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Conservar el buzón de un empleado que se va

Antes de cerrar el buzón de un empleado que se va, decida si debe seguir abierto para los clientes que aún escriben. En Klytic Mail, el administrador de su cuenta retira primero el acceso de la persona y sus dispositivos, y después da acceso a quienes asumen la relación, mediante delegación, sin transmitir ninguna contraseña. Si el buzón debe conservarse mucho tiempo, la copia de seguridad de 30 días no basta: el archivo se decide antes del cierre.

Actualizado en octubre de 20264 minGuía práctica Klytic Mail

Lo que usted obtiene

  • Ningún mensaje de cliente perdido después de la salida.
  • Ningún acceso para la persona que se va, ni desde un navegador ni desde su teléfono.
  • Un sucesor que lee y responde con su propia cuenta, de forma trazable.
  • Direcciones colectivas actualizadas.

Quién hace qué

  • El responsable de la persona decide qué hacer con el buzón y designa al sucesor.
  • El administrador de su cuenta de Klytic Mail realiza los ajustes en la consola de administración.
  • El soporte de Klytic interviene para una restauración desde las copias de seguridad (incluida en caso de eliminación voluntaria a la salida de un empleado o de un buzón eliminado demasiado pronto, con un límite de 3 solicitudes al mes; de pago tras una eliminación accidental), para el archivo legal si se ha contratado y para cualquier consulta sobre un dispositivo.

1. Decidir antes del cierre

El día de la salida, hay tres opciones posibles. Se deciden antes, no después.

OpciónCuándoEfecto
Mantener el buzón abiertoClientes o proveedores siguen escribiendo a esa direcciónEl buzón sigue recibiendo; el sucesor lo lee mediante delegación
Cerrar con respuesta o reenvíoEl flujo es bajo y el historial se conserva en otro lugarLos remitentes reciben una respuesta que indica el nuevo contacto, o sus mensajes se reenvían
Convertir la dirección en un aliasLa dirección debe seguir existiendo, pero no el buzónLos mensajes llegan directamente al sucesor, una vez conservado o archivado el historial

En los tres casos, el historial es un tema aparte: debe conservarse, transmitirse o archivarse antes de cualquier eliminación del buzón.

2. Retirar el acceso de la persona

  1. La contraseña. El administrador la cambia o bloquea el inicio de sesión de la cuenta. El bloqueo impide que la persona inicie sesión, pero el buzón sigue recibiendo correo.
  2. Los dispositivos. Los teléfonos y tabletas sincronizados figuran en la lista de dispositivos de la cuenta. El administrador puede borrar a distancia los datos de correo de un dispositivo perdido o devuelto. Según el modelo y su versión, el borrado puede afectar a todo el dispositivo: en un teléfono personal, mejor retire el dispositivo de la sincronización y consulte al soporte antes de borrar. Un dispositivo configurado en IMAP, sin sincronización Exchange ActiveSync, no puede borrarse de esta forma: el cambio de contraseña lo desconecta.
  3. Los permisos que tenía en otros lugares. Si la persona tenía acceso a un buzón compartido, a la agenda de un directivo o a carpetas compartidas, retire esos permisos. Se olvidan con más frecuencia que el propio buzón.

3. Dar acceso al sucesor

No transmita la contraseña de la persona que se ha ido. El administrador da al sucesor un permiso sobre el buzón, con su propia cuenta: consultar o gestionar el contenido y, si es necesario, enviar «en nombre de» o «como» esa dirección. El sucesor encuentra el buzón en su webmail, junto al suyo. Cada respuesta queda atribuida a alguien.

Si varias personas asumen la cartera, convierta el buzón en un buzón compartido y reparta los permisos. La configuración se describe en buzones compartidos, alias y varias entidades.

Ejemplo. Una comercial deja una pyme de 30 personas (caso hipotético). Ese mismo día, el administrador bloquea su inicio de sesión y borra los datos de correo de su teléfono profesional. Da a su sucesor el permiso de gestionar su buzón y de enviar en nombre de esa dirección, configura una respuesta automática que indica el nuevo contacto y retira a la antigua comercial de la lista equipo-comercial@. Tres meses después, el flujo se ha agotado: la dirección pasa a ser un alias del buzón del sucesor.

4. Revisar los alias y las listas

  • Retire a la persona de las listas de distribución de las que era miembro.
  • Si había alias que llegaban a su buzón, presupuestos@ por ejemplo, vincúlelos al buzón del sucesor.
  • Compruebe las aplicaciones que enviaban alertas o documentos a su dirección.

5. Conservar el buzón mucho tiempo

Las copias de seguridad de Klytic permiten volver atrás en los últimos 30 días. No sirven para conservar un buzón varios años. Si el buzón debe conservarse por una obligación o un riesgo de litigio, prevea el archivo mientras la cuenta sigue bajo control: véase archivar los mensajes. Los mensajes identificados como personales siguen reglas propias: haga validar su práctica por su asesor.

6. Documentos y teléfono

Los archivos de la persona en Klytic Docs siguen su propio procedimiento: salida de un empleado o de un equipo. Si tenía una extensión en Klytic Tel, avise al administrador de la telefonía.

Preguntas frecuentes

¿Sigue recibiendo correo el buzón cuando el inicio de sesión está bloqueado?

Sí. Bloquear el inicio de sesión impide entrar a la persona; el buzón sigue recibiendo y el sucesor lo lee mediante delegación.

El empleado borró mensajes antes de irse. ¿Se pueden recuperar?

Sí, dentro de los 30 días. Mire primero en la carpeta de elementos eliminados del buzón, sin coste. Si no están allí, el soporte restaura desde las copias de seguridad: está incluido, con un límite de 3 solicitudes al mes. Véase restaurar un mensaje o un buzón.

¿Cuánto tiempo mantener el buzón abierto?

El tiempo necesario para que los remitentes hayan cambiado de dirección. Después, basta un alias o una respuesta automática, y el historial corresponde al archivo.

¿Y si la dirección pertenece a un buzón compartido?

Basta con retirar los permisos de la persona. Véase buzones compartidos y alias.

¿Tiene una salida que preparar?

El soporte de Klytic le ayuda a configurar la delegación, el dispositivo y, si es necesario, el archivo.

Contactar con el soporte →

Archivar los mensajes

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