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Documentos y gestión documental · Comprender

¿Se puede trabajar en equipo sobre los mismos documentos sin Microsoft 365 ni Google Workspace?

Sí, en lo esencial. La edición simultánea en el navegador, los comentarios, la carpeta común y la reunión en torno al archivo existen fuera de las dos grandes suites. Lo que no se traslada sin trabajo son las macros, algunos complementos y la maquetación muy fiel de archivos complejos. La prueba adecuada se hace con sus propios archivos.

Actualizado en octubre de 20266 minFuentes oficiales citadas

Qué significa «trabajar en equipo»

La expresión abarca cuatro usos. No todos requieren la misma herramienta.

  • La edición simultánea: varias personas modifican el mismo archivo al mismo tiempo y cada una ve los cambios de las demás.
  • Los comentarios y el seguimiento: se anota, se responde, se ve quién ha cambiado qué.
  • La carpeta común: un lugar único, con permisos, donde el archivo vive durante todo el proyecto.
  • La reunión en torno al archivo: una videoconferencia durante la cual se abre y se modifica el documento.

Enviar un adjunto no es trabajar en equipo. Cada destinatario recibe una copia. Las correcciones llegan en cuatro mensajes y alguien las fusiona a mano. El trabajo en equipo empieza cuando ya solo hay un archivo, en un único lugar.

Cómo lo organizan las dos grandes suites

Conviene leer lo que dicen los propios fabricantes. Sus condiciones muestran que la coedición depende siempre del lugar y del formato.

Microsoft indica que la coautoría está disponible para los documentos almacenados en OneDrive o SharePoint, en formatos .docx, .xlsx y .pptx. No está disponible para los documentos protegidos por la gestión de derechos de información.

Google recomienda, para trabajar en equipo en tiempo real, abrir el archivo directamente en Docs, Sheets o Slides. Los archivos de Office pueden editarse en modo de compatibilidad o convertirse. Google precisa que las macros no son compatibles y sugiere reescribirlas con Apps Script, y que los gráficos y vídeos integrados en archivos de Word o PowerPoint se convierten en imágenes.

Dicho de otro modo, incluso entre las dos grandes suites, un archivo no lo conserva todo al cambiar de editor. Esta constatación también vale para una solución europea.

Lo que funciona fuera de las dos suites

Un editor de documentos en el navegador, vinculado al almacenamiento de archivos, cubre lo esencial del trabajo diario:

  • textos, hojas de cálculo y presentaciones que se abren y se modifican en equipo, sin instalar software;
  • formatos ofimáticos habituales, incluidos los formatos abiertos OpenDocument;
  • comentarios, historial de versiones, seguimiento de la actividad de la carpeta;
  • carpeta común con permisos por persona y por grupo;
  • enlace enviado en lugar de un adjunto, incluso a un socio externo.

Para un acta, una hoja de seguimiento, una propuesta comercial o un procedimiento interno, la diferencia de uso es pequeña. Los equipos pierden sobre todo hábitos de menús, que recuperan en pocos días.

Lo que sigue ligado a una suite

Los límites son conocidos. Mejor nombrarlos antes de decidir.

  • Las macros y los scripts. Un libro con macros se abre en otro sitio, pero no necesariamente se ejecuta. Un script escrito para una suite hay que reescribirlo.
  • Los complementos. Un módulo añadido a un procesador de textos o a una hoja de cálculo no existe en otro editor.
  • La maquetación muy fiel. Plantillas jurídicas, memorias técnicas, documentos con estilos anidados: una diferencia de paginación puede bastar para causar problemas.
  • Los usos avanzados de la hoja de cálculo. Modelos financieros, funciones recientes propias de un fabricante, vínculos entre libros.
  • Los procesos construidos sobre la suite. Cuadros de mando, formularios, automatizaciones: trasladarlos equivale a reescribirlos.

Las guías Microsoft 365 o una solución soberana y Google Workspace o una solución soberana detallan estos límites y los casos en los que quedarse es la opción racional.

Ejemplo: un equipo de diez personas y dos archivos irreductibles

Caso hipotético. Una agencia de diez personas produce actas, planificaciones y propuestas comerciales. Deja su suite ofimática en línea por un servicio de documentos europeo.

Durante dos semanas, prueba tres tipos de documentos. Las actas y las planificaciones pasan sin dificultad. Las propuestas comerciales pasan con una solución alternativa: hay que rehacer una vez un modelo de portada.

Dos archivos se resisten. Una herramienta de presupuestos se basa en macros. Una plantilla de respuesta a licitaciones exige una maquetación al milímetro. La agencia conserva un equipo con la suite histórica para esos dos archivos. Siguen guardados en la carpeta común, con su historial de versiones. Una sola persona los modifica cada vez y luego los deposita.

