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Documentos ante la salida de un empleado o de un equipo

La salida de un equipo implica retirar un grupo; la salida de la empresa, cerrar una cuenta. Antes de cerrarla, un administrador de su instancia comprueba tres cosas: los archivos que solo existen en el espacio personal, las carpetas que la persona compartía desde ese espacio y los enlaces que envió al exterior.

Actualizado en octubre de 20266 minGuía práctica Klytic Docs

Lo que obtiene

Ningún documento de trabajo perdido, ningún acceso que perdure tras la salida y compañeros que siguen trabajando sin interrupción. El orden de las acciones importa: primero se recupera, después se cierra.

Dos situaciones diferentes

SituaciónAcción principalLo que conserva la persona
Cambio de equipo o fin de su participación en un proyectoRetirarla del grupo correspondienteSu cuenta, su espacio personal y sus otros grupos
Salida de un equipo entero o de un proveedor externoRetirar el grupo de la carpeta de equipo, o vaciar el grupoSus cuentas, si se usan en otro lugar
Salida de la empresaRecuperar sus archivos, después desactivar y por último eliminar su cuentaNada

Si sus carpetas de trabajo son carpetas de equipo, la mayoría de las salidas se resuelven retirando un grupo. Los archivos depositados en una carpeta de equipo pertenecen a la organización: permanecen en su sitio cuando su autor se va. La configuración de los grupos se describe en Definir quién ve qué documentos.

Antes de la fecha de salida

Haga estas comprobaciones mientras la persona todavía está. Ella sabe qué es importante en su espacio.

  1. Inventario del espacio personal. Todo lo que sirve a la empresa debe pasar a una carpeta de equipo: presupuestos en curso, archivos de clientes, plantillas.
  2. Transferencia de archivos. Desde su configuración, la persona puede transferir la propiedad de un archivo o una carpeta a un compañero. El compañero acepta la transferencia y encuentra los elementos en su espacio, con sus recursos compartidos. Para un documento del departamento, lo más sencillo sigue siendo moverlo a la carpeta de equipo.
  3. Carpetas compartidas desde su espacio. Si compartía una carpeta personal con compañeros, transfiérala o muévala antes del cierre: de lo contrario, desaparecerá con su cuenta.
  4. Enlaces externos. Revise los enlaces que ha creado. Elimine los que ya no se usen. Vuelva a crear, desde una cuenta que se mantiene, los que un cliente o un socio todavía utiliza.
  5. Dispositivos. Prevea la desconexión del cliente de sincronización en su ordenador y su teléfono, y la eliminación de las copias locales en el equipo devuelto.

El día de la salida: desactivar la cuenta

Un administrador de su instancia desactiva la cuenta. Efectos:

  • la persona ya no puede iniciar sesión, ni en el navegador ni desde sus dispositivos, que dejan de sincronizar;
  • los enlaces públicos y los recursos compartidos por correo electrónico que había creado dejan de funcionar;
  • por defecto, los recursos compartidos internos que había creado siguen accesibles para los compañeros, que continúan trabajando;
  • sus archivos se conservan. La cuenta puede reactivarse sin pérdida.

La desactivación es, por tanto, una etapa de espera segura. Da tiempo para comprobar que no falta nada.

Después de la salida

Si quedan archivos en el espacio de una cuenta desactivada, puede realizarse en el servidor una transferencia global a un compañero. Solicítela al soporte de Klytic, indicando la cuenta de origen y la cuenta que la sustituye.

Solo entonces el administrador elimina la cuenta. Atención: la eliminación borra inmediatamente todos los archivos del espacio personal, incluidos los que la persona compartía. Solo puede anularse durante unos segundos.

¿Algo olvidado tras la eliminación? Las copias de seguridad de Klytic permiten una recuperación solicitada al soporte, a partir de las copias de los últimos 30 días. Para una cuenta eliminada demasiado pronto con motivo de una salida, esta recuperación está incluida, con un límite de 3 solicitudes al mes. Esta red de seguridad no es un archivo de las carpetas del empleado: pasados 30 días, lo que no se haya recuperado se pierde.

Ejemplo: salida de una comercial

Una comercial deja la empresa a final de mes. Dos semanas antes, su responsable la ayuda a mover sus presupuestos en curso a la carpeta de equipo «Comercial». Ella transfiere a su sucesor una carpeta personal que compartía con dos compañeros. Su sucesor vuelve a crear sus enlaces hacia tres clientes, con una nueva contraseña. El último día, el administrador desactiva su cuenta. Un mes después, tras comprobarlo, se elimina la cuenta.

Lo que esta página no cubre

  • El buzón de correo de la persona se trata aparte: Buzón de un empleado que se va.
  • El tiempo durante el que deben conservarse determinados documentos de RR. HH. o comerciales depende de una política de archivo: consulte la guía Conservar los documentos importantes.
  • Klytic Docs no puede recuperar una copia ya descargada en un ordenador personal. Es una cuestión de normas internas y de gestión del equipo informático.

Preguntas frecuentes

¿Hay que eliminar la cuenta de inmediato?

No. Desactívela primero: el acceso queda cortado y no se pierde nada. Elimínela cuando haya comprobado que no queda ningún archivo útil.

¿Cómo evitar este trabajo en la próxima salida?

Trabajando en carpetas de equipo en lugar de en los espacios personales. Consulte Definir quién ve qué documentos.

Un cliente usaba un enlace creado por el empleado. ¿Qué hago?

Vuelva a crear el enlace desde una cuenta que se mantiene, con contraseña y fecha de caducidad. Consulte Enlaces para compartir, socios y descargas.

¿Y su buzón de correo?

Se gestiona en Klytic Mail: Buzón de un empleado que se va.

¿Tiene que preparar una salida?

El soporte de Klytic puede recuperar los archivos de una cuenta desactivada o restaurar algo olvidado en un plazo de 30 días.

Contactar con el soporte →

Buzón de un empleado que se va

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