajuda para organizar as permissões?

O suporte Klytic ajuda você a definir os grupos, os escopos e, se necessário, uma instância por empresa.

Falar com o suporte →

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