El resultado no es «todo como antes». Es una colaboración diaria fuera de las dos suites, con dos excepciones identificadas y bajo control.

Cómo probar antes de decidir

  1. Haga inventario de los archivos con macros, los scripts, los formularios y los complementos. Son ellos los que detienen un proceso el día del cambio.
  2. Elija tres documentos reales: un texto corriente, una hoja de seguimiento, un documento con una maquetación exigente.
  3. Clasifique cada tarea como «pasa», «pasa con una solución alternativa» o «falla».
  4. Pruebe con un socio externo que use otra suite: recibe un enlace, modifica, comenta.
  5. Decida las excepciones: qué archivo conserva su herramienta de origen, en qué equipo, bajo qué responsabilidad.

Esta prueba lleva poco tiempo. Evita una migración decidida a partir de una demostración y luego deshecha por tres libros de cálculo.

Preguntas frecuentes

¿Se abren los archivos de Word, Excel y PowerPoint?

Sí, en general, y se modifican en el navegador. Los archivos complejos (macros, maquetación precisa) deben probarse uno por uno.

¿Se puede coeditar con un socio que usa Microsoft 365?

Sí, mediante un enlace para compartir con permiso de modificación: trabaja en su espacio, desde su navegador. La configuración se describe en enlaces para compartir, socios y descargas.

¿Seguirán funcionando las macros?

No necesariamente. Una macro se abre con el archivo, pero no siempre se ejecuta. Prevea reescribirla o conservar la herramienta de origen para ese archivo.

¿Hay que cambiar de correo electrónico al mismo tiempo?

No. Los archivos y el correo se deciden por separado. Las etapas de una migración completa están en migrar desde Microsoft 365.

¿Qué diferencia hay entre uso compartido, sincronización y gestión documental?

Se explica en almacenamiento, sincronización, uso compartido y gestión documental.

Dónde se sitúa Klytic

Klytic Docs permite abrir y modificar en equipo, en el navegador, textos, hojas de cálculo y presentaciones, sin adjuntos. Incluye comentarios, historial de versiones y seguimiento de la actividad de las carpetas. Cada cliente tiene su propia instancia, de la que es también administrador; Klytic se encarga del soporte, el mantenimiento, la copia de seguridad y la seguridad.

La videoconferencia está incluida en Klytic Docs, en la misma instancia: invitados por enlace, contraseña opcional, sala de espera, grabación, transcripción, traducción y resúmenes, seminarios web, salas de subgrupos, acceso por teléfono. La reunión se celebra donde está el documento.

La edición en línea en equipo y la videoconferencia se ofrecen para un número limitado de usuarios. Dar soporte a un número elevado de usuarios, en edición en línea o en videoconferencia, requiere un presupuesto específico.

Klytic Mail y Klytic Docs están interconectados: se adjunta a un correo un documento almacenado en Klytic Docs, o se envía un enlace en lugar de un adjunto voluminoso, y se guarda un adjunto recibido directamente en Klytic Docs. Klytic Docs también se puede contratar sin Klytic Mail. La migración de archivos desde un servidor, OneDrive, SharePoint, Google Drive o Dropbox cuenta con acompañamiento.

Los límites: Klytic Docs no es Office ni Google Docs con otro nombre. No sustituye a Excel avanzado ni a Power BI, y no promete equivalencia de funciones con Microsoft 365 o Google Workspace. Klytic no es una oferta cualificada SecNumCloud. El alojamiento es posible en cualquier zona geográfica que corresponda a la jurisdicción aplicable, sujeto a la disponibilidad de los servicios, en particular en Europa o en Mauricio, o en los servidores del cliente.

Esta página describe un marco general. El comportamiento de un archivo concreto se comprueba con una prueba.

Fuentes

Consultadas en octubre de 2026.

  • Soporte de Microsoft, colaboración y coautoría de documentos: la coautoría afecta a los archivos almacenados en OneDrive o SharePoint, en formatos .docx, .xlsx y .pptx, y no está disponible para los documentos protegidos por IRM. support.microsoft.com
  • Ayuda de Google Docs, trabajar con archivos de Office: modo de compatibilidad o conversión, macros no compatibles (reescritura con Apps Script), gráficos y vídeos integrados convertidos en imágenes. support.google.com
  • Klytic, página Klytic Docs: edición en equipo en el navegador, comentarios, enlace en lugar de adjunto con Klytic Mail, contratación sin Klytic Mail, migración de archivos. klytic.com
  • Klytic, Microsoft 365 o una solución soberana: Klytic no sustituye a Excel avanzado ni a Power BI; un modelo con macros se abre en otro sitio sin que necesariamente se ejecute. klytic.com

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